Mit Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 28. 11.2019 wurden die neugefassten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Die wichtigsten Neuerungen der GoBD haben wir für Sie in diesem Überblick zusammengefasst.
Die neuen GoBD sind seit dem 01.01.2020 für alle Unternehmen in Deutschland verbindlich. Sie ergänzen steuerrechtlich die gültigen allgemeinen Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) um Regeln für die digitale Aufbewahrung. Auch für digitale Dokumente gilt, dass Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit gegeben sein müssen.
Mit der Aktualisierung reagiert das BMF auf die Veränderungen in der IT-Welt, die sich seit der Erstfassung der GoBD im Jahre 2015 ergeben haben. Die vorgenommenen Anpassungen sind dabei aber lediglich punktuell.
Die wesentlichen Neuerungen der GoBD 2020 im Überblick:
1. Cloud-Systeme sind nun explizit einbezogen
„Ebenfalls kommt es nicht darauf an, ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.“
Das BMF erlaubt damit ausdrücklich die Ablage der Dokumente in DMS-Lösungen in der Cloud.
2. Mobiles Scannen dem stationären Scanvorgang gleichgestellt
„Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch bildlich erfasst (z.B. gescannt oder fotografiert), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (§ 147 Absatz 2 AO). Eine bildliche Erfassung kann hierbei mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen, wenn die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt sind.“
Diese Erweiterung der Möglichkeiten für die Bilderfassung vereinfacht die Nutzung von DMS-Lösungen. Sie können Ihre Dokumente jetzt mit Hilfe von Smartphone-Apps scannen, unabhängig davon an welchen Ort Sie sich befinden:
„[…] § 146 Absatz 2 AO steht einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland).“
3. Grundsätzlich ist Digitalisierung im Ausland zulässig
“[…] Erfolgt im Zusammenhang mit einer, nach § 146 Absatz 2a AO genehmigten, Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wird es nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung hat zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland zu erfolgen.“
Damit ist klar geregelt, dass Unternehmen ihre Buchführung in Dienstleistung auch von einem Unternehmen mit einem Standort außerhalb Deutschlands durchführen lassen können.
4. Aufbewahrung einer Konvertierung anstelle der Ursprungsversion
„Werden neben bildhaften Urschriften auch elektronische Meldungen bzw. Datensätze ausgestellt (identische Mehrstücke derselben Belegart), ist die Aufbewahrung der tatsächlich weiterverarbeiteten Formate (buchungsbegründende Belege) ausreichend, sofern diese über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen. In diesem Fall erfüllt das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit mit dessen vollständigem Dateninhalt die Belegfunktion und muss mit dessen vollständigem Inhalt gespeichert werden. Andernfalls sind beide Formate aufzubewahren.“
Damit müssen Sie aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht mehr zwingend im Originalformat archivieren und können die Unterlagen beispielsweise in PDF-Dateien überführen. Somit ist die Archivierung von z.B. E‑Mails nun einfacher.
5. Verfahrensdokumentation unterliegt der Pflicht zur Änderungshistorie
„Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. […]
Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Dies gilt insbesondere für die eingesetzten Versionen der Programme (Programmidentität). Änderungen einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein. Dem wird genügt, wenn die Änderungen versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird.“
Die GoBD 2020 fordert eine explizite Änderungshistorie für die zwingend erforderliche Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation bezieht sich auf die Archivierung digitaler Dokumente. Es ist eine Beschreibung des genutzten Verfahrens, mit dem Papierdokumente im Unternehmen in einem Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt werden.
Fazit: Die Neufassung der GoBD schafft mehr Klarheit und erhöht die Rechtssicherheit. Ihrem papierlosen Büro steht damit in Hinblick auf das Steuerrecht nichts im Wege.
Das waren die wesentlichen Neuerungen der GoBD im Überblick. Wenn Sie mehr zum Thema Dokumentenmanagement und ‑archivierung erfahren möchten, schauen sie hier:
