Dokumente werden zunehmend digital gehändelt. Aber lohnen sich digitale Akten für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) überhaupt? Diese Frage drängt sich früher oder später auf, wenn Sie darüber nachdenken, ob Sie ihre Dokumente auch weiterhin in Papierform im Aktenarchiv aufbewahren wollen. Die Alternative ist die Aufbewahrung der Papiere in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Natürlich können wir diese Frage nicht allgemeingültig beantworten, aber wir haben 5 gute Gründe für Sie zusammengetragen, die für ein digitales Büro sprechen:
1. Effizienz
Jederzeit und von jedem gewünschten Ort aus ein kontrollierter Zugriff auf alle für einen Vorgang relevanten Dokumente – das ist das, was eine gute DMS-Lösung bietet. Die Zeitersparnis für das Wiederfinden von Informationen ist enorm.
Eine clevere automatische Verschlagwortung zusammen mit der Volltextsuche macht jedes Dokument sofort wieder auffindbar. Dies ist unabhängig davon, ob es ursprünglich als gescanntes Papierdokument oder direkt aus einem E‑Mail-Anhang abgelegt wurde.
Mehrere Personen können ein Dokument gleichzeitig nutzen. Dafür müssen sie sich weder am gleichen Ort befinden noch muss der entsprechende Aktenordner physisch vorliegen. So ist es möglich auch spontan von zu Hause zu arbeiten.
Wo immer sinnvoll, wird die Arbeit durch Workflows unterstützt. Diese begleiten den täglichen Arbeitsablauf und helfen nötige Fristen einzuhalten. Außerdem haben Sie dadurch immer den Überblick, sodass nichts mehr liegen bleibt oder übersehen wird. Der Workflow passt sich dabei immer an Ihre Arbeitsweisen und Prozesse an, nicht umgekehrt.
Darüber hinaus kann eine automatische Belegerkennung für eine höhere Produktivität und deutlich weniger Fehler bei der Erfassung von Daten sorgen.
2. Compliance
Mit einem DMS können Sie die Vorgaben der vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten GoBD* quasi ganz nebenbei erfüllen. Dagegen ist die Anforderung, elektronische Rechnungen im Originalformat und unveränderbar zu archivieren ohne digitales Dokumentenmanagement nur schwer umzusetzen.
Ein DMS vereinfacht Audits und Betriebsprüfungen, da alle relevanten Dokumente schnell und zielgerichtet auffindbar sind. Es ermöglicht transparenten Zugriff auf sensible Daten und kann so wichtige Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten ohne Mehraufwand sicherstellen.
Dies gilt auch für die Anforderungen aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
3. Sicherheit
Wenn Dokumente elektronisch in einem DMS aufbewahrt werden, können sie immer wieder hergestellt werden. Auch im Fall der Fälle nach einem Schadensfall wie Feuer, Wasser oder Vandalismus. Eine sichere Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Aktenordnen ist dagegen nur aufwändig zu realisieren.
4. Nachhaltigkeit
Die Produktion einer Tonne Papier benötigt genau so viel Energie wie die Herstellung einer Tonne Stahl (Quelle: Umweltbundesamt).Damit ist die Papierindustrie der weltweit fünftgrößte industrielle Energieverbraucher. Die Einsparung von Papier ist ein wesentlicher Beitrag zum Klimaschutz. Werden die Drucke, die Druckerherstellung, die Archivraumbereitstellung usw. berücksichtigt, ist der CO2-Verbrauch bei der Papier-Archivierung fast 1000fach höher als bei der reinen, digitalen Nutzung eines Dokumentes.
Mit den weiteren Verbesserungen in der Datenspeichertechnik wird sich dies noch mehr zugunsten der DMS-Lösungen verschieben. Das ist also aktiver Umweltschutz.
5. Kostenersparnis
Alle Investitionen in ein DMS machen sich schnell bezahlt. Neben der Produktivitätssteigerung durch weniger Suchen und verringerter Fehleranfälligkeit in Kombination mit oft deutlich verbesserten Geschäftsprozessen und Workflows, ergeben sich große Einsparungen im Vergleich zur physischen Dokumentenablage.
Fazit: Mehr Effizienz, größere Rechtssicherheit, weniger Kosten. Die Digitalisierung von Akten lohnt sich. Auch KMU profitieren von der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems.
Wenn Sie mehr zum Thema digitale Akten für KMU und Dokumentenmanagement und erfahren möchten, besuchen Sie: Sulz-Solutions: DMS-Lösungen
