Die kontinuierliche Ausweitung des WebViewer – Funktionsumfangs, viele große und kleine Quality-of-Life-Verbesserungen und natürlich wie immer der Blick auf die Wünsche und Anforderungen der Kunden: Version 2022.1 von Starke DMS ist jetzt verfügbar. Deshalb haben wir die Neuerungen für Sie zusammengefasst.
Allgemeine Neuerungen
DMS Lizenz-Server in der Azure Cloud
Mit der Version 2022.1 wird eine technische Umstellung in der Lizenzverwaltung von Starke-DMS in die Wege geleitet. Ab dieser Version hat der Hersteller einen eigenen Cloud-Server zur Lizenzverwaltung bereitgestellt. Darum entfällt die bisherige manuelle und separate Zuteilung von DMS- und Abbyy-Belegerkennungslizenzen. Zudem gibt es jetzt die Möglichkeit, die Belegerkennungskontingente in Zukunft genauer zu überwachen als es bisher möglich war. Im Info-Bereich der Administration findet sich nun ein neuer Reiter ‘OCR’, in dem sich der genaue Seitenverbrauch für jede Archivierung nachprüfen lässt.
Im Gegenzug ist es jedoch ab sofort Voraussetzung, dass der Starke-DMS-Server über eine Internetverbindung verfügt, damit dieser mit dem Cloud-Lizenzserver kommunizieren kann.
OAuth2-Authentifizierung für MailImport
Microsoft hat dieses Jahr bei diversen Diensten (u.A. Exchange, Office 365) die Authentifizierungsmöglichkeit über die so genannte “Basic Authentication” (Übertragung von Username/Passwort zur Authentifizierung) auslaufen lassen und benötigt mittlerweile zwingend die Authentifizierung per “Modern Authentication (OAuth)” (Übertragung von Authentifizierungs-Token). Deswegen hat der Hersteller auch im Starke-DMS die Möglichkeiten zur Authentifizierung angepasst: Neben der bisherigen Authentifizierung mit Benutzername und Passwort ist es nun möglich, Postfächer für den Mailimport für eine Anmeldung mittels Office 365 OAuth2 Authentifizierung zu konfigurieren. Die Authentifizierungsmethode lässt sich für jedes Benutzerpostfach einzeln auswählen.
Neuerungen in den nativen Clients
Der Starke-DMS Viewer wurde in der Starke-DMS-Version 2022.1 auf Kundenwunsch um einige Funktionen erweitert:
- Ein Dokument kann im DMS-Viewer als Sammelnachricht mit der “Bitte um Kenntnisnahme” an eine (frei zu definierende) Gruppe von Benutzern gesendet werden. Dabei wird von jedem Empfänger zwingend eine gesonderte Lesebestätigung angefordert. Diese Lesebestätigungen werden protokolliert und der Versender der Sammelnachricht kann dieses Protokoll im Viewer abrufen und als CSV-Datei exportieren.
- Lesezeichen lassen sich nun bei allen Dokumenttypen erstellen, auch wenn sie nicht im PDF-Format archiviert sind. Dies setzt einen aktiven PDF-Konverter voraus, der für das betreffende Dokument die Anzeige im Viewer generieren kann. Sobald die PDF-Anzeige aktiv ist, werden Lesezeichen entsprechend zur Auswahl und zur Erstellung bereitgestellt.
Neuerungen in WebViewer und Eingangskontrolle
Im vergangenen Jahr hat die Starke + Reichert GmbH & Co KG einen deutlichen zukünftigen Fokus auf den Ausbau der webbasierten Infrastruktur von Starke-DMS signalisiert. Wie bereits in unserem Blogartikel zur letzten Hauptversion von Starke-DMS angekündigt, ist die aktuelle Version 2022.1 die letzte Hauptversion, die den eigenentwickelten Starke-WebServer unterstützt. Dieser ist zu Starke-DMS Version 2022.2 abgekündigt. Ab dann ersetzt der Apache HTTP Server das WebServer-Modul. Alle Kunden, die bereits auf den Starke-DMS WebViewer setzen, oder dessen Einsatz planen, sollten sich also auf einen Austausch des Starke-WebServers einstellen. Bei der Installation und Einrichtung gehen wir Ihnen natürlich gerne zur Hand. Sprechen Sie uns einfach an.
Der WebViewer als zukünftiges Herzstück der Starke-DMS Client-Infrastruktur wurde auch in der aktuellen Version 2022.1 kontinuierlich weiterentwickelt.
Zu den neu hinzugekommenen Features gehört u.a.:
- Die in der Administration konfigurierbaren Dokumentenmarkierungen zur Steuerung des Zugriffs auf bestimmte Dokumente können jetzt auch in der Eingangskontrolle des WebViewers setzen.
- Die Möglichkeit zum Versenden von Sammelbenachrichtigungen mit Bestätigungsprotokoll ist ebenfalls im WebViewer verfügbar.
- In der Archivierungansicht kann jetzt eine vergrößerte Vorschau des Dokuments angezeigt werden.
- Dokumente können jetzt auch über den WebViewer per E‑Mail versendet werden.
- Das Löschen von Dokumenten ist nun auch aus dem WebViewer heraus möglich.
Freigaben und Abkündigungen
Hier ist eine Übersicht über die zu dieser Version abgekündigten Betriebssysteme, Drittanwendungen und Schnittstellen. Falls Sie detailliertere Informationen zu Freigaben und Kompatibilitäten benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden:
Betriebssysteme
Microsoft Windows Server 2012 war zu 2021.2 abgekündigt und wird folglich ab dieser Version nicht mehr supported.
Weiterhin ist Microsoft Windows Server 2022 ab dieser Version für Starke-DMS freigegeben.
Zuletzt ist Microsoft Windows 11 ab dieser Version für Starke-DMS-Clients freigegeben.
Weitere
Abbyy FineReader Engine 10 war zu 2021.2 abgekündigt und wird ab dieser Version nicht mehr supported.
Abbyy LicenseServer ist bedingt durch die o.g. technische Umstellung in der Lizenzverwaltung ab der aktuellen Version obsolet. Aufgrund einiger spezieller Lizensierungsmodelle im Kundenbestand bleibt er jedoch noch übergangsweise supported (Nach aktuellem Stand noch bis Hauptversion 2023.1)
Das DMS-Webserver Modul ist zur Version 2022.2 abgekündigt.
Qualitätsanpassungen
Wie in jeder Hauptversion wurden auch diesmal wieder viele kleinere Bugfixes und Korrekturen in der Administration, der Belegerkennung, dem Scanmodul, dem Viewer und weiteren Bereichen vorgenommen. Die Details dazu finden Sie in den Versionshinweisen der neuen Starke DMS Version 2022.1.
Fazit
Die aktuelle Version von Starke-DMS setzt den angekündigten Umbruch in Richtung Webtechnologie fort und integriert den ersten Satz an Funktionalitäten aus der Client-Infrastruktur in den Webviewer.
Die technische Umstellung der Lizenzverwaltung auf ein cloudbasiertes Modell kam etwas überraschend, wird aber langfristig die Verwaltung und Pflege der Softwarelizenzen deutlich stromlinienförmiger gestalten. Die neu vorausgesetzte Internetverbindung für DMS-Server stellt jedoch erwartungsgemäß einige Starke-DMS-Kunden vor Herausforderungen bezüglich ihrer internen Netzwerkstruktur, weswegen die alte Lizensierung auch noch eine gewisse Zeit aktiv bleibt.
Bei den Abkündigungen gibt es keine Überraschungen, jedoch einige Punkte, die Starke-DMS-Benutzer frühzeitig adressieren sollten, wie z.B. die Umstellung des Webservers auf den Apache HTTP Server. Wir unterstützen Sie gerne dabei!
Sie haben noch Fragen rund um Ihr Starke DMS, die neue Version oder generell zum Dokumentenmanagement?
Sprechen Sie uns gerne an! Wir beraten Sie individuell nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen. Die am häufigsten gestellten Fragen haben wir in unserem Blog zusammengefasst.
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