HotKey. Die perfekte Schnittstelle zum Starke DMS

Perfekt in die bestehen­de Sys­tem­land­schaft inte­griert – diesen Anspruch soll ein Doku­men­ten­ma­nage­ment-System (DMS) erfüllen. Nur ist das in gewach­se­nen IT-Sys­tem­wel­ten nicht immer einfach, denn Kosten- oder tech­ni­sche Gründe stehen dem häufig entgegen. Dafür gibt es aber eine Lösung: den DMS HotKey. Dies ist eine perfekte Schnitt­stel­le zum Starke DMS, die technisch eigent­lich gar keine ist.

HotKey – Einfache Schnitt­stel­le zum Starke DMS per ShortCut

Markieren Sie in einem belie­bi­gen Programm einen Text. Über das Starke HotKey Modul kann aus jedem belie­bi­gen Programm eine Tas­ten­kom­bi­na­ti­on betätigt werden, mit der im Starke DMS eine Such­ab­fra­ge gestartet wird. So erhalten Sie das gewünsch­te archi­vier­te Dokument.

Hier einige Anwendungsbeispiele:

  • Sie erhalten die Rückfrage eines Kunden zu einer Bestel­lung per E‑Mail. Markieren Sie dann einfach die Bestell­num­mer und das DMS zeigt Ihnen den passenden Beleg an.
  • Sie archi­vie­ren über den Datei­im­port fort­lau­fend Aus­gangrech­nun­gen aus ihren ERP-System im Starke DMS Archiv und suchen nun eine bestimmte Rechnung. Markieren Sie dazu die Rech­nungs­num­mer in einer Trans­ak­ti­ons­mas­ke Ihres ERP und Sie gelangen im DMS direkt zum abge­leg­ten Dokument.
  • Sie suchen für ein Projekt nach einem konkreten Sach­ver­halt. Markieren Sie den Such­be­griff und Sie erhalten im DMS alle dazu passenden Dokumente.

Technisch werden die mar­kier­ten Werte beim Betätigen des Shortcuts in der Windows-Zwi­schen­ab­la­ge abgelegt. Der Inhalt der Zwi­schen­ab­la­ge wird dann als Such­be­griff an das HotKey-Modul übergeben und der DMS-Viewer mit dieser Such­an­fra­ge gestartet.

Die Such­an­fra­ge und Tas­ten­kom­bi­na­ti­on können Sie flexibel ein­rich­ten. Gut bewährt haben sich dafür bei unseren Kunden unter anderem STRG+ALT+B für Bestel­lun­gen, STRG+ALT+R für Rech­nun­gen, STRG+ALT+K für Kun­den­ak­ten oder STRG+ALT+V für eine Voll­text­su­che im Archiv.

 

HotKey - Beispielanzeige
HotKey – Beispielanzeige

 

Die gewählte Shortcut Defi­ni­ti­on kann bei Bedarf auch in der Software hin­ter­legt werden, von wo aus direkt Dokumente im DMS geöffnet werden sollen. Auf diese Art und Weise können Sie z.B. aus CVS alphaplan mit HotKey einfach und günstig eine Schnitt­stel­le zum Starke DMS schaffen.

HotKey – oft eine gute und kos­ten­güns­ti­ge Lösung

Das Starke DMS HotKey Modul ermög­licht so den Aufruf belie­bi­ger Dokumente aus jeder Anwendung heraus. Es bietet eine einfache und kos­ten­güns­ti­ge Inte­gra­ti­on Ihres Doku­men­ten­ma­nage­ments in die bestehen­de IT-Land­schaft auch ohne dass eine „echte“ tech­ni­sche Schnitt­stel­le notwendig ist.

Mehr Infor­ma­tio­nen zum DMS erhalten Sie hier:

DMS und Doku­men­ten­ma­nage­ment: was ist das, wofür brauche ich es?

FAQ zum DMS: Kosten, GoBD, Cloud und Schnittstellen

Doku­men­ten­ma­nage­ment mit Starke-DMS®

 

 

14 Februar 2022

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