DMS und Dokumentenmanagement - was ist das, wofür brauche ich es?

Jede Firma erzeugt im Laufe der Zeit viele unter­schied­li­che Dokumente. Dies sind bei­spiels­wei­se Angebote, Aufträge und Rech­nun­gen, die Sie schreiben oder erhalten, aber auch all­ge­mei­ner Schrift­ver­kehr und Prä­sen­ta­tio­nen. Viele dieser Dokumente liegen Ihnen wahr­schein­lich digital vor und können mittels eines Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem, kurz DMS, verwaltet werden. Doch was ist das genau und wofür brauche ich es?

Ohne Nutzung eines DMS legen Sie Ihre digitalen Dokumente einfach nur in einem klas­si­schen Ord­ner­sys­tem ab. Die hierdurch ent­ste­hen­den digitalen Akten­ber­ge stehen dann schnell einem über­quel­len­den phy­si­schen Akten­schrank an Unüber­sicht­lich­keit und Unsi­cher­heit in nichts nach.

Um dem vor­zu­beu­gen und jederzeit die Ver­füg­bar­keit der richtigen und voll­stän­di­gen Daten für Ihr Unter­neh­men sicher­zu­stel­len, empfiehlt sich die Ver­wen­dung eines DMS.

Ein DMS ist ein Instru­ment zur Auf­zeich­nung, Abrufung, Ver­wal­tung, Spei­che­rung, Schutz und Wie­der­ga­be aller rele­van­ten elek­tro­ni­schen Dokumente innerhalb Ihrer Orga­ni­sa­ti­on. Elek­tro­ni­sche Dokumente bezeich­nen alle Text‑, Bild- und Audio­in­for­ma­tio­nen, die durch Digi­ta­li­sie­ren in Dateiform angelegt oder überführt wurden. Also E‑Mails, Webseiten, Word-Dokumente, Videos, PDFs, ein­ge­scann­te Schrift­stü­cke und mehr.

Ein DMS unter­stützt Sie unter anderem in folgenden Punkten bei der Hand­ha­bung Ihrer digitalen Dokumente:

Zuver­läs­si­ge und kon­sis­ten­te Ablage von Dokumenten

Ein DMS speichert Dokumente in einer zentralen Datenbank und versieht diese mit defi­nier­ba­ren Metadaten (Eingangs‑, Abla­ge­da­tum, Kurz­be­schrei­bun­gen, Kate­go­rien, Autor, Num­me­rie­run­gen, Firmen etc.).  Das ermög­licht schnelles und präzises Auffinden der abge­leg­ten Dokumente. Bei­spiels­wei­se können Sie alle Dokumente zu einem Auftrag anzeigen lassen, indem Sie nach der Auf­trags­num­mer suchen. So behalten Sie immer den Überblick.

Darüber hinaus lässt sich mit vielen DMS der Umgang mit bestimm­ten Doku­men­ten­ar­ten orga­ni­sie­ren. Arbeits­schrit­te wie die Wei­ter­ga­be von Doku­men­ten an bestimmte Abtei­lun­gen, die Kon­ver­tie­rung von Doku­men­ten aus Dritt­an­wen­dun­gen in allgemein nutzbare Formate, die Löschung gemäß einer Auf­be­wah­rungs­frist und mehr lässt sich über ein DMS vornehmen und sogar automatisieren.

Schutz ihrer Dokumente vor Ver­än­de­rung oder Verlust

Ein wichtiges Schlag­wort im Bereich der elek­tro­ni­schen Archi­vie­rung ist Revi­si­ons­si­cher­heit. Ein wesent­li­ches Merkmal eines guten DMS ist, dass die archi­vier­ten Infor­ma­tio­nen wieder auf­find­bar, nach­voll­zieh­bar, unver­än­der­bar und ver­fäl­schungs­si­cher verwahrt sind. Dies ist ein Grund­bau­stein für die revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung Ihrer Dokumente.

Deshalb ist die Funk­tio­na­li­tät der Ver­si­ons­ver­wal­tung eines der wich­tigs­ten Instru­men­te zur Her­stel­lung von Revi­si­ons­si­cher­heit. Durch die Ver­sio­nie­rung von Dateien werden sämtliche Datei- und Meta­da­ten­än­de­run­gen am Dokument nach­ge­hal­ten und es bleibt nach­ver­folg­bar, wann welcher Benutzer etwas am betref­fen­den Dokument geändert hat.

Weiterhin ermög­licht die Ver­si­ons­ver­wal­tung das Anschauen und die Wie­der­her­stel­lung früherer Versionen und sie stellt sicher, dass alle bear­bei­ten­den Benutzer stets die aktuelle Doku­men­ten­ver­si­on vorliegen haben. Trotzdem bleibt die Über­sicht­lich­keit erhalten, da ein DMS das Dokument nur einmal an einer Stelle ablegt und alle Versionen von dort aus abgerufen werden können.

Die Benutzer- und Rech­te­ver­wal­tung sind ein weiteres großes Sicher­heits­ele­ment von DMS. Durch die Rech­te­ver­wal­tung lässt sich genau ein­stel­len, welcher Benutzer zu welchen Ope­ra­tio­nen am Dokument befugt ist.

Einfache, globale Lese- und Schreib­rech­te lassen sich genauso ein­rich­ten, wie Einsicht in die Versionen, die Befugnis zur Ablage und zum Download von Doku­men­ten, generell oder bezogen auf bestimmte Doku­ment­arten, und vieles mehr. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel den Zugriff auf Per­so­nal­an­ge­le­gen­hei­ten leicht auf die Geschäfts­füh­rung und Per­so­nal­ab­tei­lung beschrän­ken oder sogar einzelne Dokumente komplett als Chefsache deklarieren.

Die nach­weis­ba­re Ver­ein­fa­chung von Betriebs­ab­läu­fen und sicherere Ver­wah­rung von Doku­men­ten wären allein schon gute Gründe ein DMS zu erwerben. Ein weiteres wichtiges Argument ist jedoch die gesetz­li­che Ver­pflich­tung elek­tro­ni­sche Dokumente zu speichern – bei­spiels­wei­se Rechts­vor­schrif­ten im Bereich der Archi­vie­rung.

Digitale Archi­vie­rung

Der Einsatz eines DMS bietet Ihnen die Mög­lich­keit, Ihre Doku­men­ten­ab­la­ge einfach, ein­heit­lich und zentral zu gestalten.

Über diverse Schnitt­stel­len kann der Doku­men­ten­ein­gang aus ver­schie­de­nen Systemen gebündelt und somit ein digitales Archiv für Ihr Unter­neh­men aufgebaut werden.

Durch die Ver­wen­dung eines DMS sind Ihre Dokumente sicher verwahrt und alle Mit­ar­bei­ter haben die not­wen­di­gen Unter­la­gen jederzeit zur Hand; ob auf ihrem eigenen Arbeits­platz im Büro, in einer anderen Filiale, zu Hause oder auf Reisen. Ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem bietet Arbeits­kom­fort, Fle­xi­bi­li­tät und Effizienz.

Wenn Sie sich für die Ein­füh­rung eines DMS inter­es­sie­ren, sprechen Sie uns gerne an. Als Pro­fes­sio­nal Partner von Starke DMS beraten wir Sie gerne und erar­bei­ten mit Ihnen eine maß­ge­schnei­der­te Lösung.

 

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