Das DocumentsCorePack (DCP) ermöglicht es Ihnen seit langer Zeit, Dokumente auf Grundlage von Daten aus Dynamics 365 zu generieren. Mit Hilfe der Power Platform ist es nun möglich das DCP mit Microsoft Flow zu verbinden.
Hierzu hat mscrm-addons einen Konnektor zur Dokumentenautomatisierung mit DCP und Microsoft Flow bereitgestellt. Damit ist es jetzt auch möglich, die Funktionalitäten des DocumentsCorePacks zu nutzen, ohne eine Dynamics 365 Umgebung zu benötigen. Hierzu bietet einem der DocumentsCorePack Konnektor eine große Auswahl an Aktionen.
Die Anbindung an Flow bietet dem Anwender eine Vielzahl neuer Möglichkeiten. Da das DocumentsCorePack nicht mehr nur für Dynamics 365 verfügbar ist, lassen sich Dokumente an vielen Stellen innerhalb der Power Platform generieren.
So können Sie beispielsweise die Funktionen vom DCP innerhalb von PowerApps nutzen und die Generierung von Dokumenten mit Flow-Aktionen deutlich vereinfachen. Zudem bieten die unzähligen Flow-Trigger für Drittsysteme die Möglichkeit Dokumente an verschiedensten Stellen zu generieren und zu verarbeiten (z.B. Outlook, Social Media oder Sharepoint).
Erstellung eines DCP Flows
Um das DocumentsCorePack innerhalb von Flow zu nutzen, müssen der Konnektor und eine entsprechende Lizenz für den DocumentsCorePack Konnektor vorliegen. Anschließend kann man aus verschiedensten Konnektoren einen Trigger auswählen oder den Flow bedarfsabhängig erstellen. In unserem Beispiel startet der Flow, sobald ein Datensatz vom Typ „Firma“ im Dataverse erstellt wurde.
Im zweiten Schritt muss ein E‑Mail-Datensatz innerhalb von Dataverse erstellt werden, damit dieser mit dem im Anschluss erstellten Dokument befüllt werden kann. Anschließend bietet mscrm-addons entsprechende Aktionen, um ein Dokument zu erstellen, dieses an eine E‑Mail anzufügen und die E‑Mail am Ende zu versenden.
Hierbei hat man verschiedenste Optionen, um die Dokumente nach den eigenen Vorstellungen zu erstellen. So kann man beispielsweise entscheiden welchen Datentyp das Dokument haben soll (z.B. pdf, docx oder als html-Datei). Zudem hat man die Möglichkeit das erstellte Dokument direkt in Sharepoint zu speichern oder an einen Netzwerkdrucker zu senden.
Fazit
Mit dem DocumentsCorePack Konnektor für die Power Platform, können Sie innerhalb von Flows und Canvas Apps mit nur wenig Aufwand dynamische Dokumente auf Grundlage des Dataverse erstellen. Durch die vielfältigen Optionen zur Generierung und Ablage, lassen sich eine Vielzahl von Anwendungsfällen abbilden, ohne dass dafür Programmierkenntnisse notwendig sind.
Haben Sie Fragen zur Dokumentenautomatisierung mit DCP und Microsoft Flow, dem angesprochenen Konnektor oder Microsoft Flow im Allgemeinen? Sprechen Sie uns gerne an! Wir helfen gerne und beraten Sie bei Bedarf zum Thema Lizenzierung und Umsetzung.
