Jede Firma erzeugt im Laufe der Zeit viele unterschiedliche Dokumente. Dies sind beispielsweise Angebote, Aufträge und Rechnungen, die Sie schreiben oder erhalten, aber auch allgemeiner Schriftverkehr und Präsentationen. Viele dieser Dokumente liegen Ihnen wahrscheinlich digital vor und können mittels eines Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, verwaltet werden. Doch was ist das genau und wofür brauche ich es?
Ohne Nutzung eines DMS legen Sie Ihre digitalen Dokumente einfach nur in einem klassischen Ordnersystem ab. Die hierdurch entstehenden digitalen Aktenberge stehen dann schnell einem überquellenden physischen Aktenschrank an Unübersichtlichkeit und Unsicherheit in nichts nach.
Um dem vorzubeugen und jederzeit die Verfügbarkeit der richtigen und vollständigen Daten für Ihr Unternehmen sicherzustellen, empfiehlt sich die Verwendung eines DMS.
Ein DMS ist ein Instrument zur Aufzeichnung, Abrufung, Verwaltung, Speicherung, Schutz und Wiedergabe aller relevanten elektronischen Dokumente innerhalb Ihrer Organisation. Elektronische Dokumente bezeichnen alle Text‑, Bild- und Audioinformationen, die durch Digitalisieren in Dateiform angelegt oder überführt wurden. Also E‑Mails, Webseiten, Word-Dokumente, Videos, PDFs, eingescannte Schriftstücke und mehr.
Ein DMS unterstützt Sie unter anderem in folgenden Punkten bei der Handhabung Ihrer digitalen Dokumente:
Zuverlässige und konsistente Ablage von Dokumenten
Ein DMS speichert Dokumente in einer zentralen Datenbank und versieht diese mit definierbaren Metadaten (Eingangs‑, Ablagedatum, Kurzbeschreibungen, Kategorien, Autor, Nummerierungen, Firmen etc.). Das ermöglicht schnelles und präzises Auffinden der abgelegten Dokumente. Beispielsweise können Sie alle Dokumente zu einem Auftrag anzeigen lassen, indem Sie nach der Auftragsnummer suchen. So behalten Sie immer den Überblick.
Darüber hinaus lässt sich mit vielen DMS der Umgang mit bestimmten Dokumentenarten organisieren. Arbeitsschritte wie die Weitergabe von Dokumenten an bestimmte Abteilungen, die Konvertierung von Dokumenten aus Drittanwendungen in allgemein nutzbare Formate, die Löschung gemäß einer Aufbewahrungsfrist und mehr lässt sich über ein DMS vornehmen und sogar automatisieren.
Schutz ihrer Dokumente vor Veränderung oder Verlust
Ein wichtiges Schlagwort im Bereich der elektronischen Archivierung ist Revisionssicherheit. Ein wesentliches Merkmal eines guten DMS ist, dass die archivierten Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher verwahrt sind. Dies ist ein Grundbaustein für die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente.
Deshalb ist die Funktionalität der Versionsverwaltung eines der wichtigsten Instrumente zur Herstellung von Revisionssicherheit. Durch die Versionierung von Dateien werden sämtliche Datei- und Metadatenänderungen am Dokument nachgehalten und es bleibt nachverfolgbar, wann welcher Benutzer etwas am betreffenden Dokument geändert hat.
Weiterhin ermöglicht die Versionsverwaltung das Anschauen und die Wiederherstellung früherer Versionen und sie stellt sicher, dass alle bearbeitenden Benutzer stets die aktuelle Dokumentenversion vorliegen haben. Trotzdem bleibt die Übersichtlichkeit erhalten, da ein DMS das Dokument nur einmal an einer Stelle ablegt und alle Versionen von dort aus abgerufen werden können.
Die Benutzer- und Rechteverwaltung sind ein weiteres großes Sicherheitselement von DMS. Durch die Rechteverwaltung lässt sich genau einstellen, welcher Benutzer zu welchen Operationen am Dokument befugt ist.
Einfache, globale Lese- und Schreibrechte lassen sich genauso einrichten, wie Einsicht in die Versionen, die Befugnis zur Ablage und zum Download von Dokumenten, generell oder bezogen auf bestimmte Dokumentarten, und vieles mehr. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel den Zugriff auf Personalangelegenheiten leicht auf die Geschäftsführung und Personalabteilung beschränken oder sogar einzelne Dokumente komplett als Chefsache deklarieren.
Die nachweisbare Vereinfachung von Betriebsabläufen und sicherere Verwahrung von Dokumenten wären allein schon gute Gründe ein DMS zu erwerben. Ein weiteres wichtiges Argument ist jedoch die gesetzliche Verpflichtung elektronische Dokumente zu speichern – beispielsweise Rechtsvorschriften im Bereich der Archivierung.
Digitale Archivierung
Der Einsatz eines DMS bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Dokumentenablage einfach, einheitlich und zentral zu gestalten.
Über diverse Schnittstellen kann der Dokumenteneingang aus verschiedenen Systemen gebündelt und somit ein digitales Archiv für Ihr Unternehmen aufgebaut werden.
Durch die Verwendung eines DMS sind Ihre Dokumente sicher verwahrt und alle Mitarbeiter haben die notwendigen Unterlagen jederzeit zur Hand; ob auf ihrem eigenen Arbeitsplatz im Büro, in einer anderen Filiale, zu Hause oder auf Reisen. Ein Dokumentenmanagementsystem bietet Arbeitskomfort, Flexibilität und Effizienz.
Wenn Sie sich für die Einführung eines DMS interessieren, sprechen Sie uns gerne an. Als Professional Partner von Starke DMS beraten wir Sie gerne und erarbeiten mit Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung.
