Dokumentenmanagement

Dokumente revisionssicher aufbewahren und Prozesse digital managen

Wir machen Ihre Akten digital.

Dokumente revi­si­ons­si­cher auf­be­wah­ren und Prozesse digital managen – ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (kurz: DMS) bietet enorme Vorteile gegenüber der klas­si­schen Papierablage.

  • Schnelles Ablegen und Wie­der­fin­den Ihrer Dokumente.
  • Sichere Ver­wah­rung und kon­trol­lier­ter Zugriff.
  • Auto­ma­ti­sie­ren von Prozessen.
  • Jederzeit und von jedem gewünsch­ten Ort aus verfügbar.

Unsere unab­hän­gi­gen DMS Experten bieten Ihnen Beratung, Schulung und Support rund ums Dokumentenmanagement.

Gemeinsam finden wir die richtige digitale Lösung für Sie. Sprechen Sie uns einfach unver­bind­lich an. 

 

DMS
Dokumentenmanagment

Dokumente revi­si­ons­si­cher aufbewahren 

Die meisten Unter­neh­men, aber auch Vereine und Verbände benötigen ein revi­si­ons­si­che­res digitales Doku­men­ten­ma­nage­ment bzw. Archiv. Die GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Führung und Auf­be­wah­rung von […] Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form […]) geben u.a. vor, wie Dokumente in einem digitalen Archiv auf­be­wahrt werden müssen. In einem Ordner auf Ihrem Netz­lauf­werk oder ein Microsoft Share­point-Ver­zeich­nis kann u.U. die Ein­hal­tung der GoBD nicht gewährt werden.

Ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS) ist die ideale Antwort, um eine sichere und schnelle Archi­vie­rung zu garantieren.

Sprechen Sie uns an und wir ermitteln zusammen die beste Lösung für die Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Dokumente.

Doku­men­ten­ma­nage­ment mit Starke-DMS®

Starke DMS ist für kleine und mittlere Unter­neh­men, Verbände und Vereine oft die ideale Lösung. Es ist ver­gleichs­wei­se günstig, bietet aber dennoch alles, was für ein digitales Doku­men­ten­ma­nag­ment benötigt wird.

Als Pro­fes­sio­nal Partner von Starke-DMS® helfen wir Ihnen dabei, die richtige IT-Lösung für Ihre Anfor­de­run­gen zu finden, unter­stüt­zen Sie bei der Ein­rich­tung und bieten Support im pro­duk­ti­ven Betrieb.

Wir beraten Sie gerne. In einer unver­bind­li­chen Prä­sen­ta­ti­on zeigen wir Ihnen, was mit Starke DMS alles möglich ist. Sprechen Sie uns einfach an.

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Dynamics 365 und Ihr DMS

Verwalten Sie Ihre Infor­ma­tio­nen optimal durch die Kom­bi­na­ti­on von Microsoft Dynamics 365 / CRM und unserem Produkt x‑DI. Verbinden Sie Ihr Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem mit Dynamics 365 / CRM und legen Sie Dokumente direkt über Dynamics in Ihr DMS ab. Die Dokumente können dabei auto­ma­tisch ver­schlag­wor­tet, mit Infor­ma­tio­nen versorgt und zu Ihrem Dynamics-Datensatz angezeigt werden. x‑DI kann sich bereits mit vielen Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­te­men verbinden, darunter auch Starke DMS und d3.ecm. Sprechen Sie uns an und wir ermitteln, ob auch Ihr DMS kom­pa­ti­bel ist.

x‑DI ist einfach zu kon­fi­gu­rie­ren und bietet ver­schie­de­ne Vorteile für Ihre tägliche Doku­men­ten­ver­wal­tung. Durch optimale Infor­ma­ti­ons­auf­be­rei­tung unter­stützt Sie das System in der Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Unter­neh­mens­pro­zes­se. So können Kun­den­do­ku­men­te, Verträge, Pläne usw. einfach abgelegt und an beliebige Dynamics-Entitäten gebunden werden. x‑DI zeigt Ihnen dabei jedes Dokument zum passenden Dynamics-Datensatz an, wodurch sich ein Wechsel zwischen den Anwen­dun­gen erübrigt. Alle Spalten, Felder und Ansichten sind indi­vi­du­ell ein­stell­bar. Ebenso ist es möglich, mehrere rechts­si­che­re Archive gleich­zei­tig zu verwenden.

Sprechen Sie uns bei Fragen oder für eine Live-Demons­tra­ti­on gerne an.

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Doku­men­ten­in­te­gra­ti­on mit x‑DI – Unsere Schnitt­stel­le zwischen Dynamics 365 und Ihrem DMS

Mit unserer Schnitt­stel­le x‑DI können Sie Ihr Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem – kurz DMS –  nahtlos in Ihr Dynamics 365 for Customer Enga­ge­ment inte­grie­ren. Durch unsere flexible, viel­sei­tig anpass­ba­re Lösung haben Sie alle rele­van­ten Dokumente jederzeit im Blick. In einem Unter­neh­men mit einer gut durch­dach­ten, effi­zi­en­ten Soft­ware­land­schaft stehen deren einzelnen Teil­be­rei­che nie für sich allein und sollten inte­griert sein. […]

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Doku­men­ten­ma­nage­ment – Warum Ihr Unter­neh­men davon profitiert

Wird in einem Unter­neh­men überlegt, ob digitales Doku­men­ten­ma­nage­ment (DMS) ein­ge­führt werden soll, fällt der Blick schnell auf die not­wen­di­gen Anschaffungs‑, Ein­­­rich­­­tungs- und War­tungs­kos­ten. Dann stellt sich oft die Frage, ob ein DMS sich lohnt und wirklich benötigt wird oder nicht lediglich „nice-to-have“ wäre. Immerhin hat Ihr Unter­neh­men auch bisher kein DMS benötigt, um erfolg­reich am […]

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Scan­dienst­leis­tun­gen für Ihr DMS – Warum nicht gemeinnützig?

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DMS und Doku­men­ten­ma­nage­ment – was ist das, wofür brauche ich es?

Jede Firma erzeugt im Laufe der Zeit viele unter­schied­li­che Dokumente. Dies sind bei­spiels­wei­se Angebote, Aufträge und Rech­nun­gen, die Sie schreiben oder erhalten, aber auch all­ge­mei­ner Schrift­ver­kehr und Prä­sen­ta­tio­nen. Viele dieser Dokumente liegen Ihnen wahr­schein­lich digital vor. Wenn diese einfach nur in einem klas­si­schen Ord­ner­sys­tem abgelegt werden, stehen diese digitalen Akten­ber­ge schnell einem über­quel­len­den phy­si­schen Aktenschrank […]

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Arbeiten im Home­of­fice: Vorteile und Umsetzung

Seit der zuneh­men­den Digi­ta­li­sie­rung ist Arbeiten von zu Hause für viele kein Problem mehr. Home­of­fice bietet zeitliche und räumliche Fle­xi­bi­li­tät, hilft bei der Ver­ein­bar­keit von Familie und Beruf und ist bereits essen­zi­el­ler Bestand­teil neuer Arbeits­mo­del­le. Wir haben in diesem Beitrag für Sie zusam­men­ge­fasst, was Arbeiten im Home­of­fice bedeutet, welche Vorteile es für Sie mitbringt und […]

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Neue­run­gen Starke DMS Version 2020.2

Ver­bes­ser­tes Outlook-Add-In, neue Features, eine über­ar­bei­te­te Notiz­funk­ti­on und direkte PDF-Archi­­­vie­­­rung. Die neue Starke DMS Version 2020.2 steht vor der Tür und deshalb haben wir die wich­tigs­ten Neue­run­gen für Sie zusam­men­ge­fasst. Outlook-Add-In – Über das Add-In lassen sich jetzt in Outlook markierte E‑Mails im DMS suchen und im Viewer anzeigen. Dies geschieht über den “E‑Mail suchen”-Button […]

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Anfor­de­run­gen an ein revi­si­ons­si­che­res DMS

Für eine revi­sons­si­che­re Archi­vie­rung müssen nach­träg­li­che Ände­run­gen an Doku­men­ten nach­voll­zieh­bar sein und die ursprüng­li­che Version unver­än­dert verfügbar sein. Die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Führung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff  (GoBD) erfordern von allen Unter­neh­men eine Archi­vie­rung steu­er­lich rele­van­ter, elek­tro­ni­scher Doku­men­ten nach bestimm­ten Vorgaben. Die Anfor­de­run­gen, die ein revisionssicheres […]

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Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on für Ihr digitales Archiv

Damit aus einem digitalen Archiv eine revi­si­ons­si­che­re elek­tro­ni­sche Ablage wird, fordern die GoBD die Ein­hal­tung der sechs Kriterien zur Revi­si­ons­si­cher­heit und dass der Prozess dieser Archi­vie­rung in einer soge­nann­ten Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on fest­ge­hal­ten wird. Hier beschrei­ben wir kurz, was Sie bei der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on für Ihr digitales Archiv beachten müssen: “Da sich die Ord­nungs­mä­ßig­keit neben den elek­tro­ni­schen Büchern und […]

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FAQ zum DMS – Kosten, GoBD, Cloud und Schnittstellen

Wenn es um Doku­men­ten­ma­nage­ment geht, erreichen uns viele Fragen. Dabei geht es vor allem um die Kosten eines DMS, die Ein­hal­tung der GoBD, die Umsetzung onPremise oder in der Cloud und Schnitt­stel­len zu bestehen­den Systemen im Unter­neh­men. Die häu­figs­ten Fragen haben wir für Sie zusam­men­ge­fasst: Was ist ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem? Ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (kurz: DMS) fokus­siert sich […]

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Digitale Akten? – 5 gute Gründe für KMU

Dokumente werden zunehmend digital gehändelt. Aber lohnen sich digitale Akten für kleine und mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men (KMU) überhaupt? Diese Frage drängt sich früher oder später auf, wenn Sie darüber nach­den­ken, ob Sie ihre Dokumente auch weiterhin in Papier­form im Akten­ar­chiv auf­be­wah­ren wollen. Die Alter­na­ti­ve ist die Auf­be­wah­rung der Papiere in einem Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS). Natürlich können wir […]

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