Microsoft Dynamics 365: Duplikate erkennen und zusammenführen

Bei der Ver­wen­dung von Dynamics 365 passiert es sehr häufig, dass Sie irgend­wann auf doppelte Daten­sät­ze stoßen, die behoben werden müssen. In diesem Blog­ar­ti­kel zeigen wir Ihnen, wie Sie Duplikate in Microsoft Dynamics suchen, erkennen und zusammenführen.

Dupli­ka­ter­ken­nung für die gesamte Orga­ni­sa­ti­on ein- oder ausschalten

Zuerst müssen Sie sicher­stel­len, dass die Ein­stel­lun­gen für die Dupli­ka­ter­ken­nung aktiviert sind. Die Regeln werden erst ange­wen­det, wenn die Dupli­ka­ter­ken­nung in den Ein­stel­lun­gen aktiviert ist.

Dazu wählen Sie im Unified Interface das Zahnrad oben rechts und darunter die Erwei­ter­ten Ein­stel­lun­gen aus (Abbildung 1a).

Einheitliche Oberfläche von Dynamics 365, Navigation zu den Erweiterten Einstellungen
Abbildung 1a: Erwei­ter­te Einstellungen

Danach finden Sie unter „Ein­stel­lun­gen“ die Daten­ver­wal­tung. Klicken Sie auf „Ein­stel­lun­gen für die Dupli­ka­ter­ken­nung“, akti­vie­ren Sie die Kon­troll­käst­chen und bestä­ti­gen mit „OK“ (Abbildung 1b ).

In der Inter­net­ober­flä­che finden Sie die Daten­ver­wal­tung unter “Ein­stel­lun­gen”.

Einstellungen für die Duplikaterkennung und wie diese aktiviert wird.
Abbildung 1b: Ein­stel­lun­gen für die Duplikaterkennung

Wenn Sie die Dupli­ka­ter­ken­nung akti­vie­ren, selek­tie­ren Sie die Kon­troll­käst­chen, um fest­zu­le­gen, bei welchen Aktionen nach einem poten­zi­ell bereits vor­han­de­nen Duplikat gesucht werden soll:

    • Für die doppelte Eingabe von Daten­sät­zen während der Erstel­lung oder Aktualisierung
    • Für einen Datenimport

Ein­rich­ten von Duplikaterkennungsregeln

Nachdem Sie die Ein­stel­lun­gen angepasst haben, müssen die Regeln für die Dupli­ka­ter­ken­nung ein­ge­rich­tet werden:

  • Microsoft Dynamics 365 enthält im Standard Dupli­ka­ter­ken­nungs­re­geln für Firmen, Kontakte und Leads
  • Um Duplikate für andere Daten­sät­ze zu vermeiden, müssen Sie eine neue Regel erstellen.

Für die Ein­rich­tung der Duplikaterkennungsregeln:

Wählen Sie Ein­stel­lun­gen > Daten­ver­wal­tung > Dupli­ka­ter­ken­nungs­re­geln aus (Abbildung 2).

Navigation zu Duplikaterkennungsregeln
Abbildung 2: Dupli­ka­ter­ken­nungs­re­geln aufrufen

In diesem Beitrag erstellen wir eine Regel, die nach Kontakten mit derselben E‑Mail-Adresse sucht. Geben Sie der Regel einen aus­sa­ge­kräf­ti­gen Namen und eine Beschreibung.

Hier können Sie für die Dupli­ka­ter­ken­nungs­re­gel, die Sie erstellen möchten, folgende Details angeben:

  • Name und Beschreibung
  • Unter „Basis­da­ten­satz­typ“ geben Sie die Entität, für die diese Regel gelten soll, an.
  • Unter „Über­ein­stim­men­der Basis­da­ten­satz­typ“ wählen Sie die Entität aus, die mit dem „Basis­da­ten­satz­typ“ ver­gli­chen wird.

Achten Sie darauf, dass jede Regel einen Basis­da­ten­satz­typ und einen zu ver­glei­chen­den Daten­satz­typ hat. Diese Daten­satz­ty­pen können – müssen aber nicht – übereinstimmen:

  • So könnten Sie bspw. den Namen einer Firma mit dem Wohnort eines Kontakts vergleichen
  • Sie können angeben, ob bei der Regel zwischen Groß- und Klein­schrei­bung unter­schie­den wird.
  • In der Tabelle können Sie die Kriterien zum Erkennen der Duplikate angeben (Abbildung 3).
Einrichten der Duplikaterkennungsregeln: Name, basisdatensatztyp und Bedingungen
Abbildung 3: Dupli­ka­ter­ken­nungs­re­geln einrichten

 

Wenn Sie das Hin­zu­fü­gen von Kriterien abge­schlos­sen haben, wählen Sie Speichern und schließen und Ver­öf­fent­li­chen um die neue oder geänderte Dupli­ka­ter­ken­nungs­re­gel zur Verfügung zu stellen.

Ein­rich­tung von Duplikaterkennungsaufträgen

Um die Inte­gri­tät der Sys­tem­da­ten bei­zu­be­hal­ten, sollten Sie regel­mä­ßig auf Duplikate über­prü­fen, um sicher­zu­stel­len, dass Benutzer nicht ver­se­hent­lich doppelte Kontakte, Firmen, Leads oder andere Arten von Daten­sät­zen erstellen.

Wählen Sie Ein­stel­lun­gen > Daten­ver­wal­tung > Dupli­ka­ter­ken­nungs­auf­trä­ge aus.

  • Wählen Sie Neu, um einen neuen Auftrag zu erstellen (Abbildung 4):
Einrichten der Duplikaterkennungsaufträge: Auswahl des Überprüften Datenpools
Abbildung 4: Ein­rich­ten der Duplikaterkennungsaufträge

Nun können Sie einige Details zu dem Auftrag angeben:

  • Name des Auftrags
  • Sie können eine Startzeit für den Auftrag angeben und defi­nie­ren, wie oft der Auftrag aus­ge­führt wird
  • Wenn Sie eine E‑Mail-Bestä­ti­gung erhalten möchten, wenn der Auftrag abge­schlos­sen ist, akti­vie­ren Sie das Kon­troll­käst­chen E‑Mail-Optionen. Geben Sie bei Bedarf eine zusätz­li­che E‑Mail-Adresse ein (Abbildung 5).
Weitere Optionen für Duplikaterkennungsaufträge: Benennung des Datensatzes, Startzeit und Möglichkeit eine E-Mail zu erhalten
Abbildung 5: Optionen für Duplikaterkennungsaufträge

Daten Zusam­men­füh­ren

Sie können zwei Daten­sät­ze zusam­men­füh­ren, um die Daten zu kom­bi­nie­ren oder Duplikate zu entfernen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Daten zusam­men­zu­füh­ren (Abbildung 6):

Nach erfolgreich durchgelaufenem Duplikaterkennungsauftrag: Duplikate anzeigen lassen
Abbildung 6: Duplikate anzeigen lassen

Wählen Sie die Daten­sät­ze aus, die zusam­men­ge­führt werden sollen (z. B. Fir­men­da­ten­sät­ze), und wählen Sie dann Zusam­men­füh­ren aus.

Sie haben die Mög­lich­keit, die Daten­sät­ze entweder auto­ma­tisch zusam­men­füh­ren zu lassen oder selbst einen „Master“ aus­zu­wäh­len. Der „Master“ bezeich­net dabei den Datensatz, der nach der Zusam­men­füh­rung bestehen bleibt und alle Detail­in­for­ma­tio­nen des Duplikats übernimmt. Oft werden in diesem Zusam­men­hang auch die Begriffe „Kopf­du­blet­te“ (für den Master) und „Fol­ge­du­blet­te“ (für das Duplikat) verwendet (Abbildung 7).

 

Gefundene Datensätze vergleichen
Abbildung 7: Daten vergleichen

Hier können Sie bestimmen, welche Detail­in­for­ma­tio­nen aus welchem der beiden Daten­sät­ze bei­be­hal­ten werden sollen. Stan­dard­mä­ßig übernimmt Dynamics 365 immer die Infor­ma­tio­nen aus der Kopf­du­blet­te. Wenn für ein spe­zi­fi­sches Feld kein Wert vorliegt, wird das Feld anhand der Infor­ma­tio­nen aus der Fol­ge­du­blet­te befüllt.

Wählen Sie den Mas­ter­da­ten­satz und die Felder aus, die im Mas­ter­da­ten­satz zusam­men­ge­führt werden sollen. Wählen Sie dann OK aus (Abbildung 8).

Duplikate zusammenführen und einen Masterdatensatz auswählen
Abbildung 8: Daten zusammenführen

Wenn Sie Duplikate früh­zei­tig erkennen, über­prü­fen und eventuell zusam­men­füh­ren wollen, ist es zu empfehlen, regel­mä­ßi­ge Zeitpläne einzurichten.

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