Grenzen des Standard Datenimport Assistenten in Dynamics 365 oder Dataverse überwinden

Geschäfts­da­ten unter­schied­li­cher Quellen

Daten­im­por­te mit Standard Daten­im­port Assis­ten­ten in Dynamics 365 oder Dataverse und sein Zweck sind immer wieder auf­tau­chen­de Themen. Dabei besteht mit dem Standard Daten­im­port Assis­ten­ten ein gutes Tool für Daten­im­por­te zur Verfügung. Der Fokus liegt aber auf das erst­ma­li­ge hin­zu­fü­gen von Daten, die auch in der Regel erst auf­be­rei­tet werden müssen. Ein Aktua­li­sie­ren dieser Daten kann dann schon schnell zur Her­aus­for­de­rung werden. Ebenso kann man mit dem Assis­ten­ten keine automatisierten/ regel­mä­ßi­gen Importe umsetzen. Mehrere Daten­quel­len unter einen Hut zu bringen ist damit dann sehr Zeit, und Wartungsintensiv.
In diesem Blog­ar­ti­kel gehen wir auf die Grenzen des Standard Daten­im­port Assis­ten­ten in Dynamics 365 oder Dataverse ein und stellen ein Hilfs­mit­tel vor, um diese zu überwinden.

Grenzen des Standard Daten­im­port Assis­ten­ten in Dynamics 365 oder Dataverse

Screenshot zeigt einen Ausschnitt der Menüleiste mit den Buttons für den Standard Datenimport in Dynamics und Dataverse
Abbildung 1: Standard Datenimport

Den Import Assis­ten­ten startet man über in der Kom­man­doleis­te einer Tabelle:

Stan­dard­mä­ßi­ge Datei­im­por­te in einer Dynamics 365 bzw. Dataverse Umgebung stoßen häufig an folgende Grenzen.

  • sind auf wenige Datei­ty­pen begrenzt
  • Oft stellt schon die Zuordnung der Quell- und Ziel-Daten ein Problem dar.
  • Lookup-Felder werden ebenfalls nicht korrekt aufgelöst und Daten­sät­ze dadurch nur teilweise oder gar nicht importiert.
  • Zudem scheitert der Erfolg an Abhän­gig­kei­ten in den Daten selbst: Bei­spiels­wei­se impor­tie­ren Sie Kontakte, die mit einer bestimm­ten Firma verknüpft sind, die zum Zeitpunkt des Imports noch nicht in der Datenbank enthalten ist.
  • Importe sind nur manuell möglich. Auto­ma­ti­sie­rung nicht möglich.
  • oft kein Aktua­li­sie­ren vor­han­de­ner Daten möglich, wie es benötigt wäre

xImporter

Um die Schwie­rig­kei­ten bei Datei­im­por­ten in der Dynamics 365/ Dataverse Umgebung zu umgehen, haben wir den x‑Importer ent­wi­ckelt. Der x‑Importer unter­stützt derzeit folgende Datei­for­ma­te beim Import:

  • CSV-Dateien
  • Echt­zeit­da­ten aus 
    1. MSSQL-Daten­ban­ken
    2. ORACLE-Daten­ban­ken
    3. ACCESS-Daten­ban­ken

Daten­ty­pen bei­be­hal­ten, Quell­da­ten for­ma­tie­ren und transformieren

Die Zuordnung erfolgt hierbei typen­si­cher, d. h. ein Datum bleibt immer ein Datum und auch die ent­spre­chen­de Zeitzone bleibt erhalten. Zudem ist es möglich, die Daten zwischen Quell- und Ziel­ta­bel­le in der Dynamics 365/ Dataverse Umgebung zu verändern.

Beispiel: Die Waren­wirt­schafts-Datenbank hat bei Adressen die Straße und Haus­num­mer in zwei Feldern stehen. Diese Infor­ma­tio­nen können mittels x‑Importer zusam­men­ge­führt werden und in ein Feld in der Dynamics 365/ Dataverse Umgebung ein­ge­tra­gen werden.

vor­han­de­ne Daten­sät­ze erkennen

Darüber hinaus kann schon vor dem Import nach vor­han­de­nen Daten in der Dynamics 365/ Dataverse Umgebung gesucht werden. Wenn ein zutref­fen­der Datensatz vorhanden ist, erstellt das CRM keinen neuen, sondern aktua­li­siert den bereits vor­han­de­nen Datensatz oder gibt eine Feh­ler­mel­dung im Log-File aus (je nach Kon­fi­gu­ra­ti­on des x‑Importer).

Retry-Funktion

Der x‑Importer kann mittels Retry-Funktion Daten­sät­ze (bei­spiels­wei­se Kontakte) in einer separaten Liste speichern und den Import-Versuch unbe­auf­sich­tigt wie­der­ho­len, sofern Daten einer ver­knüpf­ten Entität noch nicht vorliegen. Der Import der in der Liste ent­hal­te­nen Daten wird so oft wie­der­holt, bis der ver­knüpf­te Datensatz (z. B. Firma) angelegt ist. Danach werden die Daten auto­ma­tisch ins CRM impor­tiert und das passende Lookup-Feld wird befüllt.

auto­ma­ti­scher und zeit­ge­steu­er­ter Import

Für den stetigen Import und Abgleich von Daten aus einem Fremd­sys­tem kann der x‑Importer ange­wie­sen werden, die Daten in bestimm­ten, selbst gewählten Abständen auto­ma­tisch ins CRM zu impor­tie­ren. Auf diese Weise hält der xImporter die Daten im CRM permanent aktuell. Sollte es zu Import­feh­lern kommen, zeigt der x‑Importer diese an.

Wenn Sie Interesse oder weitere Fragen zur Nutzung des x‑Importer haben, sprechen Sie uns direkt an.

Als art­ver­wand­tes Thema spielen für Daten­im­por­te oft auch Duplikate eine Rolle. Schauen Sie doch dazu einmal in unseren Blog Artikel zu dem Thema: Microsoft Dynamics 365: Duplikate erkennen und zusammenführen

07 Dezember 2021

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