Digitale Akten? - 5 gute Gründe für KMU

Dokumente werden zunehmend digital gehändelt. Aber lohnen sich digitale Akten für kleine und mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men (KMU) überhaupt? Diese Frage drängt sich früher oder später auf, wenn Sie darüber nach­den­ken, ob Sie ihre Dokumente auch weiterhin in Papier­form im Akten­ar­chiv auf­be­wah­ren wollen. Die Alter­na­ti­ve ist die Auf­be­wah­rung der Papiere in einem Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS).

Natürlich können wir diese Frage nicht all­ge­mein­gül­tig beant­wor­ten, aber wir haben 5 gute Gründe für Sie zusam­men­ge­tra­gen, die für ein digitales Büro sprechen:

 

1. Effizienz

Jederzeit und von jedem gewünsch­ten Ort aus kon­trol­lier­ter Zugriff auf alle für einen Vorgang rele­van­ten Dokumente – das ist das, was eine gute DMS-Lösung bietet. Die Zeit­er­spar­nis für das Wie­der­fin­den von Infor­ma­tio­nen ist enorm.

Eine clevere auto­ma­ti­sche Ver­schlag­wor­tung zusammen mit der Voll­text­su­che macht jedes Dokument sofort wieder auf­find­bar. Dies ist unab­hän­gig davon, ob es ursprüng­lich als gescann­tes Papier­do­ku­ment oder direkt aus einem E‑Mail-Anhang abgelegt wurde.

Mehrere Personen können ein Dokument gleich­zei­tig nutzen. Dafür müssen sie sich weder am gleichen Ort befinden noch muss der ent­spre­chen­de Akten­ord­ner physisch vorliegen. So ist es möglich auch spontan von zu Hause zu arbeiten.

Wo immer sinnvoll, wird die Arbeit durch Workflows unter­stützt. Diese begleiten den täglichen Arbeits­ab­lauf und helfen nötige Fristen ein­zu­hal­ten. Außerdem haben Sie dadurch immer den Überblick, sodass nichts mehr liegen bleibt oder übersehen wird. Der Workflow passt sich dabei immer an Ihre Arbeits­wei­sen und Prozesse an, nicht umgekehrt.

Darüber hinaus kann eine auto­ma­ti­sche Bele­ger­ken­nung für eine höhere Pro­duk­ti­vi­tät und deutlich weniger Fehler bei der Erfassung von Daten sorgen.

 

2. Com­pli­an­ce

Mit einem DMS können Sie die Vorgaben der vom Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um ver­öf­fent­lich­ten GoBD* quasi ganz nebenbei erfüllen. Dagegen ist die Anfor­de­rung, elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen im Ori­gi­nal­for­mat und unver­än­der­bar zu archi­vie­ren ohne digitales Doku­men­ten­ma­nage­ment nur schwer umzusetzen.

Ein DMS ver­ein­facht Audits und Betriebs­prü­fun­gen, da alle rele­van­ten Dokumente schnell und ziel­ge­rich­tet auf­find­bar sind. Es ermög­licht trans­pa­ren­ten Zugriff auf sensible Daten und kann so wichtige Auf­be­wah­rungs- und Doku­men­ta­ti­ons­pflich­ten ohne Mehr­auf­wand sicherstellen.

Dies gilt auch für die Anfor­de­run­gen aus der Daten­schutz­grund­ver­ord­nung (DSGVO).

*Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Führung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Datenzugriff

 

3. Sicher­heit

Wenn Dokumente elek­tro­nisch in einem DMS auf­be­wahrt werden, können sie immer wieder her­ge­stellt werden. Auch im Fall der Fälle nach einem Scha­dens­fall wie Feuer, Wasser oder Van­da­lis­mus. Eine sichere Auf­be­wah­rung von Geschäfts­un­ter­la­gen in Akten­ord­nen ist dagegen nur aufwändig zu realisieren.

 

4. Nach­hal­tig­keit

Die Pro­duk­ti­on einer Tonne Papier benötigt genau so viel Energie wie die Her­stel­lung einer Tonne Stahl (Quelle: Umwelt­bun­des­amt).

Damit ist die Papier­in­dus­trie der weltweit fünft­größ­te indus­tri­el­le Ener­gie­ver­brau­cher. Die Ein­spa­rung von Papier ist ein wesent­li­cher Beitrag zum Kli­ma­schutz. Werden die Drucke, die Dru­cker­her­stel­lung, die Archiv­raum­be­reit­stel­lung usw. berück­sich­tigt, ist der CO2-Verbrauch bei der Papier-Archi­vie­rung fast 1000fach höher als bei der reinen, digitalen Nutzung eines Dokumentes.

Mit den weiteren Ver­bes­se­run­gen in der Daten­spei­cher­tech­nik wird sich dies noch mehr zugunsten der DMS-Lösungen ver­schie­ben. Das ist also aktiver Umweltschutz.

 

5. Kos­ten­er­spar­nis

Alle Inves­ti­tio­nen in ein DMS machen sich schnell bezahlt. Neben der Pro­duk­ti­vi­täts­stei­ge­rung durch weniger Suchen und ver­rin­ger­ter Feh­ler­an­fäl­lig­keit in Kom­bi­na­ti­on mit oft deutlich ver­bes­ser­ten Geschäfts­pro­zes­sen und Workflows, ergeben sich große Ein­spa­run­gen im Vergleich zur phy­si­schen Dokumentenablage.

 

Fazit: Mehr Effizienz, größere Rechts­si­cher­heit, weniger Kosten. Die Digi­ta­li­sie­rung von Akten lohnt sich. Auch KMU pro­fi­tie­ren von der Ein­füh­rung eines Dokumentenmanagementsystems.

 

 

Wenn Sie mehr zum Thema digitale Akten für KMU und Doku­men­ten­ma­nage­ment und erfahren möchten, besuchen Sie: Sulz-Solutions: DMS-Lösungen

How To: Apps in MS Dynamics 365 selbst erstellen

Seit der Ein­füh­rung der Version 9 von Microsoft Dynamics 365 gibt es die Mög­lich­keit Entitäten, Prozesse, Dash­boards, Formulare, Ansichten und Diagramme innerhalb einer App zu bündeln. Diese soge­nann­ten model-driven Apps dienen dazu, dass jedes Team das Stück Dynamics 365/CRM, mit dem es tag­täg­lich arbeitet, sowohl auf mobilen End­ge­rä­ten als auch am PC und Laptop gleichermaßen […]

Mehr lesen

Scandienstleistungen für Ihr DMS - Warum nicht gemeinnützig?

Bei jedem Projekt rund um digitale Archi­vie­rung stellt sich früher oder später die Frage, wie die vor­han­de­nen Papier­ak­ten und ‑unter­la­gen gescannt werden sollen, um diese zukünftig im Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS) verfügbar zu haben. Dokumente und Akten nach­träg­lich zu digi­ta­li­sie­ren kostet aber viel Zeit und viele Res­sour­cen. Wer dies nicht selbst leisten will oder kann, nutzt dafür […]

Mehr lesen

DMS und Dokumentenmanagement - was ist das, wofür brauche ich es?

Jede Firma erzeugt im Laufe der Zeit viele unter­schied­li­che Dokumente. Dies sind bei­spiels­wei­se Angebote, Aufträge und Rech­nun­gen, die Sie schreiben oder erhalten, aber auch all­ge­mei­ner Schrift­ver­kehr und Prä­sen­ta­tio­nen. Viele dieser Dokumente liegen Ihnen wahr­schein­lich digital vor. Wenn diese einfach nur in einem klas­si­schen Ord­ner­sys­tem abgelegt werden, stehen diese digitalen Akten­ber­ge schnell einem über­quel­len­den phy­si­schen Aktenschrank […]

Mehr lesen

Arbeiten im Homeoffice: Vorteile und Umsetzung

Seit der zuneh­men­den Digi­ta­li­sie­rung ist Arbeiten von zu Hause für viele kein Problem mehr. Home­of­fice bietet zeitliche und räumliche Fle­xi­bi­li­tät, hilft bei der Ver­ein­bar­keit von Familie und Beruf und ist bereits essen­zi­el­ler Bestand­teil neuer Arbeits­mo­del­le. Wir haben in diesem Beitrag für Sie zusam­men­ge­fasst, was Arbeiten im Home­of­fice bedeutet, welche Vorteile es für Sie mitbringt und […]

Mehr lesen

DocumentsCorePack: Probleme bei der Verbindung zur Zielorganisation

Das Docu­m­entsCore­Pack (DCP) ermög­licht, Dokumente auf Grundlage von Daten aus Dynamics 365 / CRM zu gene­rie­ren und diese bei­spiels­wei­se in PDF-Format zu ver­schi­cken oder als CRM-Aktivität anzulegen. Um diese Funk­tio­na­li­tä­ten zu nutzen, benötigt der Nutzer ein instal­lier­tes Docu­­m­­entsCore­­Pack-AddIn in Microsoft-Word, das sich anschlie­ßend mit einer Orga­ni­sa­ti­on verbindet, um die ent­spre­chen­den Daten bereit zu stellen. Die […]

Mehr lesen

Nicht gefunden was Sie suchen? Wir helfen Ihnen weiter!

support

Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, helfen Ihnen unsere Experten für digitale Lösungen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns!