Als ein Dokumentenmanagementsystem wird eine Softwarelösung bezeichnet, die eine automatisierte und umfassende Verwaltung von Dokumenten und Informationen ermöglicht. Der Einsatz eines DMS ist immer dann angezeigt, wenn Informationen und Geschäftsprozesse digitalisiert, organisiert und beschleunigt werden sollen. Dies trifft grundsätzlich auf alle Arbeitsbereiche und Teile einer Firma zu. Da ein DMS also über vielfältige Funktionen verfügt, kann es passieren, dass manche Vorzüge der Software nicht beachtet werden, da sie nicht so im Fokus stehen, aber dennoch wichtig sein können. Daher haben wir hier die wesentlichen Aufgaben eines Dokumentenmanagementsystems kurz zusammengefasst:
Revision
Dokumente, die sich in einem von einem DMS verwalteten digitalen Archiv befinden, können erst gelöscht werden, wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hierfür erreicht ist. Es ist jederzeit nachvollziehbar, welche Änderungen am Dokument zu welchem Zeitpunkt und von welcher Person erfolgt sind. Ein gutes DMS genügt allen gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.
Digitalisierung
Mittels eines DMS schaffen Sie das papierlose Unternehmen und alle Mitarbeiter*innen erhalten sofort und automatisch die Informationen, die sie aktuell benötigen.
Anwendungsfreundlichkeit
Ein gutes DMS verfügt über eine übersichtliche Oberfläche und ist intuitiv bedienbar, so dass es trotz seiner hohen Funktionalität ohne langwierige und teure Schulungen einfach und effizient zu verwenden ist.
Archivierung
Dass ein DMS Ihre digitalen Daten archiviert, ist banal. Effizient ist dies allerdings erst, sobald Ihre Mitarbeiter*innen die Existenz eines Archivs gar nicht bemerken, sondern sie die Daten, die sie benötigen und einsehen dürfen, ohne mühsam suchen zu müssen auf ihrem Monitor, Tablet oder Mobiltelefon angezeigt bekommen. Umgekehrt sollten Dokumente, die veraltet sind und auch keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht mehr unterliegen, automatisch gelöscht werden.
Teamarbeit
Mehrere User – ob Kolleg*innen oder Externe – können durch den Einsatz eines DMS ein Dokument gleichzeitig bearbeiten. Zwischenstände, aber auch das fertig bearbeitete wie auch das ursprüngliche Dokument werden bzw. bleiben im System gespeichert.
Workflow
Ein DMS automatisiert die Arbeitsabläufe, wie z.B. Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Erreichen von Fristen bei Verträgen, Fehlzeitenmanagement und Urlaubsverwaltung und vieles mehr.
Integration
Das DMS sollte optimal in Ihre IT-Infrastruktur eingepasst sein, so dass immer die von Ihren Mitarbeiter*innen gewohnten Anwenderoberflächen angezeigt werden: egal, ob Outlook, SharePoint, Microsoft Dynamics oder CRM. Damit dieses perfekt funktioniert, stehen wir Ihnen hilfreich zur Seite.
Elektronische Unterschriften
Ein gutes DMS bietet Ihnen die Möglichkeit elektronische Unterschriften zu speichern und abzulegen. Dabei handelt es sich um eingescannte und auf ein Dokument aufgebrachte handschriftliche Unterschriften. Diese sind ebenso rechtswirksam wie handschriftliche Unterschriften. Einige DMS bieten zusätzlich eine Anbindung für qualifizierte elektronische Unterschriften, wie beispielsweise DocuSign.
Transparenz
Ohne DMS bestehen Betriebsabläufe häufig aus einem wirren Knäul komplexer Verfahren und ungeklärten Verantwortlichkeiten. Ein DMS ordnet die Informationen und macht die exakten Zusammenhänge erst sichtbar.
Suchfunktion
Beschäftigte in einem Unternehmen ohne DMS müssen, wenn sie auf eine ältere Datei zugreifen wollen, deren Ablageort ihnen unbekannt ist, mit einer längeren Suchzeit rechnen. Aber selbst, wenn der Ablageort der Datei bekannt ist, kommt es bei einer verschachtelten Ordnerstruktur schnell zu einem „Durchklickmarathon“. Mit einem DMS haben sie gleich mehrere Optionen, um eine Datei zügig zu finden:
- Metadatensuche
Wird ein Dokument in einem DMS abgelegt, erfolgt direkt eine Verschlagwortung. Es wird also mit Metadaten wie beispielsweise Name des Lieferanten oder Auftragsnummer versehen. Hierdurch erhalten Sie die Möglichkeit, sich z.B. die Kundschaft innerhalb eines bestimmten Postleitzahlengebietes oder alle Rechnungen eines Monats anzeigen zu lassen. - Volltextsuche
Ein DMS sucht den Datenbestand vollständig nach einem von Ihnen eingegebenen Suchbegriff durch und wirft die Ergebnisse umgehend aus. Bei einem umfangreichen Datenarchiv kann diese Liste jedoch schnell sehr lang werden, so dass selbstverständlich die Wahl eines möglichst signifikanten Suchbegriffs zu empfehlen ist. - Kombination von Volltext- und Metadatensuche
Benötigen Sie beispielsweise ein Anschreiben von Frau Müller aus dem Jahr 2022, in dem Dataverse erwähnt wurde, geben Sie in der Volltextsuchfunktion „Müller“ und „Dataverse“ sowie bei den Metadaten “2022” ein und Ihr DMS sucht Ihnen alle Dokumente zu Müller aus dem Jahr 2022 heraus, in dem der Begriff „Dataverse“ auftaucht.
Fazit:
Ein gutes DMS bietet viel mehr Vorteile für Ihr Unternehmen als „nur“ eine effiziente Verwaltung der Dokumente und rechtskonforme Ablage.