Mit DocumentsCorePack (DCP) lassen sich beliebige Dokumente erstellen und – wie ein Serienbrief – automatisch mit Daten aus Ihrem Dynamics 365 bzw. aus der Power Platform befüllen. So können Sie im Handumdrehen standardisierte Angebote, Rechnungen, E‑Mails oder Nachweise für Ihre Kunden erstellen. Die Vorlagen dafür werden mit Microsoft Word erstellt und anschließend im CRM hinterlegt. Dieser Blogbeitrag gibt eine Einführung in das Erstellen der Vorlagen mit dem DCP Template Designer und zeigt Ihnen einige Funktionen des DocumentsCorePack.
Das DocumentsCorePack – oder kurz: DCP – ist eine Erweiterung für Dynamics 365 und die Power Platform. Es dient dazu, Dokumente automatisiert mit Daten zu befüllen und diese zu speichern, zu drucken oder per Mail zu verschicken.
Generell gibt es zwei Ausführungen: die serverbasierte Variante und die clientbasierte Variante. Der Unterschied besteht unter anderem darin, wer die generierten Dokumente berechnet – der DCP-Server oder Ihr lokaler Rechner. Außerdem gibt es bei der serverbasierten Variante einige Bonbons was die Verarbeitung der Dokumente und die Automatismen betrifft, nichtsdestotrotz ist die clientbasierte Variante nicht unwichtig: Diese wird als AddIn von MS-Word installiert und stellt den DCP Template Designer bereit. Damit erstellen und gestalten Sie Ihre DCP-Vorlagen.
Neue Vorlage erstellen
Um eine neue DCP-Vorlage zu erstellen, können Sie entweder eine leere Word-Datei verwenden oder eine vorhandene Datei bearbeiten, die bereits Texte oder Bilder enthält.
Sobald Sie eine Datei in Word geöffnet haben, können Sie den Reiter www.mscrm-addons.com aufrufen. Darunter befindet sich der Button Seriendruckfelder einfügen, durch den Sie den DCP Template Designer öffnen (Abbildung 1).
Abbildung 2 zeigt den Template Designer, mit dessen Hilfe Sie Ihre Vorlagen erstellen und bearbeiten können.
Generell wird eine DCP-Vorlage für eine festgelegte Tabelle¹ erstellt. Das heißt Sie können Datensätze aus dieser Tabelle auswählen, um die Dokumente zu generieren. Welche Tabelle das ist, legen Sie durch den Typ fest (Abbildung 2).
Anschließend können Sie schon die ersten Seriendruckfelder zu Ihrer Vorlage hinzufügen. Wichtig: Der Typ der Vorlage ist dann nicht mehr anpassbar.
¹Früher: Entität → siehe auch „Microsoft Dataverse: Der Common Data Service hat einen neuen Namen“
Vorlagen gestalten
In den folgenden Abschnitten geben wir Ihnen ein paar Tipps und Kniffe an die Hand, wie Sie aus einer (fast) leeren Word-Datei eine DCP-Vorlage für Ihre Angebote, Rechnungen, E‑Mails oder andere Dokumente machen können.
Seriendruckfelder einfügen
Im DCP Template Designer sind alle Spalten² aufgelistet, die es in der ausgewählten Tabelle gibt. Da das in den meisten Fällen recht viele sind, gibt es die Möglichkeit, nach bestimmten Spalten zu suchen (Abbildung 3).
Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Spalte, fügen Sie diese zur Vorlage hinzu. Auf der Vorlage stehen die hinzugefügten Spalten mit ihrem Schemanamen in spitzen Klammern (Abbildung 4).
Neben den Feldern der ausgewählten Tabelle, stehen Ihnen auch die Spalten aus verknüpften Tabellen für die Gestaltung der Vorlage zur Verfügung. Beispielsweise ist eine Firma über das Lookup Besitzer mit der Tabelle Benutzer verknüpft. Deshalb können Sie die Spalten der Benutzer-Tabelle für Ihre Vorlage nutzen, indem Sie im Template-Designer den Eintrag Besitzer (Benutzer) erweitern. Dadurch können Sie beispielsweise die E‑Mailadresse oder die Telefonnummer der zuständigen Kundenbetreuer*innen in Ihre Vorlage einbinden.
Das funktioniert für beliebig viele Ebenen, da die Benutzer-Tabelle wiederum über Lookups mit weiteren Tabellen verknüpft ist.
² Früher: Felder → siehe auch „Microsoft Dataverse: Der Common Data Service hat einen neuen Namen“
Formatierung der Vorlagen
Die generierten Dokumente und E‑Mails werden genauso formatiert, wie Sie es in der Vorlage festlegen. Das gilt genauso für die Seriendruckfelder.
Markieren Sie die Seriendruckfelder, die Sie formatieren möchten und wählen Sie fettgedruckt, farbig, eine bestimmte Schriftart oder ‑größe (Abbildung 5). Wenn Sie anschließend die Vorlage mit Daten füllen (s.u.), ist das fertige Dokument genauso formatiert, wie die Vorlage (Abbildung 6). Statischer Text, Absätze, Leertasten, Bilder etc. werden an ihrer festgelegten Position übernommen.
Wenn der eingefügte Text, wie beispielsweise bei Beschreibungen, über mehrere Zeilen geht, rückt alles Nachfolgende entsprechend weiter nach unten (Abbildung 7). Genauso verhält es sich bei sogenannten statischen Dokumenten³ auf die Sie in Ihrer Vorlage verweisen können.
Dadurch kann es bei den fertigen Dokumenten vorkommen, dass Textteile, Bilder oder Seriendruckfelder auf die nächste Seite rutschen. Das sollten Sie beim Entwerfen Ihrer Vorlagen im Hinterkopf behalten und sich das Ergebnis zwischendurch immer Mal wieder anschauen (s.u.). Manchmal ist es sinnvoll in der Vorlage von vornherein Seitenumbrüche einzufügen.
³ Statische Dokumente sind separate Text- oder Bildvorlagen, auf die Sie verweisen können. Das ist beispielsweise dann hilfreich, wenn bestimmte Texte, Fuß- und Kopfzeilen oder Bilder für mehrere Vorlagen verwendet werden sollen und/oder von bestimmten Bedingungen abhängig sind.
Funktionalitäten von Microsoft Word ausnutzen
Um Ihre Vorlagen zu gestalten, können Sie sich an der gesamten Vielfalt von Word bedienen. Bei uns kommen bspw. die Schnellbausteine oft zum Einsatz.
Vor allem die IF-Funktion wird zu einem vielseitig einsetzbaren Werkzeug, weil Sie die Seriendruckfelder für die Prüfungsbedingung verwenden und somit Informationen beliebig ein- und ausblenden können. Abbildung 8 zeigt die IF-Funktion am Beispiel der Adresse, die nur ausgegeben wird, wenn Daten enthalten sind.
Datensätze aus anderen Tabellen
In vielen Fällen ist es interessant eine Übersicht mit Datensätzen aus dem CRM einzubinden. Bei Angeboten, Aufträgen und Rechnungen sind das beispielsweise Produktpositionen. Bei Firmen können es Kontakte, Aktivitäten, Anfragen und vieles mehr sein.
Um diese Übersichten hinzuzufügen, können Sie eine der Vorlagen nutzen, die das DCP bereitstellt.
Dazu wählen Sie im Template Designer den Reiter Zusätzlich und klicken auf den Pfeil neben dem Button Neue Entität/Verbindung. Dadurch öffnen Sie das DropDown-Menü mit einigen vordefinierten Vorlagen (Abbildung 9).
Nachdem Sie sich die passende Vorlage ausgesucht haben, fügen Sie das erste Feld mit einem Doppelklick zu Ihrer Vorlage hinzu. Es geht ein Dialog auf, in dem Sie verschiedene Einstellungen treffen können:
- Sollen die Datensätze als Tabelle oder als Liste angezeigt werden?
- Wie viele Spalten benötigt die Tabelle?
- Sind Kopf- und/oder Fußzeile relevant?
- Sollen alle Datensätze ausgegeben werden oder reichen Werte aus dem ersten Datensatz?
Vorlagen speichern, ausprobieren und im CRM einspielen
Während des Entwurfsprozesses ist es sinnvoll die Vorlage immer mal wieder mit Daten aus dem CRM zu füllen, um zu sehen, wie die Platzverhältnisse und die Formatierung aussehen.
Dazu können Sie die docx-Datei einfach auf Ihrem Desktop oder in einem beliebigen Ordner speichern – genauso wie Sie andere Dateien abspeichern.
Anschließend wählen Sie im Reiter www.mscrm-addons.com den Button Daten auswählen (Abbildung 10).
Dadurch öffnen Sie den Dialog, um die Datensätze auszuwählen, mit dessen Informationen die Vorlage befüllt wird.
Um die Vorlage auszuprobieren, reicht in der Regel ein Datensatz aus. Sie können nach einem bestimmten Datensatz suchen, indem Sie ein Stichwort in die Suche eingeben oder sich alle Ergebnisse anzeigen lassen. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit gespeicherte Ansichten aus dem CRM zu verwenden. Sobald Sie auf den Button Suchen klicken, bekommen Sie eine Liste mit den Ergebnissen (Abbildung 11).
Um eine fertiggestellte Vorlage ins CRM zu übertragen, gibt es unter dem Reiter www.mscrm-addons.com einen Button Vorlage speichern. Dadurch speichern Sie die Vorlage im CRM und nicht mehr lokal auf Ihrem Rechner. Die Vorlage steht jetzt allen CRM-Benutzern zur Verfügung und kann auch für die Serverbasierte Dokumentgenerierung verwendet werden.
Um vorhandene Vorlagen anzupassen, nutzen Sie den Button Vorlage öffnen. Zu jeder Tabelle sind die vorhandenen Vorlagen aufgelistet. Sie können diese öffnen, indem Sie die gewünschte auswählen und unten den Button öffnen wählen.
Mit Hilfe der vorangegangenen Tipps und etwas Geduld können Sie jetzt einige Vorlagen für Angebote, Rechnungen, E‑Mails etc. selbst zusammenstellen und nutzen.
Haben Sie weitere Fragen zur Vorlagen-Gestaltung oder zum DocumentsCorePack?
Sprechen Sie uns an! Wir helfen gerne und beraten Sie bei Bedarf auch zur Lizensierung und Umsetzung. Wenn Sie möchten übernehmen wir auch die Gestaltung der Vorlagen nach Ihren Wünschen.
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