FAQ zum DMS - Kosten, GoBD, Cloud und Schnittstellen

Wenn es um Doku­men­ten­ma­nage­ment geht, erreichen uns viele Fragen. Dabei geht es vor allem um die Kosten eines DMS, die Ein­hal­tung der GoBD, die Umsetzung onPremise oder in der Cloud und Schnitt­stel­len zu bestehen­den Systemen im Unter­neh­men. Die häu­figs­ten Fragen haben wir für Sie zusammengefasst:

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (kurz: DMS) fokus­siert sich auf die Ver­wal­tung digi­ta­li­sier­ter Dokumente. Im DMS werden Dokumente mit Infor­ma­tio­nen wie z.B. Beleg­num­mer und Ein­gangs­da­tum versehen, ver­ar­bei­tet und archi­viert. Aus diesem digitalen Archiv können sie anschlie­ßend angezeigt, bear­bei­tet oder expor­tiert werden.

So unter­stützt ein DMS auf viel­fäl­ti­ge Weise: durch schnelles Ablegen und Finden, das Auto­ma­ti­sie­ren von Prozessen und damit durch Qualitätssicherung.

Was kostet ein DMS?

Für die Kosten Ihres digitalen Archives kommt es darauf an: Wie viele Dokumente fallen in welchen Formaten an? Wie viele DMS-Nutzer gibt es? Was für Geschäfts­pro­zes­se werden abge­bil­det? Welche Workflows brauchen Sie? Wie sieht Ihre IT heute aus? Welche Inte­gra­ti­on in andere Soft­ware­lö­sun­gen wird benötigt?

Das lässt sich seriös erst beant­wor­ten, wenn wir Ihr Unter­neh­men etwas näher ken­nen­ge­lernt haben. Deshalb ermitteln wir zuerst gemeinsam, was Sie tat­säch­lich brauchen und stellen Ihnen unsere möglichen DMS-Lösungen vor. Erst dann machen wir Ihnen ein passendes und unver­bind­li­ches Angebot. Und das ist meist günstiger als Sie denken.

Wie mache ich mein DMS GoBD-konform?

Die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Führung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff  (GoBD) erfordern von allen Unter­neh­men eine Archi­vie­rung steu­er­lich rele­van­ter, elek­tro­ni­scher Doku­men­ten nach bestimm­ten Vorgaben. Eine per se GoBD-konforme Software gibt es nicht. Wichtig ist u.a. eine Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on, in der die Abläufe und Ver­ant­wort­lich­kei­ten für die Archi­vie­rung konkret beschrie­ben sind.

DMS OnPremise oder DMS Cloud?

Sollen die Server physisch bei Ihnen stehen oder wollen Sie die Cloud nutzen?

Wie es für Sie passt – wir können beides. Die ver­schie­de­nen Vor- und Nachteile erörtern wir gerne in einem per­sön­li­chen Gespräch mit Ihnen, sodass Sie die richtige Ent­schei­dung für sich treffen können.

Auf Wunsch über­neh­men wir für Sie auch Admi­nis­tra­ti­on und Betrieb Ihres DMS. Beim Cloud-Hosting arbeiten wir mit dem Business Service Provider Globe aus Münster zusammen, dadurch bleiben Ihre Daten in Deutschland.

Welche Schnitt­stel­len zum DMS sind möglich?

Unsere DMS-Lösungen lassen sich nahtlos in Ihre vor­han­de­ne IT-Land­schaft integrieren.

Die Mög­lich­kei­ten sind viel­fäl­tig. Sie reichen dabei von der einfachen, aber effi­zi­en­ten Nutzung von AutoHot-Key, über offene Schnitt­stel­len bis hin zur einer voll­stän­di­gen DMS Inte­gra­ti­on in die Geschäfts­pro­zes­se bestehen­der CRM- oder ERP – Lösungen:

♦ Mit indi­vi­du­ell defi­nier­ten Hot-Keys können Sie Dokumente im DMS  aus jeder anderen Windows-Anwendung direkt aufrufen.

♦ Über flexible, offenen Schnitt­stel­len wie ODBC und REST-API werden Abläufe auto­ma­ti­siert und vereinfacht.

♦ Ihre vor­han­de­ne ERP-Lösung lässt sich direkt in Ihrem DMS widerspiegeln:

◊ Direkte Inte­gra­ti­on zu Datev Unter­neh­men online

◊ SAP-Schnitt­stel­le zu mySAP ERP und S4HANA

◊ ERP Anbindung mit ALPHAPLAN der CVS

◊ Auto­ma­ti­sier­te Archi­vie­rung von Belegen aus dem Sage ERP

♦ Mit der Diamant- Inte­gra­ti­on können Sie den gesamten Rech­nungs­ein­gangs­pro­zess vom Erfassen der Rechnung bis hin zur Ablage voll­stän­dig digitalisieren.

♦ Unsere x‑DI Schnitt­stel­le ermög­licht eine umfas­sen­de Doku­men­ten­in­te­gra­ti­on in Microsoft Dynamics 365 und Microsoft PowerPlattform.

 

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