Dokumentenautomatisierung mit DCP und Microsoft Flow

Das Docu­m­entsCore­Pack (DCP) ermög­licht es Ihnen seit langer Zeit, Dokumente auf Grundlage von Daten aus Dynamics 365 zu gene­rie­ren. Mit Hilfe der Power Platform ist es nun möglich das DCP mit Microsoft Flow zu verbinden.
Hierzu hat mscrm-addons einen Konnektor zur Doku­men­ten­au­to­ma­ti­sie­rung mit DCP und Microsoft Flow bereit­ge­stellt. Damit ist es jetzt auch möglich, die Funk­tio­na­li­tä­ten des Docu­m­entsCore­Packs zu nutzen, ohne eine Dynamics 365 Umgebung zu benötigen. Hierzu bietet einem der Docu­m­entsCore­Pack Konnektor eine große Auswahl an Aktionen.

Screenshot zeigt eine Auswahl der Aktionen, die durch den DCP Konnektor zur Verfügung stehen. Bspw. Datei als Notiz anhängen, Datei an E-Mail anfügen oder Datei drucken
Abbildung 1: Aktionen des DCP-Konnektors

Die Anbindung an Flow bietet dem Anwender eine Vielzahl neuer Mög­lich­kei­ten. Da das Docu­m­entsCore­Pack nicht mehr nur für Dynamics 365 verfügbar ist, lassen sich Dokumente an vielen Stellen innerhalb der Power Platform generieren.
So können Sie bei­spiels­wei­se die Funk­tio­nen vom DCP innerhalb von PowerApps nutzen und die Gene­rie­rung von Doku­men­ten mit Flow-Aktionen deutlich ver­ein­fa­chen. Zudem bieten die unzäh­li­gen Flow-Trigger für Dritt­sys­te­me die Mög­lich­keit Dokumente an ver­schie­dens­ten Stellen zu gene­rie­ren und zu ver­ar­bei­ten (z.B. Outlook, Social Media oder Sharepoint).

 

Erstel­lung eines DCP Flows

Um das Docu­m­entsCore­Pack innerhalb von Flow zu nutzen, müssen der Konnektor und eine ent­spre­chen­de Lizenz für den Docu­m­entsCore­Pack Konnektor vorliegen. Anschlie­ßend kann man aus ver­schie­dens­ten Kon­nek­to­ren einen Trigger auswählen oder den Flow bedarfs­ab­hän­gig erstellen. In unserem Beispiel startet der Flow, sobald ein Datensatz vom Typ „Firma“ im Dataverse erstellt wurde.

Screenshot zeigt die verschiedenen Schritte eines Flows, um mit Hilfe des DCP Konnektors ein Dokument zu generieren und per Mail zu versenden. Die Schritte sind: 1. Starte, sobald eine Zeile hinzugefügt wird 2. E-Mail erstellen 3. Dokumentauftrag erstellen 4. Dokumentauftrag an E-Mail anfügen 4. E-Mail senden
Abbildung 2: Flow zur Erstel­lung und Versand eines Dokuments

Im zweiten Schritt muss ein E‑Mail-Datensatz innerhalb von Dataverse erstellt werden, damit dieser mit dem im Anschluss erstell­ten Dokument befüllt werden kann. Anschlie­ßend bietet mscrm-addons ent­spre­chen­de Aktionen, um ein Dokument zu erstellen, dieses an eine E‑Mail anzufügen und die E‑Mail am Ende zu versenden.
Hierbei hat man ver­schie­dens­te Optionen, um die Dokumente nach den eigenen Vor­stel­lun­gen zu erstellen. So kann man bei­spiels­wei­se ent­schei­den welchen Datentyp das Dokument haben soll (z.B. pdf, docx oder als html-Datei). Zudem hat man die Mög­lich­keit das erstellte Dokument direkt in Share­point zu speichern oder an einen Netz­werk­dru­cker zu senden.

 

Fazit

Mit dem Docu­m­entsCore­Pack Konnektor für die Power Platform, können Sie innerhalb von Flows und Canvas Apps mit nur wenig Aufwand dyna­mi­sche Dokumente auf Grundlage des Dataverse erstellen. Durch die viel­fäl­ti­gen Optionen zur Gene­rie­rung und Ablage, lassen sich eine Vielzahl von Anwen­dungs­fäl­len abbilden, ohne dass dafür Pro­gram­mier­kennt­nis­se notwendig sind.

Haben Sie Fragen zur Doku­men­ten­au­to­ma­ti­sie­rung mit DCP und Microsoft Flow, dem ange­spro­che­nen Konnektor oder Microsoft Flow im All­ge­mei­nen? Sprechen Sie uns gerne an! Wir helfen gerne und beraten Sie bei Bedarf zum Thema Lizen­zie­rung und Umsetzung.

19 Juli 2022

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