Anforderungen an ein revisionssicheres DMS

Für eine revi­sons­si­che­re Archi­vie­rung müssen nach­träg­li­che Ände­run­gen an Doku­men­ten nach­voll­zieh­bar sein und die ursprüng­li­che Version unver­än­dert verfügbar sein. Die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Führung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff  (GoBD) erfordern von allen Unter­neh­men eine Archi­vie­rung steu­er­lich rele­van­ter, elek­tro­ni­scher Doku­men­ten nach bestimm­ten Vorgaben. Die Anfor­de­run­gen, die ein revi­si­ons­si­che­res Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS) erfüllen muss, ergeben sich aus den GoBD. Hier ein kurzer Überblick:

1. Nach­voll­zieh­bar­keit und Nachprüfbarkeit

Unter Nach­voll­zieh­bar­keit und Nach­prüf­bar­keit wird ver­stan­den, dass die Ver­ar­bei­tung der einzelnen Geschäfts­vor­fäl­le sowie das dabei ange­wand­te Buch­füh­rungs- oder Auf­zeich­nungs­ver­fah­ren nach­voll­zo­gen und von einem sach­kun­di­gen Dritten, also z.B. einem Steu­er­prü­fer, nach­ge­prüft werden kann. (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 30–35)

2. Voll­stän­dig­keit

Die Geschäfts­vor­fäl­le sind voll­zäh­lig und lückenlos auf­zu­zeich­nen. Außerdem ist jedes auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge Dokument grund­sätz­lich einzeln und mit allen Bestand­tei­len zu erfassen. (GoBD-Kapitel 3.2.1; Rz. 36–43)

3. Rich­tig­keit

Alle Geschäfts­vor­fäl­le sind in Über­ein­stim­mung mit den tat­säch­li­chen Ver­hält­nis­sen und im Einklang mit den recht­li­chen Vor­schrif­ten inhalt­lich zutref­fend durch Belege abzu­bil­den. Ins­be­son­de­re bedeutet der Grundsatz der Rich­tig­keit, dass bei der Erfassung von Daten und Doku­men­ten durch das DMS keine Belege verloren gehen oder ver­fälscht werden dürfen. Folglich muss die manuelle oder auto­ma­ti­sche Inde­xie­rung zuver­läs­sig funk­tio­nie­ren. (GoBD-Kapitel 3.2.2; Rz. 44)

4. Zeit­ge­rech­te Buchungen und Aufzeichnungen

Buchungen und Auf­zeich­nun­gen müssen zeit­ge­recht erfolgen. Rech­nun­gen aus dem Januar dürfen bei­spiels­wei­se nicht erst im Dezember oder kurz bevor sich der Steu­er­prü­fer anmeldet ein­ge­ge­ben werden. (GoBD-Kapitel 3.2.3; Rz. 45–52)

5. Ordnung

Die auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Unter­la­gen sind geordnet auf­zu­be­wah­ren. Diese Ord­nungs­mä­ßig­keit muss während der gesamten Auf­be­wah­rungs­frist sicher­ge­stellt werden. (GoBD-Kapitel 3.2.4; Rz. 53–57)

6. Unver­än­der­bar­keit

Schließ­lich ist das Daten­ver­ar­bei­tungs­ver­fah­ren so aus­zu­ge­stal­ten, dass alle Infor­ma­tio­nen, die in den Ver­ar­bei­tungs­pro­zess Eingang gefunden haben, nicht mehr unter­drückt oder ohne Kennt­lich­ma­chung über­schrie­ben, gelöscht, geändert oder ver­fälscht werden können. (GoBD-Kapitel 3.2.5; Rz. 58–60)

Ein DMS, das diese sechs Anfor­de­run­gen erfüllt, wird als revi­si­ons­si­che­res DMS bezeichnet.

Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on

GoDB Neue­run­gen

07 Juni 2021

Nicht gefunden was Sie suchen? Wir helfen Ihnen weiter!

support

Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, helfen Ihnen unsere Experten für digitale Lösungen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns!