DocumentsCorePack (DCP) Template Designer – Erstellen von Vorlagen

Mit Docu­m­entsCore­Pack (DCP) lassen sich beliebige Dokumente erstellen und – wie ein Seri­en­brief – auto­ma­tisch mit Daten aus Ihrem Dynamics 365  bzw. aus der Power Platform befüllen. So können Sie im Hand­um­dre­hen stan­dar­di­sier­te Angebote, Rech­nun­gen, E‑Mails oder Nachweise für Ihre Kunden erstellen. Die Vorlagen dafür werden mit Microsoft Word erstellt und anschlie­ßend im CRM hin­ter­legt. Dieser Blog­bei­trag gibt eine Ein­füh­rung in das Erstellen der Vorlagen mit dem DCP Template Designer und zeigt Ihnen einige Funk­tio­nen des DocumentsCorePack.

Das Docu­m­entsCore­Pack – oder kurz: DCP – ist eine Erwei­te­rung für Dynamics 365 und die Power Platform. Es dient dazu, Dokumente auto­ma­ti­siert mit Daten zu befüllen und diese zu speichern, zu drucken oder per Mail zu verschicken.

Generell gibt es zwei Aus­füh­run­gen: die ser­ver­ba­sier­te Variante und die cli­en­t­ba­sier­te Variante. Der Unter­schied besteht unter anderem darin, wer die gene­rier­ten Dokumente berechnet – der DCP-Server oder Ihr lokaler Rechner. Außerdem gibt es bei der ser­ver­ba­sier­ten Variante einige Bonbons was die Ver­ar­bei­tung der Dokumente und die Auto­ma­tis­men betrifft, nichts­des­to­trotz ist die cli­en­t­ba­sier­te Variante nicht unwichtig: Diese wird als AddIn von MS-Word instal­liert und stellt den DCP Template Designer bereit. Damit erstellen und gestalten Sie Ihre DCP-Vorlagen.

Neue Vorlage erstellen

Um eine neue DCP-Vorlage zu erstellen, können Sie entweder eine leere Word-Datei verwenden oder eine vor­han­de­ne Datei bear­bei­ten, die bereits Texte oder Bilder enthält.

Sobald Sie eine Datei in Word geöffnet haben, können Sie den Reiter www.mscrm-addons.com aufrufen. Darunter befindet sich der Button Seri­en­druck­fel­der einfügen, durch den Sie den DCP Template Designer öffnen (Abbildung 1).

Der Screenshot zeigt die Menüleiste von Microsoft Word mit einem zusätzlichen, gelb markierten Reiter "www.mscrm-addons.com". Außerdem ist der Button "Seriendruckfelder einfügen" gelb markiert, weil dadurch der Template Designer für das DCP geöffnet wird.
Abbildung 1: DCP Template Designer aufrufen

Abbildung 2 zeigt den Template Designer, mit dessen Hilfe Sie Ihre Vorlagen erstellen und bear­bei­ten können.

Generell wird eine DCP-Vorlage für eine fest­ge­leg­te Tabelle¹ erstellt. Das heißt Sie können Daten­sät­ze aus dieser Tabelle auswählen, um die Dokumente zu gene­rie­ren. Welche Tabelle das ist, legen Sie durch den Typ fest (Abbildung 2).

Der Screenshot zeigt den DCP Template Designer. Oben ist das Feld "Typ" gelb markiert und die Tabelle "Firma (account)" ist ausgewählt.
Abbildung 2: DCP Template Designer

Anschlie­ßend können Sie schon die ersten Seri­en­druck­fel­der zu Ihrer Vorlage hin­zu­fü­gen. Wichtig: Der Typ der Vorlage ist dann nicht mehr anpassbar.

 

¹Früher: Entität → siehe auch „Microsoft Dataverse: Der Common Data Service hat einen neuen Namen

Vorlagen gestalten

In den folgenden Abschnit­ten geben wir Ihnen ein paar Tipps und Kniffe an die Hand, wie Sie aus einer (fast) leeren Word-Datei eine DCP-Vorlage für Ihre Angebote, Rech­nun­gen, E‑Mails oder andere Dokumente machen können.

Seri­en­druck­fel­der einfügen

Der Screenshot zeigt einen Ausschnitt aus dem DCP Template Designer. Zu sehen ist eine Liste mit den Spalten aus der Firmen-Tabelle des CRM, die zur Vorlage hinzugefügt werden können. Außerdem enthält das Suchfeld den Begriff "Firmen", sodass die zur Auswahl stehenden Spalten entsprechend gefiltert sind.
Abbildung 3: Seri­en­druck­fel­der hinzufügen

Im DCP Template Designer sind alle Spalten² auf­ge­lis­tet, die es in der aus­ge­wähl­ten Tabelle gibt. Da das in den meisten Fällen recht viele sind, gibt es die Mög­lich­keit, nach bestimm­ten Spalten zu suchen (Abbildung 3).

Der Screenshot zeigt ein eingefügtes Seriendruckfeld im Word-Dokument. Zu sehen ist der Schemaname der eingefügten Spalte. Er steht in spitzen Klammern und ist umrahmt.
Abbildung 4

Mit einem Dop­pel­klick auf die gewünsch­te Spalte, fügen Sie diese zur Vorlage hinzu. Auf der Vorlage stehen die hin­zu­ge­füg­ten Spalten mit ihrem Sche­ma­na­men in spitzen Klammern (Abbildung 4).

Neben den Feldern der aus­ge­wähl­ten Tabelle, stehen Ihnen auch die Spalten aus ver­knüpf­ten Tabellen für die Gestal­tung der Vorlage zur Verfügung. Bei­spiels­wei­se ist eine Firma über das Lookup Besitzer mit der Tabelle Benutzer verknüpft. Deshalb können Sie die Spalten der Benutzer-Tabelle für Ihre Vorlage nutzen, indem Sie im Template-Designer den Eintrag Besitzer (Benutzer) erweitern. Dadurch können Sie bei­spiels­wei­se die E‑Mailadresse oder die Tele­fon­num­mer der zustän­di­gen Kundenbetreuer*innen in Ihre Vorlage einbinden.

Das funk­tio­niert für beliebig viele Ebenen, da die Benutzer-Tabelle wiederum über Lookups mit weiteren Tabellen verknüpft ist.

 

² Früher: Felder → siehe auch „Microsoft Dataverse: Der Common Data Service hat einen neuen Namen

For­ma­tie­rung der Vorlagen

Die gene­rier­ten Dokumente und E‑Mails werden genauso for­ma­tiert, wie Sie es in der Vorlage festlegen. Das gilt genauso für die Seriendruckfelder.

Markieren Sie die Seri­en­druck­fel­der, die Sie for­ma­tie­ren möchten und wählen Sie fett­ge­druckt, farbig, eine bestimmte Schrift­art oder ‑größe (Abbildung 5). Wenn Sie anschlie­ßend die Vorlage mit Daten füllen (s.u.), ist das fertige Dokument genauso for­ma­tiert, wie die Vorlage (Abbildung 6). Sta­ti­scher Text, Absätze, Leer­tas­ten, Bilder etc. werden an ihrer fest­ge­leg­ten Position übernommen.

Der Screenshot zeigt eine beispielhafte DCP Vorlage mit eingefügten Seriendruckfeldern aus dem Template Designer. Diese sind verschieden formatiert. Zu sehen sind Beispiele in dicker und roter Schrift, sowie verschiedene Schriftarten und -größen.
Abbildung 5: For­ma­tie­rung der Vorlagen

 

Der Screenshot zeigt, wie die DCP Vorlage aus Abbildung 5 als fertiges Dokument aussehen würde. Die eingesetzten Daten sind genauso formatiert und das Bild befindet sich an der gleichen Position.
Abbildung 6: For­ma­tie­rung im fertigen Dokument

 

Wenn der ein­ge­füg­te Text, wie bei­spiels­wei­se bei Beschrei­bun­gen, über mehrere Zeilen geht, rückt alles Nach­fol­gen­de ent­spre­chend weiter nach unten (Abbildung 7).  Genauso verhält es sich bei soge­nann­ten sta­ti­schen Doku­men­ten³ auf die Sie in Ihrer Vorlage verweisen können.

Dadurch kann es bei den fertigen Doku­men­ten vorkommen, dass Textteile, Bilder oder Seri­en­druck­fel­der auf die nächste Seite rutschen. Das sollten Sie beim Entwerfen Ihrer Vorlagen im Hin­ter­kopf behalten und sich das Ergebnis zwi­schen­durch immer Mal wieder anschauen (s.u.). Manchmal ist es sinnvoll in der Vorlage von vorn­her­ein Sei­ten­um­brü­che einzufügen.

Der Screenshot zeigt ein Beispiel, bei dem ein längerer Text in die Vorlage eingefügt wird. Oben ist wieder eine Vorlage mit Seriendruckfeldern zu sehen. Zusätzlich gibt es das Feld "Beschreibung". Unten ist die Vorlage mit Daten befüllt. Die Beschreibung ist mehrere Zeilen lang, deshalb rutschen die Serienfelder unterhalb der Beschreibung entsprechend nach unten. Absätze werden beibehalten.
Abbildung 7: For­ma­tie­rung mit längeren Texten.

³ Statische Dokumente sind separate Text- oder Bild­vor­la­gen, auf die Sie verweisen können. Das ist bei­spiels­wei­se dann hilfreich, wenn bestimmte Texte, Fuß- und Kopf­zei­len oder Bilder für mehrere Vorlagen verwendet werden sollen und/oder von bestimm­ten Bedin­gun­gen abhängig sind. 

Funk­tio­na­li­tä­ten von Microsoft Word ausnutzen

Der Screenshot zeigt ein Beispiel für die Verwendung der IF-Funktion im Zusammenspiel mit den Seriendruckfeldern des DCP.
Abbildung 8: IF-Funktion

Um Ihre Vorlagen zu gestalten, können Sie sich an der gesamten Vielfalt von Word bedienen. Bei uns kommen bspw. die Schnell­bau­stei­ne oft zum Einsatz.

Vor allem die IF-Funktion wird zu einem viel­sei­tig ein­setz­ba­ren Werkzeug, weil Sie die Seri­en­druck­fel­der für die Prü­fungs­be­din­gung verwenden und somit Infor­ma­tio­nen beliebig ein- und aus­blen­den können. Abbildung 8 zeigt die IF-Funktion am Beispiel der Adresse, die nur aus­ge­ge­ben wird, wenn Daten enthalten sind.

Daten­sät­ze aus anderen Tabellen

Der Screenshot zeigt den DCP Template Designer mit geöffnetem DropDown Menü, um die vordefinierten Verbindungen hinzuzufügen.
Abbildung 9: vor­de­fi­nier­te Ver­bin­dun­gen hinzufügen

In vielen Fällen ist es inter­es­sant eine Übersicht mit Daten­sät­zen aus dem CRM ein­zu­bin­den. Bei Angeboten, Aufträgen und Rech­nun­gen sind das bei­spiels­wei­se Pro­dukt­po­si­tio­nen. Bei Firmen können es Kontakte, Akti­vi­tä­ten, Anfragen und vieles mehr sein.

Um diese Über­sich­ten hin­zu­zu­fü­gen, können Sie eine der Vorlagen nutzen, die das DCP bereitstellt.

Dazu wählen Sie im Template Designer den Reiter Zusätz­lich und klicken auf den Pfeil neben dem Button Neue Entität/Verbindung. Dadurch öffnen Sie das DropDown-Menü mit einigen vor­de­fi­nier­ten Vorlagen (Abbildung 9).

Nachdem Sie sich die passende Vorlage aus­ge­sucht haben, fügen Sie das erste Feld mit einem Dop­pel­klick zu Ihrer Vorlage hinzu. Es geht ein Dialog auf, in dem Sie ver­schie­de­ne Ein­stel­lun­gen treffen können:

  • Sollen die Daten­sät­ze als Tabelle oder als Liste angezeigt werden?
  • Wie viele Spalten benötigt die Tabelle?
  • Sind Kopf- und/oder Fußzeile relevant?
  • Sollen alle Daten­sät­ze aus­ge­ge­ben werden oder reichen Werte aus dem ersten Datensatz?

Vorlagen speichern, aus­pro­bie­ren und im CRM einspielen

Während des Ent­wurfs­pro­zes­ses ist es sinnvoll die Vorlage immer mal wieder mit Daten aus dem CRM zu füllen, um zu sehen, wie die Platz­ver­hält­nis­se und die For­ma­tie­rung aussehen.

Zeigt die Menüleiste unter dem Reiter "www.mscrm-addons.com". Der Button "Daten auswählen" ist gelb markiert.
Abbildung 10: Vorlage mit Daten füllen

Dazu können Sie die docx-Datei einfach auf Ihrem Desktop oder in einem belie­bi­gen Ordner speichern – genauso wie Sie andere Dateien abspeichern.

Anschlie­ßend wählen Sie im Reiter www.mscrm-addons.com den Button Daten auswählen (Abbildung 10).

Dadurch öffnen Sie den Dialog, um die Daten­sät­ze aus­zu­wäh­len, mit dessen Infor­ma­tio­nen die Vorlage befüllt wird.

Um die Vorlage aus­zu­pro­bie­ren, reicht in der Regel ein Datensatz aus. Sie können nach einem bestimm­ten Datensatz suchen, indem Sie ein Stichwort in die Suche eingeben oder sich alle Ergeb­nis­se anzeigen lassen. Zusätz­lich gibt es die Mög­lich­keit gespei­cher­te Ansichten aus dem CRM zu verwenden. Sobald Sie auf den Button Suchen klicken, bekommen Sie eine Liste mit den Ergeb­nis­sen (Abbildung 11).

Zeigt die Menüleiste im Dialog zur Auswahl der Datensätze.
Abbildung 11: Daten­sät­ze finden

Um eine fer­tig­ge­stell­te Vorlage ins CRM zu über­tra­gen, gibt es unter dem Reiter www.mscrm-addons.com einen Button Vorlage speichern. Dadurch speichern Sie die Vorlage im CRM und nicht mehr lokal auf Ihrem Rechner. Die Vorlage steht jetzt allen CRM-Benutzern zur Verfügung und kann auch für die Ser­ver­ba­sier­te Doku­ment­ge­ne­rie­rung verwendet werden.

Um vor­han­de­ne Vorlagen anzu­pas­sen, nutzen Sie den Button Vorlage öffnen. Zu jeder Tabelle sind die vor­han­de­nen Vorlagen auf­ge­lis­tet. Sie können diese öffnen, indem Sie die gewünsch­te auswählen und unten den Button öffnen wählen.

Mit Hilfe der vor­an­ge­gan­ge­nen Tipps und etwas Geduld können Sie jetzt einige Vorlagen für Angebote, Rech­nun­gen, E‑Mails etc. selbst zusam­men­stel­len und nutzen.

Haben Sie weitere Fragen zur Vorlagen-Gestal­tung oder zum DocumentsCorePack?

Sprechen Sie uns an! Wir helfen gerne und beraten Sie bei Bedarf auch zur Lizen­sie­rung und Umsetzung. Wenn Sie möchten über­neh­men wir auch die Gestal­tung der Vorlagen nach Ihren Wünschen.

 

Zum Thema:

Docu­m­entsCore­Pack: Eine Ver­bin­dung zur Ziel­or­ga­ni­sa­ti­on herstellen

Dynamics 365

 

Nicht gefunden was Sie suchen? Wir helfen Ihnen weiter!

support

Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, helfen Ihnen unsere Experten für digitale Lösungen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns!