Umfangreiche Autonummerierung mit dem Sulz Solutions Modul in Microsoft Dynamics 365 / CRM

Microsoft Dynamics 365 ermög­licht bei bestimm­ten Entitäten (z.B. Verträge, Anfragen, Angebote, Rech­nun­gen) auch ohne vorherige Anpassung eine Auto­num­me­rie­rung (z.B. „ANG-00002-J3F7D0“ für ein Angebot).

Selbst­ver­ständ­lich ist es möglich, diese Nummern anzu­pas­sen. Aller­dings bleibt zu beachten, dass die Anpassung umständ­lich ist und Grenzen aufweist. Bei­spiels­wei­se funk­tio­niert die CRM-eigene Auto­num­me­rie­rung nur bei bestimm­ten Entitäten wie Rech­nun­gen oder Angeboten.

In Microsoft Dynamics 365 ist die Mög­lich­keit der Num­me­rie­rung auf neun Entitäten begrenzt und das Präfix darf nur aus maximal 3 Zeichen bestehen. Das Suffix ist nur in der Länge ein­stell­bar (4, 5 oder 6) und bei den Entitäten „Artikel“ und „Wis­sens­ar­ti­kel“ gibt es kein Suffix. Andere Anpas­sun­gen am Suffix können nicht vor­ge­nom­men werden.

Auto­num­me­rie­rung ohne Beschrän­kun­gen in Microsoft Dynamics 365

Das Modul Auto­num­me­rie­rung für Microsoft Dynamics 365 beschränkt sich nicht auf aus­ge­wähl­te Entitäten. So ist es bei­spiels­wei­se möglich, für Firmen (engl.: account) bei der Erstel­lung auto­ma­tisch eine fort­lau­fen­de Fir­men­num­mer zu gene­rie­ren und die ent­ste­hen­de Nummer in einem Feld auf dem Formular (z.B. Fir­men­num­mer; Sche­ma­na­me: account­num­ber) aus­zu­ge­ben.

Auto­ma­ti­sche Num­me­rie­rung aller Entitäten

Bis auf wenige Ausnahmen können die Daten­sät­ze aller vor­han­de­nen Entitäten – egal, ob Stan­dard­en­ti­tät oder benut­zer­de­fi­nier­te Entität – auto­ma­tisch num­me­riert werden. Der Krea­ti­vi­tät sind (fast) keine Grenzen gesetzt. Unser Modul Auto­num­me­rie­rung hilft außerdem dabei, Ansprüche optimal und ohne große Umstände in Microsoft Dynamics 365 umzu­set­zen.

Für eine auto­ma­ti­sche Num­me­rie­rung werden die Schema-Namen der Entitäten benötigt, die num­me­riert werden sollen (Firma = account), sowie die Schema-Namen der Felder, in die die Nummer ein­ge­tra­gen werden soll (Fir­men­num­mer = account­num­ber). Daraufhin wird eine Zahl fest­ge­legt, die den Beginn der Num­me­rie­rung darstellt. Anschlie­ßend kann der Datensatz benannt werden. Präfix und Postfix für die auto­ma­ti­sche Nummer sind optional, können aber – wenn sie gesetzt werden – jeweils bis zu zehn Zeichen lang sein. Des Weiteren ist es möglich, eine Bedingung anzugeben, wann eine Nummer erstellt werden soll. Es wäre somit möglich, in Microsoft Dynamics 365 aufgrund bestimm­ter Feldwerte einen unter­schied­li­chen Num­mern­kreis von Firmen zu führen. Diese Funktion ist stan­dard­mä­ßig in Dynamics 365 / CRM nicht vorhanden.

Sobald der Auto­num­me­rie­rungs­da­ten­satz gespei­chert wurde, wird auto­ma­tisch auf Erstel­lung eines neuen Daten­sat­zes der jewei­li­gen Entität reagiert. Das Modul versieht die neu erstell­ten Daten­sät­ze mit einer auto­ma­tisch erstell­ten, fort­lau­fen­den Nummer im ent­spre­chen­den Feld. Wenn Sie Interesse an unserem Modul Auto­num­me­rie­rung für Microsoft Dynamics 365 haben oder weitere Infor­ma­tio­nen benötigen, können Sie uns jederzeit kon­tak­tie­ren.