Arbeiten im Homeoffice: Vorteile und Umsetzung

Seit der zuneh­men­den Digi­ta­li­sie­rung ist Arbeiten von zu Hause für viele kein Problem mehr. Home­of­fice bietet zeitliche und räumliche Fle­xi­bi­li­tät, hilft bei der Ver­ein­bar­keit von Familie und Beruf und ist bereits essen­zi­el­ler Bestand­teil neuer Arbeits­mo­del­le. Wir haben in diesem Beitrag für Sie zusam­men­ge­fasst, was Arbeiten im Home­of­fice bedeutet, welche Vorteile es für Sie mitbringt und was Sie für eine erfolg­rei­che Umsetzung benötigen.

Einen regel­rech­ten Boom erlebt diese Arbeits­form während der Corona-Pandemie. Um arbeits­fä­hig zu bleiben, schicken viele Arbeit­ge­ber ihre Ange­stell­ten ins Home­of­fice. Spä­tes­tens seit diesem Zeitpunkt ist Home­of­fice zu einem viel dis­ku­tier­ten Begriff auch im poli­ti­schen Bereich geworden.

Wis­sen­schaft­lich betrach­tet ist Home­of­fice ein Teil der Tele­ar­beit und wird unter­schie­den in:

  • Tele­heim­ar­beit, bei dem der Mit­ar­bei­ter aus­schließ­lich zu Hause tätig ist.
  • Alter­nie­ren­der Tele­ar­beit, hier kann der Mit­ar­bei­ter zu Hause arbeiten, hat aber auch einen Arbeits­platz im Büro, den er nutzen kann.
  • Mobile Tele­ar­beit, bei der der Mit­ar­bei­ter von unterwegs auf das unter­neh­mens­ei­ge­ne IT-Netz zugreift.

In diesem Blog werden alle drei Arbeits­for­men unter dem Begriff „Home­of­fice“ zusam­men­ge­fasst, da auch im all­ge­mei­nen Sprach­ge­brauch eine so strenge Dif­fe­ren­zie­rung in der Regel nicht stattfindet.

In der Praxis setzt sich zunehmend das Alter­nie­ren­de Modell durch, bei dem an zwei bis drei Tagen am Arbeits­platz im Büro und den Rest der Woche zu Hause gear­bei­tet wird.

Im Mai 2020 hatte Bun­des­ar­beits­mi­nis­ter Heil ange­kün­digt ein Gesetz vor­zu­le­gen, nach dem jeder Arbeit­neh­mer ein „Recht auf Home­of­fice“ erhalten soll, sofern er die Arbeits­leis­tung auch von zu Hause erbringen kann. Auch wenn aufgrund ver­schie­de­ner Wider­stän­de unklar ist, ob ein solches Gesetz beschlos­sen werden wird, ist davon aus­zu­ge­hen, dass diese Arbeits­form auf die ein oder andere Weise stärker gefördert werden wird (z.B. steu­er­li­che Förderung bei Ein­rich­tung eines Homeoffice-Büros).

Vorteile durch Arbeiten im Homeoffice

Aber auch ohne staat­li­che Förderung gibt es viele Vorteile durch Home­of­fice, von denen Unter­neh­mer pro­fi­tie­ren können:

  • Das Unter­neh­men ist für Mit­ar­bei­ter attrak­ti­ver. Laut einer Studie des Deutschen Instituts für Wirt­schafts­for­schung (DIW) wünscht sich jeder Arbeit­neh­mer, zumindest hin und wieder von zu Hause arbeiten zu können. Der Unter­neh­mer schützt die Gesund­heit seiner Mit­ar­bei­ter, wenn diese im Home­of­fice tätig sein können, und demons­triert so seine soziale Kompetenz.
  • Home­of­fice-Mit­ar­bei­ter sind oft pro­duk­ti­ver. Da der Mit­ar­bei­ter seltener gestört und abgelenkt wird und nicht so viele Pausen macht, nutzt er die Zeit effektiver.
  • Home­of­fice-Mit­ar­bei­ter sind zufrie­de­ner. Heim­ar­bei­ter sind im Schnitt zufrie­de­ner sowohl mit ihrer Arbeit als auch mit ihrer Freizeit.
  • Das Unter­neh­men spart Kosten. Sei es für Strom, Heizung, Reinigung, Büro­flä­chen o.a. Die Höhe der Ein­spa­run­gen hängt davon ab, ob der Mit­ar­bei­ter immer oder nur teilweise im Home­of­fice tätig ist. Möglich ist aber auch, dass Mit­ar­bei­ter sich einen Schreib­tisch im Büro teilen und alter­nie­rend von zu Hause arbeiten.
  • Sie stellen Ihr Unter­neh­men kri­sen­si­cher und flexibel auf. Wenn Ihre Mit­be­wer­ber Ihre Arbeit unter­bre­chen oder zeitweise gar ganz ein­stel­len müssen, können Ihre Mit­ar­bei­ter für Sie im Home­of­fice ebenso tätig werden, als würden sie an ihrem Arbeits­platz im Büro sitzen.

Viele Unter­neh­mer haben diese Vorteile schon erkannt und bieten ihren Mit­ar­bei­tern die Mög­lich­keit des Home­of­fice von sich aus an. Ein pro­mi­nen­tes Beispiel hierfür ist Twitter, das seinen Mit­ar­bei­tern Home­of­fice für immer erlaubt. Und ins­be­son­de­re auch immer mehr kleine und mittlere Unter­neh­men nutzen die Mög­lich­kei­ten, die flexibles Arbeiten von zu Hause bietet.

Doku­men­ten­ma­nage­ment für die prak­ti­sche Umsetzung

Damit auch Sie die Mög­lich­keit des Home­of­fice für Ihre Firma optimal nutzen können, ist ein Doku­men­ten Manage­ment System (DMS) in Ihrer IT-Land­schaft Voraussetzung:

  • Ver­füg­bar­keit. Ihre Geschäfts­do­ku­men­te befinden sich nicht mehr in Papier­form im Akten­ord­ner sondern ein­ge­scannt auf einem Server. Egal ob On-Premise oder in einer Cloud, sind die Dokumente jederzeit und von überall verfügbar.
  • Sicher­heit: Mittels eines DMS können Sie als Admi­nis­tra­tor bestimmen, wer, wann und auf welche Dokumente Ihres Unter­neh­mens Zugriffs­rech­te hat und diese einsehen bzw. bear­bei­ten kann.
  • Kontrolle. Zusätz­lich doku­men­tiert ein DMS, wer, wann, was auf einem bestimm­ten Dokument geändert hat. Trotz der mög­li­cher­wei­se viel­fäl­ti­gen Ände­run­gen ver­schie­de­ner Personen an einem Dokument von unter­schied­li­chen Stand­or­ten bleibt Ihnen das Ursprungs­do­ku­ment erhalten. Alle Ände­run­gen sind durch eine Ver­si­ons­his­to­rie nachvollziehbar.

 

 

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