Was ist Power Automate?

Power Automate ist eine der fünf Haupt­kom­po­nen­ten in der Microsoft Power Platform. Im Fokus stehen die Auto­ma­ti­sie­rung und Digi­ta­li­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen. Durch die Anwen­dungs­über­grei­fen­de Aus­rich­tung des Tools, können User*innen mit Hilfe von Low-Code Brücken zwischen ver­schie­de­nen Soft­ware­lö­sun­gen schlagen.

Power Automate ist Teil der Microsoft Power Platform

Die Power Platform besteht insgesamt aus fünf Komponenten:

  • Power BI: für Reports und Auswertungen
  • Power Apps: zur Erstel­lung eigener Anwendungen
  • Power Automate: für die Automatisierung
  • Power Virtual Agents: zur Erstel­lung und Training vir­tu­el­ler Assistenten
  • Power Pages: für Kunden- und Serviceportale

Die ver­schie­de­nen Kom­po­nen­ten greifen inein­an­der und ergänzen sich gegen­sei­tig. Dabei spielt auch die Basis aus Daten­kon­nek­to­ren, AI-Builder und Dataverse eine wichtige Rolle. Für Power Automate sind die Daten­kon­nek­to­ren ein ele­men­ta­rer Bestand­teil, da die Auto­ma­tis­men – genannt Flows – dadurch anwen­dungs­über­grei­fend funk­tio­nie­ren können. Insgesamt gibt es bereits über 600 fertige Kon­nek­to­ren für die Power Platform.

Ziel des Ganzen ist es den all­täg­li­chen Arbeits­ab­lauf zu ver­ein­fa­chen, Geschäfts­pro­zes­se zu digi­ta­li­sie­ren und indi­vi­du­el­le Lösungen zu erschaf­fen. Dabei verfolgt Microsoft mit Power Platform einen Low-Code Ansatz.

Das Bild stellt die Power Platform mit ihren fünf Komponenten Power BI, Power Apps, Power Automate, Power Virtual Agents und Power Pages dar. Dabei stehen die Hauptkomponenten in sechsecken oben und sind mit einem halbkreis verbunden, der mit Power Platform beschriftet ist. Darunter befindet sich ein Rechteck indem Datenkonnektoren, AI Builder und Dataverse stehen. Sie stellen die Basis der Power Platform dar.
Abbildung 1: Übersicht Microsoft Power Platform

Power Automate stellt ver­schie­de­ne Flows zur Verfügung

Alles in allem ermög­licht Power Automate also die Auto­ma­ti­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen über ver­schie­de­ne Anwen­dun­gen hinweg. Dafür stehen ver­schie­de­ne Arten von Flows zur Verfügung:

  • Geschäfts­pro­zess­flüs­se
  • Desktop-Flows
  • Cloud-Flows

Geschäft­pro­zess­flüs­se

Geschäfts­pro­zess­flüs­se begleiten Arbeits­pro­zes­se und Abläufe, indem er die User*innen durch vor­de­fi­nier­te Phasen eines Prozesses führt. Dabei können zum einen Check­lis­ten zum Einsatz kommen, um erledigte Aufgaben und Schritte als abge­schlos­sen zu markieren. Zum anderen können wichtige Daten auch direkt in den Pro­zess­pha­sen ein­ge­pflegt werden.

Dadurch ist auf den ersten Blick erkennbar, welche Punkte bereits erledigt sind, welche Schritte als nächstes anstehen und ob alle wichtigen Infor­ma­tio­nen bereits eingeholt und hin­ter­legt sind.

Hierbei ist es auch möglich das Erreichen der nächsten Phase von Kriterien abhängig zu machen oder weitere Cloud-Flows zu starten. Dadurch lassen sich bei­spiels­wei­se Aufgaben erstellen, Benach­rich­ti­gun­gen schicken oder Wei­ter­ga­ben automatisieren.

Auf diese Weise begleitet ein Geschäfts­pro­zess­fluss die User*innen durch ihre tägliche Arbeit und die Zusam­men­ar­beit mit Kol­le­gin­nen und Kollegen sowie die Übergabe von und an andere Abtei­lun­gen wird vereinfacht.

In der Praxis begleiten Geschäfts­pro­zess­flüs­se Akquise, Vertriebs- oder Ange­bots­pro­zes­se.  Sie helfen dabei struk­tu­rier­te, aus­sa­ge­kräf­ti­ge Anfragen zu erfassen oder Urlaubs­an­trä­ge sowie andere Freigabe‑, Anträge oder Geneh­mi­gungs­pro­zes­se abzubilden.

Der Screenshot zeigt einen beispielhaften Geschäftsprozessflussfür einen Akquiseprozess. Zu erkennen ist eine Gerade mit vier Kreisen, von denen der erste Kreis ganz links farblich hervorgehoben ist. Um diese Gerade ist ein rechteck mit der Nummer 1 platziert. Unter dem ausgewählten Kreis befindet sich ein Fenster, das über das Icon in der rechten oberen Ecke groß geöffnet werden kann (Markiert als Nummer 2) Darunter befinden sich die einzelnen hinterlegten Felder für die aktuelle Phase: In diesem Beispiel werden vorhandene Kunden und Budgets für hinterlegt (Nummer 3). Bearbeitete Felder werden mit einem Haken gekennzeichnet. Ganz unten drunter befindet sich der Button "nächste Phase" (Nummer 4).
Abbildung 2: Geschäfts­pro­zess­fluss am Beispiel der Akquise

 

1 Phasen/Stufen des Geschäfts­pro­zess­flus­ses sind frei defi­nier­bar. In einem Akqui­se­pro­zess können die Phasen bei­spiels­wei­se so aussehen:

  • Qua­li­fi­zie­rung des Leads
  • Ent­wick­lung der Ver­kaufs­chan­ce, Erfassen der Kundenanforderungen
  • Vor­schla­gen einer Lösung/ eines Angebots
  • Abschlie­ßen des Verkaufsprozesses

2 Anheften der Schritte an der Seite des Fensters.

3 Schritte innerhalb der Phase können ebenfalls frei fest­ge­legt werden. Erledigte Schritte werden mit einem Häkchen gekenn­zeich­net. Darüber hinaus besteht die Mög­lich­keit Pflicht­fel­der zu defi­nie­ren. Im obigen Beispiel sind Folgende Schritte hinterlegt:

  • Handelt es sich um einen vor­han­de­nen Kontakt und/oder eine vor­han­de­ne Firma?
  • In welchem Zeit­rah­men ist mit einem Abschluss zu rechnen?
  • Wurden Entscheidungsträger*innen identifiziert?
  • Welche Anfor­de­run­gen sind besprochen?

4 Abschlie­ßen der aktuellen Phase. Zu diesem Zeitpunkt können auch Cloud-Flows oder Dataverse-Prozesse für eine wei­ter­ge­hen­de Auto­ma­ti­sie­rung ausgelöst werden.

Desktop-Flows

Desktop-Flows dienen der Auf­zeich­nung und Auto­ma­ti­sie­rung von Windows-Aufgaben und Erstel­lung von Auto­ma­tis­men innerhalb eines Netzwerks, auf einer Webseite oder Dritt­an­wen­dun­gen. Power Automate Desktop haben wir bereits in einem aus­führ­li­chen Beitrag vorgestellt.

Cloud-Flows

Cloud-Flows haben gemeinsam, dass sie auto­ma­ti­siert Aufgaben erledigen. Sie können Bedin­gun­gen prüfen und unter­schied­li­che Aufgaben erledigen. Diese Aufgaben werden auch Aktionen genannt.

Welche Aufgaben ein Flow über­neh­men kann, hängt davon ab, welche Kon­nek­to­ren zur Verfügung stehen. Das heißt, dass ein Outlook-Konnektor Aktionen wie das Versenden von E‑Mails ermög­licht, während ein Dataverse Konnektor bei­spiels­wei­se das Erstellen oder Ändern von Daten­sät­zen ermög­licht. Insgesamt gibt es über 600 fertige Kon­nek­to­ren für die Power Platform, die jeweils passende Aktionen für die ange­bun­de­ne Software bereithalten.

Unter­schie­den werden Cloud-Flows nach ihren unter­schied­li­chen Startbedingungen:

  • Auto­ma­ti­sier­ter Cloud-Flow
  • Sofor­ti­ger Cloud-Flow
  • Geplanter Cloud-Flow

Auto­ma­ti­sier­ter Cloud-Flow

Diese Flows starten und laufen auto­ma­tisch, sobald ein bestimm­tes Ereignis eintritt. So ein Ereignis kann bei­spiels­wei­se der Eingang einer E‑Mail oder das Erstellen eines Daten­sat­zes im Dataverse sein. Genau wie die Aktionen variieren auch die Start­ereig­nis­se mit den Kon­nek­to­ren, die zur Verfügung stehen und jeder Konnektor bringt wieder Ereig­nis­se in Bezug auf die ange­bun­de­ne Software mit.

Auto­ma­ti­sier­te Cloud-Flows schlagen eine Brücke zwischen ver­schie­de­nen Anwen­dun­gen sowie zwischen lokalen und Cloud-Anwendungen.

Sofor­ti­ger Cloud-Flow

Sofortige Cloud-Flows starten nicht auto­ma­tisch anhand eines Ereig­nis­ses, sondern werden manuell zu einem belie­bi­gen Zeitpunkt durch die Userinnen und User angestoßen.

Geplanter Cloud-Flow

Diese zeit­ge­steu­er­ten Flows ermög­li­chen es einen bestimm­ten Zeitpunkt für die Aus­füh­rung fest­zu­le­gen. Dadurch sind sie unab­hän­gig von Ereig­nis­sen und ohne manuellen Aufwand aus­führ­bar. Dabei ist es auch möglich den geplanten Cloud-Flow regel­mä­ßig – bei­spiels­wei­se jeden Montag um 7 Uhr – laufen zu lassen.

Wichtig: Die bekannten Prozesse aus Dataverse bzw. der Customer Enga­ge­ment Welt von Dynamics 365 gibt es weiterhin und werden durch die Power Automate Flows ergänzt.

Anwen­dungs­bei­spie­le für Power Automate

So zahlreich die Daten­kon­nek­to­ren, Trigger und Aktionen in Power Automate sind, so zahlreich sind auch die Anwen­dungs­mög­lich­kei­ten. Hier haben wir ein paar prak­ti­sche Beispiele zusammengetragen:

  • Geneh­mi­gungs- und Freigabeprozesse
  • Syn­chro­ni­sie­rungs­auf­ga­ben
  • Upload-Aufgaben
  • Daten­satzer­stel­lung und Aktualisierung
  • Erin­ne­run­gen, Benachrichtigungen
  • Warnungen
  • E‑Mailversand und Weiterleitung
  • Social Media: teilen, posten
  • Einbinden AI-Builder bspw. Stimmung in E‑Mail analysieren
  • und viele mehr

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