Dokumentenmanagement – Warum Ihr Unternehmen davon profitiert

Wird in einem Unter­neh­men überlegt, ob digitales Doku­men­ten­ma­nage­ment (DMS) ein­ge­führt werden soll, fällt der Blick schnell auf die not­wen­di­gen Anschaffungs‑, Ein­rich­tungs- und War­tungs­kos­ten. Dann stellt sich oft die Frage, ob ein DMS sich lohnt und wirklich benötigt wird oder nicht lediglich „nice-to-have“ wäre. Immerhin hat Ihr Unter­neh­men auch bisher kein DMS benötigt, um erfolg­reich am Markt agieren zu können. Warum pro­fi­tiert Ihr Unter­neh­men trotzdem von Dokumentenmanagement?

Druck- und Versandkosten

Was bei einem DMS-Einsatz als erstes ins Auge springt, ist die Papier­e­in­spa­rung.

Wer Angebote, Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen und Rech­nun­gen per E‑Mail ver­schickt, spart Druck- und Ver­sand­kos­ten. Und wenn Sie Dokumente nur noch per Mausklick archi­vie­ren, sinken mit­tel­fris­tig auch die Archivierungskosten.

Suchen und Wiederfinden

Wichtiger ist der Verweis auf die Suchzeit. Auch bei sorg­fäl­tigs­ter Arbeits­wei­se können (Ablage-)fehler nie voll­stän­dig aus­ge­schlos­sen werden. Ein Papier­do­ku­ment in einer falschen Akte, ist nur schwer wie­der­zu­fin­den. Bei einem modernen DMS können Sie hingegen digital abgelegte Dokumente in Sekun­den­schnel­le abrufen.

Die auto­ma­ti­sche Bele­ger­ken­nung sorgt dafür, dass Dokumente nach Schlag­wor­ten durch­such­bar und immer schnell wieder auf­zu­fin­den sind.

Beispiel: Sie erinnern sich bei einer erhal­te­nen Ein­gangs­rech­nung nicht mehr an den Lie­fe­ran­ten, sondern nur an das gelie­fer­te Produkt. Über die Voll­text­su­che finden Sie die Rechnung sofort.

Möchten Sie zusam­men­ge­hö­ri­ge Dokumente gemäß eines bestimm­ten Kri­te­ri­ums zusam­men­stel­len, so ist dies mittels eines DMS einfach möglich.

Beispiel: Wenn Sie alle Rech­nun­gen eines Anbieters oder die gesamten Rech­nun­gen eines Monats betrach­ten wollen, geben Sie die Such­kri­te­ri­en einfach im DMS ein und bekommen die ent­spre­chen­den Dokumente angezeigt. Häufige Abfragen können Sie als “Quick­se­arch” abspeichern.

Ver­si­ons­ver­wal­tung

Ist es notwendig, dass mehrere Personen ein Papierdokument bear­bei­ten, erfordert es einen hohen Zeit­be­darf, wenn es durch unter­schied­li­che Hände laufen muss. Will man später noch nach­voll­zie­hen können, wer wann was geändert hat, bedeutet dies eine sys­te­ma­ti­sche und kon­zen­trier­te Doku­men­ta­ti­on. Ein DMS auto­ma­ti­siert diese Arbeits­schrit­te. Ein Dokument kann von mehreren Personen gleich­zei­tig an ver­schie­de­nen Orten bear­bei­tet werden und es wird fest­ge­hal­ten, wer wann welche Bear­bei­tung vor­ge­nom­men hat. Vom System wird eine neue Version angelegt und das Ursprungs­do­ku­ment bleibt stets erhalten.

Die irr­tüm­li­che Ver­nich­tung eines Doku­men­tes ist aus­ge­schlos­sen und Dokumente können nicht verloren gehen.

Termine und Fristen

Auch bei größt­mög­li­cher Akku­ra­tes­se kann es passieren, dass Sie Termine, wie die Ziehung des Skontos oder das Fäl­lig­keits­da­tum einer Rechnung übersehen. Ein DMS erinnert Sie recht­zei­tig an die Ein­hal­tung dieser Termine sowie bezüglich der Auf­be­wah­rungs- und Löschfristen.

Ver­füg­bar­keit

Mittels eines DMS opti­mie­ren Sie ihre Geschäfts­pro­zes­se und haben die passenden Dokumente griffbereit.

Beispiel: Ein Außen­dienst­ler erstellt einem Kunden ein Angebot. Ruft dieser Kunde Sie dies­be­züg­lich zurück, haben Sie ein in Papier­form erstell­tes Angebot mög­li­cher­wei­se noch nicht in den Händen und können somit dem Kunden keine qua­li­ta­ti­ve Antwort geben. Ein digital erstell­tes und abge­leg­tes Angebot ist hingegen immer nur einen Klick entfernt. So reagieren Sie schneller und kom­pe­ten­ter auf Kun­den­an­fra­gen.

Lager­platz

Für die in Ordnern abge­leg­ten Papier­un­ter­la­gen müssen Sie ständig eine immer größere Fläche zur Verfügung stellen und dafür sorgen, dass alle, aber auch nur die, die eine Berech­ti­gung für die Einsicht und Bear­bei­tung dieser Unter­la­gen haben, jederzeit Zugriff hierauf haben. Wenn Sie die Papier­un­ter­la­gen nach i.d.R. sechs oder zehn Jahren entsorgen dürfen, ist eine händische Aus­sor­tie­rung und teure externe Ver­nich­tung erforderlich.

Orts­un­ab­hän­gig­keit

Immer häufiger wird die Arbeit ganz oder teilweise ins Home­of­fice oder in ein Coworking Space zu verlegt. Ein DMS schafft die Grundlage dafür, dass die richtigen Dokumente am richtigen Ort verfügbar sind.

Fazit

Dies alles sind Gründe dafür, warum Ihr Unter­neh­men von digitalem Doku­men­ten­ma­nage­ment pro­fi­tiert. Diese grund­sätz­li­chen Unter­schie­de zu einer einfachen digitalen Ablage in einem Ord­ner­sys­tem auf dem Server und die sys­te­ma­ti­sche, auto­ma­ti­sier­te Ablage, bietet Ihnen nur ein DMS. Anschaffungs‑, Ein­rich­tungs- und War­tungs­kos­ten werden vor allem durch die ein­ge­spar­ten Such- und Lager­kos­ten über effi­zi­en­te­re, feh­ler­freie­re und schnel­le­re Bear­bei­tung bis hin zu gerin­ge­rem Platz­be­darf im Büro eingespart.

 

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