Perfekt in die bestehende Systemlandschaft integriert – diesen Anspruch soll ein Dokumentenmanagement-System (DMS) erfüllen. Nur ist das in gewachsenen IT-Systemwelten nicht immer einfach, denn Kosten- oder technische Gründe stehen dem häufig entgegen. Dafür gibt es aber eine Lösung: den DMS HotKey. Dies ist eine perfekte Schnittstelle zum Starke DMS, die technisch eigentlich gar keine ist.
HotKey – Einfache Schnittstelle zum Starke DMS per ShortCut
Markieren Sie in einem beliebigen Programm einen Text. Über das Starke HotKey Modul kann aus jedem beliebigen Programm eine Tastenkombination betätigt werden, mit der im Starke DMS eine Suchabfrage gestartet wird. So erhalten Sie das gewünschte archivierte Dokument.
Hier einige Anwendungsbeispiele:
- Sie erhalten die Rückfrage eines Kunden zu einer Bestellung per E‑Mail. Markieren Sie dann einfach die Bestellnummer und das DMS zeigt Ihnen den passenden Beleg an.
- Sie archivieren über den Dateiimport fortlaufend Ausgangrechnungen aus ihren ERP-System im Starke DMS Archiv und suchen nun eine bestimmte Rechnung. Markieren Sie dazu die Rechnungsnummer in einer Transaktionsmaske Ihres ERP und Sie gelangen im DMS direkt zum abgelegten Dokument.
- Sie suchen für ein Projekt nach einem konkreten Sachverhalt. Markieren Sie den Suchbegriff und Sie erhalten im DMS alle dazu passenden Dokumente.
Technisch werden die markierten Werte beim Betätigen des Shortcuts in der Windows-Zwischenablage abgelegt. Der Inhalt der Zwischenablage wird dann als Suchbegriff an das HotKey-Modul übergeben und der DMS-Viewer mit dieser Suchanfrage gestartet.
Die Suchanfrage und Tastenkombination können Sie flexibel einrichten. Gut bewährt haben sich dafür bei unseren Kunden unter anderem STRG+ALT+B für Bestellungen, STRG+ALT+R für Rechnungen, STRG+ALT+K für Kundenakten oder STRG+ALT+V für eine Volltextsuche im Archiv.
Die gewählte Shortcut Definition kann bei Bedarf auch in der Software hinterlegt werden, von wo aus direkt Dokumente im DMS geöffnet werden sollen. Auf diese Art und Weise können Sie z.B. aus CVS alphaplan mit HotKey einfach und günstig eine Schnittstelle zum Starke DMS schaffen.
HotKey – oft eine gute und kostengünstige Lösung
Das Starke DMS HotKey Modul ermöglicht so den Aufruf beliebiger Dokumente aus jeder Anwendung heraus. Es bietet eine einfache und kostengünstige Integration Ihres Dokumentenmanagements in die bestehende IT-Landschaft auch ohne dass eine „echte“ technische Schnittstelle notwendig ist.
Mehr Informationen zum DMS erhalten Sie hier:
DMS und Dokumentenmanagement: was ist das, wofür brauche ich es?
FAQ zum DMS: Kosten, GoBD, Cloud und Schnittstellen
Dokumentenmanagement mit Starke-DMS®
