Die Aufgaben eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Als ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem wird eine Soft­ware­lö­sung bezeich­net, die eine auto­ma­ti­sier­te und umfas­sen­de Ver­wal­tung von Doku­men­ten und Infor­ma­tio­nen ermög­licht. Der Einsatz eines DMS ist immer dann angezeigt, wenn Infor­ma­tio­nen und Geschäfts­pro­zes­se digi­ta­li­siert, orga­ni­siert und beschleu­nigt werden sollen. Dies trifft grund­sätz­lich auf alle Arbeits­be­rei­che und Teile einer Firma zu. Da ein DMS also über viel­fäl­ti­ge Funk­tio­nen verfügt, kann es passieren, dass manche Vorzüge der Software nicht beachtet werden, da sie nicht so im Fokus stehen, aber dennoch wichtig sein können. Daher haben wir hier die wesent­li­chen Aufgaben eines Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems kurz zusammengefasst:

Revision

Dokumente, die sich in einem von einem DMS ver­wal­te­ten digitalen Archiv befinden, können erst gelöscht werden, wenn die gesetz­li­che Auf­be­wah­rungs­frist hierfür erreicht ist. Es ist jederzeit nach­voll­zieh­bar, welche Ände­run­gen am Dokument zu welchem Zeitpunkt und von welcher Person erfolgt sind. Ein gutes DMS genügt allen gesetz­li­chen Datenschutzbestimmungen.

Digi­ta­li­sie­rung

Mittels eines DMS schaffen Sie das papier­lo­se Unter­neh­men und alle Mitarbeiter*innen erhalten sofort und auto­ma­tisch die Infor­ma­tio­nen, die sie aktuell benötigen.

Anwen­dungs­freund­lich­keit

Ein gutes DMS verfügt über eine über­sicht­li­che Ober­flä­che und ist intuitiv bedienbar, so dass es trotz seiner hohen Funk­tio­na­li­tät ohne lang­wie­ri­ge und teure Schu­lun­gen einfach und effizient zu verwenden ist.

Archi­vie­rung

Dass ein DMS Ihre digitalen Daten archi­viert, ist banal. Effizient ist dies aller­dings erst, sobald Ihre Mitarbeiter*innen die Existenz eines Archivs gar nicht bemerken, sondern sie die Daten, die sie benötigen und einsehen dürfen, ohne mühsam suchen zu müssen auf ihrem Monitor, Tablet oder Mobil­te­le­fon angezeigt bekommen. Umgekehrt sollten Dokumente, die veraltet sind und auch keiner gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflicht mehr unter­lie­gen, auto­ma­tisch gelöscht werden.

Team­ar­beit

Mehrere User – ob Kolleg*innen oder Externe – können durch den Einsatz eines DMS ein Dokument gleich­zei­tig bear­bei­ten. Zwi­schen­stän­de, aber auch das fertig bear­bei­te­te wie auch das ursprüng­li­che Dokument werden bzw. bleiben im System gespeichert.

Workflow

Ein DMS auto­ma­ti­siert die Arbeits­ab­läu­fe, wie z.B. Ver­ar­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen, Erreichen von Fristen bei Verträgen, Fehl­zei­ten­ma­nage­ment und Urlaubs­ver­wal­tung und vieles mehr.

Inte­gra­ti­on

Das DMS sollte optimal in Ihre IT-Infra­struk­tur ein­ge­passt sein, so dass immer die von Ihren Mitarbeiter*innen gewohnten Anwen­der­ober­flä­chen angezeigt werden: egal, ob Outlook, Share­Point, Microsoft Dynamics oder CRM. Damit dieses perfekt funk­tio­niert, stehen wir Ihnen hilfreich zur Seite.

Elek­tro­ni­sche Unterschriften

Ein gutes DMS bietet Ihnen die Mög­lich­keit elek­tro­ni­sche Unter­schrif­ten zu speichern und abzulegen. Dabei handelt es sich um ein­ge­scann­te und auf ein Dokument auf­ge­brach­te hand­schrift­li­che Unter­schrif­ten. Diese sind ebenso rechts­wirk­sam wie hand­schrift­li­che Unter­schrif­ten. Einige DMS bieten zusätz­lich eine Anbindung für qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Unter­schrif­ten, wie bei­spiels­wei­se DocuSign.

Trans­pa­renz

Ohne DMS bestehen Betriebs­ab­läu­fe häufig aus einem wirren Knäul komplexer Verfahren und unge­klär­ten Ver­ant­wort­lich­kei­ten. Ein DMS ordnet die Infor­ma­tio­nen und macht die exakten Zusam­men­hän­ge erst sichtbar.

Such­funk­ti­on

Beschäf­tig­te in einem Unter­neh­men ohne DMS müssen, wenn sie auf eine ältere Datei zugreifen wollen, deren Ablageort ihnen unbekannt ist, mit einer längeren Suchzeit rechnen. Aber selbst, wenn der Ablageort der Datei bekannt ist, kommt es bei einer ver­schach­tel­ten Ord­ner­struk­tur schnell zu einem „Durch­klick­ma­ra­thon“. Mit einem DMS haben sie gleich mehrere Optionen, um eine Datei zügig zu finden:

• Meta­da­ten­su­che
  Wird ein Dokument in einem DMS abgelegt, erfolgt direkt eine Ver­schlag­wor­tung. Es wird also mit Metadaten wie bei­spiels­wei­se Name des Lie­fe­ran­ten oder Auf­trags­num­mer versehen. Hierdurch erhalten Sie die Mög­lich­keit, sich z.B. die Kund­schaft innerhalb eines bestimm­ten Post­leit­zah­len­ge­bie­tes oder alle Rech­nun­gen eines Monats anzeigen zu lassen.
• Voll­text­su­che
  Ein DMS sucht den Daten­be­stand voll­stän­dig nach einem von Ihnen ein­ge­ge­be­nen Such­be­griff durch und wirft die Ergeb­nis­se umgehend aus. Bei einem umfang­rei­chen Daten­ar­chiv kann diese Liste jedoch schnell sehr lang werden, so dass selbst­ver­ständ­lich die Wahl eines möglichst signi­fi­kan­ten Such­be­griffs zu empfehlen ist.
• Kom­bi­na­ti­on von Volltext- und Metadatensuche
  Benötigen Sie bei­spiels­wei­se ein Anschrei­ben von Frau Müller aus dem Jahr 2022, in dem Dataverse erwähnt wurde, geben Sie in der Voll­text­such­funk­ti­on „Müller“ und „Dataverse“ sowie bei den Metadaten “2022” ein und Ihr DMS sucht Ihnen alle Dokumente zu Müller aus dem Jahr 2022 heraus, in dem der Begriff „Dataverse“ auftaucht.

Fazit:

Ein gutes DMS bietet viel mehr Vorteile für Ihr Unter­neh­men als „nur“ eine effi­zi­en­te Ver­wal­tung der Dokumente und rechts­kon­for­me Ablage.