Digitale Akten? - 5 gute Gründe für KMU

Dokumente werden zunehmend digital gehändelt. Aber lohnen sich digitale Akten für kleine und mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men (KMU) überhaupt? Diese Frage drängt sich früher oder später auf, wenn Sie darüber nach­den­ken, ob Sie ihre Dokumente auch weiterhin in Papier­form im Akten­ar­chiv auf­be­wah­ren wollen. Die Alter­na­ti­ve ist die Auf­be­wah­rung der Papiere in einem Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS).

Natürlich können wir diese Frage nicht all­ge­mein­gül­tig beant­wor­ten, aber wir haben 5 gute Gründe für Sie zusam­men­ge­tra­gen, die für ein digitales Büro sprechen:

 

1. Effizienz

Jederzeit und von jedem gewünsch­ten Ort aus kon­trol­lier­ter Zugriff auf alle für einen Vorgang rele­van­ten Dokumente – das ist das, was eine gute DMS-Lösung bietet. Die Zeit­er­spar­nis für das Wie­der­fin­den von Infor­ma­tio­nen ist enorm.

Eine clevere auto­ma­ti­sche Ver­schlag­wor­tung zusammen mit der Voll­text­su­che macht jedes Dokument sofort wieder auf­find­bar. Dies ist unab­hän­gig davon, ob es ursprüng­lich als gescann­tes Papier­do­ku­ment oder direkt aus einem E‑Mail-Anhang abgelegt wurde.

Mehrere Personen können ein Dokument gleich­zei­tig nutzen. Dafür müssen sie sich weder am gleichen Ort befinden noch muss der ent­spre­chen­de Akten­ord­ner physisch vorliegen. So ist es möglich auch spontan von zu Hause zu arbeiten.

Wo immer sinnvoll, wird die Arbeit durch Workflows unter­stützt. Diese begleiten den täglichen Arbeits­ab­lauf und helfen nötige Fristen ein­zu­hal­ten. Außerdem haben Sie dadurch immer den Überblick, sodass nichts mehr liegen bleibt oder übersehen wird. Der Workflow passt sich dabei immer an Ihre Arbeits­wei­sen und Prozesse an, nicht umgekehrt.

Darüber hinaus kann eine auto­ma­ti­sche Bele­ger­ken­nung für eine höhere Pro­duk­ti­vi­tät und deutlich weniger Fehler bei der Erfassung von Daten sorgen.

 

2. Com­pli­an­ce

Mit einem DMS können Sie die Vorgaben der vom Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um ver­öf­fent­lich­ten GoBD* quasi ganz nebenbei erfüllen. Dagegen ist die Anfor­de­rung, elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen im Ori­gi­nal­for­mat und unver­än­der­bar zu archi­vie­ren ohne digitales Doku­men­ten­ma­nage­ment nur schwer umzusetzen.

Ein DMS ver­ein­facht Audits und Betriebs­prü­fun­gen, da alle rele­van­ten Dokumente schnell und ziel­ge­rich­tet auf­find­bar sind. Es ermög­licht trans­pa­ren­ten Zugriff auf sensible Daten und kann so wichtige Auf­be­wah­rungs- und Doku­men­ta­ti­ons­pflich­ten ohne Mehr­auf­wand sicherstellen.

Dies gilt auch für die Anfor­de­run­gen aus der Daten­schutz­grund­ver­ord­nung (DSGVO).

*Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Führung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Datenzugriff

 

3. Sicher­heit

Wenn Dokumente elek­tro­nisch in einem DMS auf­be­wahrt werden, können sie immer wieder her­ge­stellt werden. Auch im Fall der Fälle nach einem Scha­dens­fall wie Feuer, Wasser oder Van­da­lis­mus. Eine sichere Auf­be­wah­rung von Geschäfts­un­ter­la­gen in Akten­ord­nen ist dagegen nur aufwändig zu realisieren.

 

4. Nach­hal­tig­keit

Die Pro­duk­ti­on einer Tonne Papier benötigt genau so viel Energie wie die Her­stel­lung einer Tonne Stahl (Quelle: Umwelt­bun­des­amt).

Damit ist die Papier­in­dus­trie der weltweit fünft­größ­te indus­tri­el­le Ener­gie­ver­brau­cher. Die Ein­spa­rung von Papier ist ein wesent­li­cher Beitrag zum Kli­ma­schutz. Werden die Drucke, die Dru­cker­her­stel­lung, die Archiv­raum­be­reit­stel­lung usw. berück­sich­tigt, ist der CO2-Verbrauch bei der Papier-Archi­vie­rung fast 1000fach höher als bei der reinen, digitalen Nutzung eines Dokumentes.

Mit den weiteren Ver­bes­se­run­gen in der Daten­spei­cher­tech­nik wird sich dies noch mehr zugunsten der DMS-Lösungen ver­schie­ben. Das ist also aktiver Umweltschutz.

 

5. Kos­ten­er­spar­nis

Alle Inves­ti­tio­nen in ein DMS machen sich schnell bezahlt. Neben der Pro­duk­ti­vi­täts­stei­ge­rung durch weniger Suchen und ver­rin­ger­ter Feh­ler­an­fäl­lig­keit in Kom­bi­na­ti­on mit oft deutlich ver­bes­ser­ten Geschäfts­pro­zes­sen und Workflows, ergeben sich große Ein­spa­run­gen im Vergleich zur phy­si­schen Dokumentenablage.

 

Fazit: Mehr Effizienz, größere Rechts­si­cher­heit, weniger Kosten. Die Digi­ta­li­sie­rung von Akten lohnt sich. Auch KMU pro­fi­tie­ren von der Ein­füh­rung eines Dokumentenmanagementsystems.

 

 

Wenn Sie mehr zum Thema digitale Akten für KMU und Doku­men­ten­ma­nage­ment und erfahren möchten, besuchen Sie: Sulz-Solutions: DMS-Lösungen

23 September 2020

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