FAQ zum DMS - Kosten, GoBD, Cloud und Schnittstellen

Wenn es um Doku­men­ten­ma­nage­ment geht, erreichen uns viele Fragen. Dabei geht es vor allem um die Kosten eines DMS, die Ein­hal­tung der GoBD, die Umsetzung on-premises oder in der Cloud und Schnitt­stel­len zu bestehen­den Systemen im Unter­neh­men. Die häu­figs­ten Fragen haben wir für Sie zusammengefasst:

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (kurz: DMS) fokus­siert sich auf die Ver­wal­tung digi­ta­li­sier­ter Dokumente. Im DMS werden Dokumente mit Infor­ma­tio­nen wie z.B. Beleg­num­mer und Ein­gangs­da­tum versehen, ver­ar­bei­tet und archi­viert. Aus diesem digitalen Archiv können sie anschlie­ßend angezeigt, bear­bei­tet oder expor­tiert werden.

So unter­stützt ein DMS auf viel­fäl­ti­ge Weise: durch schnelles Ablegen und Finden, das Auto­ma­ti­sie­ren von Prozessen und damit durch Qualitätssicherung.

Was kostet ein DMS?

Für die Kosten Ihres digitalen Archives kommt es darauf an: Wie viele Dokumente fallen in welchen Formaten an? Wie viele DMS-Nutzer gibt es? Was für Geschäfts­pro­zes­se werden abge­bil­det? Welche Workflows brauchen Sie? Wie sieht Ihre IT heute aus? Welche Inte­gra­ti­on in andere Soft­ware­lö­sun­gen wird benötigt?

Das lässt sich seriös erst beant­wor­ten, wenn wir Ihr Unter­neh­men etwas näher ken­nen­ge­lernt haben. Deshalb ermitteln wir zuerst gemeinsam, was Sie tat­säch­lich brauchen und stellen Ihnen unsere möglichen DMS-Lösungen vor. Erst dann machen wir Ihnen ein passendes und unver­bind­li­ches Angebot. Und das ist meist günstiger als Sie denken.

Wie mache ich mein DMS GoBD-konform?

Die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Führung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff  (GoBD) erfordern von allen Unter­neh­men eine Archi­vie­rung steu­er­lich rele­van­ter, elek­tro­ni­scher Doku­men­ten nach bestimm­ten Vorgaben. Eine per se GoBD-konforme Software gibt es nicht. Wichtig ist u.a. eine Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on, in der die Abläufe und Ver­ant­wort­lich­kei­ten für die Archi­vie­rung konkret beschrie­ben sind.

DMS On-Premises oder DMS Cloud?

Sollen die Server physisch bei Ihnen stehen oder wollen Sie die Cloud nutzen?

Wie es für Sie passt – wir können beides. Die ver­schie­de­nen Vor- und Nachteile erörtern wir gerne in einem per­sön­li­chen Gespräch mit Ihnen, sodass Sie die richtige Ent­schei­dung für sich treffen können.

Auf Wunsch über­neh­men wir für Sie auch Admi­nis­tra­ti­on und Betrieb Ihres DMS. Beim Cloud-Hosting arbeiten wir mit dem Business Service Provider Globe aus Münster zusammen, dadurch bleiben Ihre Daten in Deutschland.

Welche Schnitt­stel­len zum DMS sind möglich?

Unsere DMS-Lösungen lassen sich nahtlos in Ihre vor­han­de­ne IT-Land­schaft integrieren.

Die Mög­lich­kei­ten sind viel­fäl­tig. Sie reichen dabei von der einfachen, aber effi­zi­en­ten Nutzung von AutoHot-Key, über offene Schnitt­stel­len bis hin zur einer voll­stän­di­gen DMS Inte­gra­ti­on in die Geschäfts­pro­zes­se bestehen­der CRM- oder ERP – Lösungen:

  • Mit indi­vi­du­ell defi­nier­ten Hot-Keys können Sie Dokumente im DMS  aus jeder anderen Windows-Anwendung direkt aufrufen.
  • Über flexible, offenen Schnitt­stel­len wie ODBC und REST-API werden Abläufe auto­ma­ti­siert und vereinfacht.
  • Ihre vor­han­de­ne ERP-Lösung lässt sich direkt in Ihrem DMS widerspiegeln: 
    1. Direkte Inte­gra­ti­on zu Datev Unter­neh­men online
    2. SAP-Schnitt­stel­le zu mySAP ERP und S4HANA
    3. ERP Anbindung mit ALPHAPLAN der CVS
    4. Auto­ma­ti­sier­te Archi­vie­rung von Belegen aus dem Sage ERP
  • Mit der Diamant- Inte­gra­ti­on können Sie den gesamten Rech­nungs­ein­gangs­pro­zess vom Erfassen der Rechnung bis hin zur Ablage voll­stän­dig digitalisieren.
  • Unsere x‑DI Schnitt­stel­le ermög­licht eine umfas­sen­de Doku­men­ten­in­te­gra­ti­on in Microsoft Dynamics 365 und Microsoft PowerPlattform.

 

Nicht gefunden was Sie suchen? Wir helfen Ihnen weiter!

support

Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, helfen Ihnen unsere Experten für digitale Lösungen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns!