Neuerungen der GoBD im Überblick

Mit Schreiben des Bun­des­mi­nis­te­ri­ums für Finanzen (BMF) vom 28. 11.2019 wurden die neu­ge­fass­ten „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD)“ ver­öf­fent­licht. Die wich­tigs­ten Neue­run­gen der GoBD haben wir für Sie in diesem Überblick zusammengefasst.

Die neuen GoBD sind seit dem 01.01.2020 für alle Unter­neh­men in Deutsch­land ver­bind­lich. Sie ergänzen steu­er­recht­lich die gültigen all­ge­mei­nen Grund­sät­ze der ord­nungs­ge­mä­ßen Buch­füh­rung (GoB) um Regeln für die digitale Auf­be­wah­rung. Auch für digitale Dokumente gilt, dass Unver­än­der­bar­keit, Voll­stän­dig­keit, Nach­voll­zieh­bar­keit und Ver­füg­bar­keit gegeben sein müssen.

Mit der Aktua­li­sie­rung reagiert das BMF auf die Ver­än­de­run­gen in der IT-Welt, die sich seit der Erst­fas­sung der GoBD im Jahre 2015 ergeben haben. Die vor­ge­nom­me­nen Anpas­sun­gen sind dabei aber lediglich punktuell.

Die wesent­li­chen Neue­run­gen der GoBD 2020 im Überblick:

1. Cloud-Systeme sind nun explizit einbezogen

Ebenfalls kommt es nicht darauf an, ob die betref­fen­den DV-Systeme vom Steu­er­pflich­ti­gen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kom­bi­na­ti­on dieser Systeme betrieben werden.“

Das BMF erlaubt damit aus­drück­lich die Ablage der Dokumente in DMS-Lösungen in der Cloud

2. Mobiles Scannen dem sta­tio­nä­ren Scan­vor­gang gleichgestellt

Werden Handels- oder Geschäfts­brie­fe und Buchungs­be­le­ge in Papier­form empfangen und danach elek­tro­nisch bildlich erfasst (z.B. gescannt oder foto­gra­fiert), ist das hierdurch ent­stan­de­ne elek­tro­ni­sche Dokument so auf­zu­be­wah­ren, dass die Wie­der­ga­be mit dem Original bildlich über­ein­stimmt, wenn es lesbar gemacht wird (§ 147 Absatz  2 AO). Eine bildliche Erfassung kann hierbei mit den ver­schie­dens­ten Arten von Geräten (z. B. Smart­pho­nes, Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­ten oder Scan-Straßen) erfolgen, wenn die Anfor­de­run­gen dieses Schrei­bens erfüllt sind.“

Diese Erwei­te­rung der Mög­lich­kei­ten für die Bild­erfas­sung ver­ein­facht die Nutzung von DMS-Lösungen. Sie können Ihre Dokumente jetzt mit Hilfe von Smart­pho­ne-Apps scannen, unab­hän­gig davon an welchen Ort Sie sich befinden:

[…] § 146 Absatz 2 AO steht einer bild­li­chen Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smart­pho­nes) im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland ent­stan­den sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienst­rei­se im Ausland).“

3. Grund­sätz­lich ist Digi­ta­li­sie­rung im Ausland zulässig

“[…] Erfolgt im Zusam­men­hang mit einer, nach § 146 Absatz 2a AO geneh­mig­ten, Ver­la­ge­rung der elek­tro­ni­schen Buch­füh­rung ins Ausland eine erset­zen­de bildliche Erfassung, wird es nicht bean­stan­det, wenn die papie­re­nen Ursprungs­be­le­ge zu diesem Zweck an den Ort der elek­tro­ni­schen Buch­füh­rung verbracht werden. Die bildliche Erfassung hat zeitnah zur Ver­brin­gung der Papier­be­le­ge ins Ausland zu erfolgen.“

Damit ist klar geregelt, dass Unter­neh­men ihre Buch­füh­rung in Dienst­leis­tung auch von einem Unter­neh­men mit einem Standort außerhalb Deutsch­lands durch­füh­ren lassen können.

4. Auf­be­wah­rung einer Kon­ver­tie­rung anstelle der Ursprungsversion

Werden neben bild­haf­ten Urschrif­ten auch elek­tro­ni­sche Meldungen bzw. Daten­sät­ze aus­ge­stellt (iden­ti­sche Mehr­stü­cke derselben Belegart), ist die Auf­be­wah­rung der tat­säch­lich wei­ter­ver­ar­bei­te­ten Formate (buchungs­be­grün­den­de Belege) aus­rei­chend, sofern diese über die höchste maschi­nel­le Aus­wert­bar­keit verfügen. In diesem Fall erfüllt das Format mit der höchsten maschi­nel­len Aus­wert­bar­keit mit dessen voll­stän­di­gem Daten­in­halt die Beleg­funk­ti­on und muss mit dessen voll­stän­di­gem Inhalt gespei­chert werden. Andern­falls sind beide Formate aufzubewahren.“ 

Damit müssen Sie auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge Unter­la­gen nicht mehr zwingend im Ori­gi­nal­for­mat archi­vie­ren und können die Unter­la­gen bei­spiels­wei­se in PDF-Dateien über­füh­ren. Somit ist die Archi­vie­rung von z.B. E‑Mails nun einfacher.

5. Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on unter­liegt der Pflicht zur Änderungshistorie

Da sich die Ord­nungs­mä­ßig­keit neben den elek­tro­ni­schen Büchern und sonst erfor­der­li­chen Auf­zeich­nun­gen auch auf die damit in Zusam­men­hang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht muss für jedes DV-System eine über­sicht­lich geglie­der­te Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergeb­nis­se des DV-Ver­fah­rens voll­stän­dig und schlüssig ersicht­lich sind. […]

Für den Zeitraum der Auf­be­wah­rungs­frist muss gewähr­leis­tet und nach­ge­wie­sen sein, dass das in der Doku­men­ta­ti­on beschrie­be­ne Verfahren dem in der Praxis ein­ge­setz­ten Verfahren voll ent­spricht. Dies gilt ins­be­son­de­re für die ein­ge­setz­ten Versionen der Programme (Pro­grammi­den­ti­tät). Ände­run­gen einer Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on müssen his­to­risch nach­voll­zieh­bar sein. Dem wird genügt, wenn die Ände­run­gen ver­sio­niert sind und eine nach­voll­zieh­ba­re Ände­rungs­his­to­rie vor­ge­hal­ten wird.“

Die GoBD 2020 fordert eine explizite Ände­rungs­his­to­rie für die zwingend erfor­der­li­che Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on. Die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on bezieht sich auf die Archi­vie­rung digitaler Dokumente. Es ist eine Beschrei­bung des genutzten Ver­fah­rens, mit dem Papier­do­ku­men­te im Unter­neh­men in einem Scan­vor­gang in elek­tro­ni­sche Dokumente umge­wan­delt werden.

Fazit: Die Neu­fas­sung der GoBD schafft mehr Klarheit und erhöht die Rechts­si­cher­heit. Ihrem papier­lo­sen Büro steht damit in Hinblick auf das Steu­er­recht nichts im Wege.

Das waren die wesent­li­chen Neue­run­gen der GoBD im Überblick. Wenn Sie mehr zum Thema Doku­men­ten­ma­nage­ment und ‑archi­vie­rung erfahren möchten, schauen sie hier:

Bun­des­mi­nis­te­ri­um für Finanzen (BMF): GoBD 2020

Anfor­de­run­gen an ein revi­si­ons­si­che­res DMS

23 September 2020

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