Anforderungen an ein revisionssicheres DMS

Für eine revi­sons­si­che­re Archi­vie­rung müssen nach­träg­li­che Ände­run­gen an Doku­men­ten nach­voll­zieh­bar sein und die ursprüng­li­che Version unver­än­dert verfügbar sein. Die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Führung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff  (GoBD) erfordern von allen Unter­neh­men eine Archi­vie­rung steu­er­lich rele­van­ter, elek­tro­ni­scher Doku­men­ten nach bestimm­ten Vorgaben. Die Anfor­de­run­gen, die ein revi­si­ons­si­che­res Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS) erfüllen muss, ergeben sich aus den GoBD. Hier ein kurzer Überblick:

1. Nach­voll­zieh­bar­keit und Nachprüfbarkeit

Unter Nach­voll­zieh­bar­keit und Nach­prüf­bar­keit wird ver­stan­den, dass die Ver­ar­bei­tung der einzelnen Geschäfts­vor­fäl­le sowie das dabei ange­wand­te Buch­füh­rungs- oder Auf­zeich­nungs­ver­fah­ren nach­voll­zo­gen und von einem sach­kun­di­gen Dritten, also z.B. einem Steu­er­prü­fer, nach­ge­prüft werden kann. (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 30–35)

2. Voll­stän­dig­keit

Die Geschäfts­vor­fäl­le sind voll­zäh­lig und lückenlos auf­zu­zeich­nen. Außerdem ist jedes auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge Dokument grund­sätz­lich einzeln und mit allen Bestand­tei­len zu erfassen. (GoBD-Kapitel 3.2.1; Rz. 36–43)

3. Rich­tig­keit

Alle Geschäfts­vor­fäl­le sind in Über­ein­stim­mung mit den tat­säch­li­chen Ver­hält­nis­sen und im Einklang mit den recht­li­chen Vor­schrif­ten inhalt­lich zutref­fend durch Belege abzu­bil­den. Ins­be­son­de­re bedeutet der Grundsatz der Rich­tig­keit, dass bei der Erfassung von Daten und Doku­men­ten durch das DMS keine Belege verloren gehen oder ver­fälscht werden dürfen. Folglich muss die manuelle oder auto­ma­ti­sche Inde­xie­rung zuver­läs­sig funk­tio­nie­ren. (GoBD-Kapitel 3.2.2; Rz. 44)

4. Zeit­ge­rech­te Buchungen und Aufzeichnungen

Buchungen und Auf­zeich­nun­gen müssen zeit­ge­recht erfolgen. Rech­nun­gen aus dem Januar dürfen bei­spiels­wei­se nicht erst im Dezember oder kurz bevor sich der Steu­er­prü­fer anmeldet ein­ge­ge­ben werden. (GoBD-Kapitel 3.2.3; Rz. 45–52)

5. Ordnung

Die auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Unter­la­gen sind geordnet auf­zu­be­wah­ren. Diese Ord­nungs­mä­ßig­keit muss während der gesamten Auf­be­wah­rungs­frist sicher­ge­stellt werden. (GoBD-Kapitel 3.2.4; Rz. 53–57)

6. Unver­än­der­bar­keit

Schließ­lich ist das Daten­ver­ar­bei­tungs­ver­fah­ren so aus­zu­ge­stal­ten, dass alle Infor­ma­tio­nen, die in den Ver­ar­bei­tungs­pro­zess Eingang gefunden haben, nicht mehr unter­drückt oder ohne Kennt­lich­ma­chung über­schrie­ben, gelöscht, geändert oder ver­fälscht werden können. (GoBD-Kapitel 3.2.5; Rz. 58–60)

Ein DMS, das diese sechs Anfor­de­run­gen erfüllt, wird als revi­si­ons­si­che­res DMS bezeichnet.

Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on

GoDB Neue­run­gen

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