Verfahrensdokumentation für Ihr digitales Archiv

Damit aus einem digitalen Archiv eine revi­si­ons­si­che­re elek­tro­ni­sche Ablage wird, fordern die GoBD die Ein­hal­tung der sechs Kriterien zur Revi­si­ons­si­cher­heit und dass der Prozess dieser Archi­vie­rung in einer soge­nann­ten Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on fest­ge­hal­ten wird. Hier beschrei­ben wir kurz, was Sie bei der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on für Ihr digitales Archiv beachten müssen:

Da sich die Ord­nungs­mä­ßig­keit neben den elek­tro­ni­schen Büchern und sonst erfor­der­li­chen Auf­zeich­nun­gen auch auf die damit in Zusam­men­hang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht (siehe unter 3.), muss für jedes DV-System eine über­sicht­lich geglie­der­te Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergeb­nis­se des DV-Ver­fah­rens voll­stän­dig und schlüssig ersicht­lich sind.” (151 GoBD)

Folglich gibt es keine auto­ma­tisch GoBD-konforme Software. Erst zusammen mit der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on, in der die Abläufe und Ver­ant­wort­lich­kei­ten für die Archi­vie­rung konkret beschrie­ben sind, eines Daten­si­che­rungs­kon­zep­tes und einer Lösch­do­ku­men­ta­ti­on wird Ihr DMS zu einem revi­sons­si­che­rem, GoDB konformen, digitalen Archiv.

- Erfor­der­lich ist eine Beschrei­bung der Prozesse, wie Dokumente im Unter­neh­men ver­ar­bei­tet werden. Diese muss über­sicht­lich geglie­dert sein.

- Der Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergeb­nis­se der Daten­ver­ar­bei­tung müssen voll­stän­dig und schlüssig ersicht­lich sein.

- Für einen sach­ver­stän­di­gen Dritten muss die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on ver­ständ­lich und in einer ange­mes­se­nen Zeit nach­prüf­bar sein.

- Beschrie­ben werden muss der orga­ni­sa­to­risch und technisch gewollte Prozess:

- von der der Ent­ste­hung der Information

- über die Indizierung,

- die Ver­ar­bei­tung und Speicherung,

- dem ein­deu­ti­gen Wiederfinden,

- der maschi­nel­len Auswertbarkeit

- sowie der Absi­che­rung gegen Verlust und Verfälschung

- und der Reproduktion.

- Die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on besteht aus einer all­ge­mei­nen Beschrei­bung, einer Anwen­der­do­ku­men­ta­ti­on, einer tech­ni­schen Sys­tem­do­ku­men­ta­ti­on sowie einer Betriebsdokumentation.

- Die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on muss dem realen Verfahren während des unter­neh­me­ri­schen Alltags voll ent­spre­chen. Wird das Verfahren geändert, muss die alte Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on solange auf­be­wahrt werden, wie Dokumente exis­tie­ren, die zu Beginn ihrer Lebens­zeit nach der alten Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on behandelt worden sind.

Wir unter­stüt­zen Sie gerne bei der Erstel­lung Ihrer per­sön­li­chen Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on im Rahmen Ihres DMS-Ein­füh­rungs­pro­jekts. Sprechen Sie uns einfach an.

 

Wir machen Ihre Akten digital: Sulz Solutions Dokumentenmanagement

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