Autonummern und Autonummerierung in Dynamics 365 und Dataverse

Microsoft Dynamics 365 ermög­licht bei bestimm­ten Tabellen* eine Auto­num­me­rie­rung. Diese Auto­num­mern bestehen in Dynamics 365 stan­dard­mä­ßig aus drei Teilen: dem Präfix, der laufenden Nummer und dem Postfix.

Beispiel für eine Autonummerierung. Es wird die Autonummer eines Angebots gezeigt.
Abb. 1: Beispiel für eine auto­ma­ti­sche Nummer

Selbst­ver­ständ­lich ist es möglich, diese Nummern anzu­pas­sen. Aller­dings bleibt zu beachten, dass die Anpas­sungs­mög­lich­kei­ten Grenzen aufweisen. In Microsoft Dynamics 365 sind Auto­num­mern auf neun Tabellen begrenzt. Dazu gehören Verträge, Anfragen, Artikel, Aufträge, Rech­nun­gen, Kampagnen, Kate­go­rien und Wissensartikel.

Einstellen der Autonummern bzw. der automatischen Nummerierung im CRM Microsoft Dynamics 365 On-Premise
Abb. 2: Ein­stel­len der auto­ma­ti­schen Num­me­rie­rung im CRM Microsoft Dynamics 365 On-Premise

Zusätz­lich darf das Präfix aus maximal drei Zeichen bestehen, das Suffix wird zufällig generiert und ist nur in der Länge ein­stell­bar. Bei den Tabellen „Artikel“ und „Wis­sens­ar­ti­kel“ gibt es kein Suffix. Andere Anpas­sun­gen am Suffix können nicht vor­ge­nom­men werden.

 

*früher: Entitäten

Auto­num­mern im Microsoft Dataverse

Mit der Ein­füh­rung von Microsoft Dataverse schafft Microsoft eine neue, umfang­rei­che Auto­num­me­rie­rung für  Dynamics 365 . Hierfür gibt es den neuen Datentyp „AutoN­um­ber“ (deutsch: „AutoWert“).

Um eine Spalte* dieses Typs zu erstellen, muss man in das Power Apps Admin Portal navi­gie­ren und dort eine ent­spre­chen­de Tabelle anpassen.

Bis auf wenige Ausnahmen, ist der Spal­ten­typ hier nicht mehr auf bestimmte Tabellen beschränkt. Zudem kann es mehrere „AutoN­um­ber“ Spalten für eine Tabelle geben.

Auch hier sind die Ein­stel­lungs­mög­lich­kei­ten begrenzt. So gibt es bei­spiels­wei­se keine Mög­lich­keit auf bestimmte Daten­sät­ze zu filtern oder Bedin­gun­gen für die Vergabe der Num­me­rie­rung fest­zu­le­gen. Zudem ist der Spal­ten­typ bislang nur in Online-Umge­bun­gen verfügbar.

Screenshot zeigt die Konfigurationsmöglichkeiten für Autonummern im Dataverse. Die Autonummerierung ist von Datentyp Autowert und kann durch die Formatierung individuell zusammengesteckt werden. Als Beispiel ist hier eine Autonummer mit Datum, Fortlaufender Nummer und zufälliger Endung.
Abb. 3: Auto­num­me­rie­rung im Dataverse

*früher: Feld

Auto­num­me­rie­rung ohne Beschrän­kun­gen in Microsoft Dynamics 365

Für eine umfang­rei­che Auto­num­me­rie­rung in Microsoft Dynamics 365 empfiehlt sich das Modul Auto­num­me­rie­rung der Sulz Solutions GmbH. Das Modul beschränkt sich ebenfalls nicht auf aus­ge­wähl­te Tabellen. So ist es bei­spiels­wei­se möglich, für Firmen (engl.: account) bei der Erstel­lung auto­ma­tisch eine fort­lau­fen­de Fir­men­num­mer zu gene­rie­ren und die ent­ste­hen­de Nummer in einer Spalte auf dem Formular (z.B. Fir­men­num­mer; Sche­ma­na­me: accountn­um­ber) aus­zu­ge­ben. Das Modul nutzt hierbei bestehen­de Spalten in Dynamics 365 und ist nicht auf den Spal­ten­typ „Auton­um­ber“ angewiesen.

Auto­ma­ti­sche Num­me­rie­rung aller Tabellen

Mit dem Modul Auto­num­me­rie­rung kann man Daten­sät­ze aller vor­han­de­nen Tabellen – egal, ob Stan­dard­ta­bel­le oder benut­zer­de­fi­nier­te Tabelle – auto­ma­tisch num­me­rie­ren. Der Krea­ti­vi­tät sind (fast) keine Grenzen gesetzt. Unser Modul Auto­num­me­rie­rung hilft außerdem dabei, Ansprüche optimal und ohne große Umstände in Microsoft Dynamics 365 umzusetzen.

Für eine auto­ma­ti­sche Num­me­rie­rung benötigt man die Schema-Namen der Tabellen, die num­me­riert werden sollen (Firma = account). Zudem benötigt man die Schema-Namen der Spalten, in die die Nummer ein­ge­tra­gen werden soll (Fir­men­num­mer = accountn­um­ber). Anschlie­ßend legt man eine Zahl fest, die den Beginn der Num­me­rie­rung darstellt und gibt dem Datensatz einen Namen. Präfix und Postfix für die auto­ma­ti­sche Nummer sind optional und können jeweils bis zu zehn Zeichen lang sein. Des Weiteren ist es mit dem Modul Auto­num­me­rie­rung möglich, eine Bedingung anzugeben, wann eine Nummer erstellt werden soll. Es wäre somit möglich, aufgrund bestimm­ter Werte in Microsoft Dynamics 365 einen unter­schied­li­chen Num­mern­kreis von Firmen zu führen. Diese Funktion ist stan­dard­mä­ßig in Dynamics 365 / CRM nicht vorhanden.

Einstellungsmöglichkeiten für die erweiterte Autonummerierung von Sulz Solutions. Die Autonummern werden anhand einiger Felder im CRM eingerichtet. Dadurch können Präfix, laufende Nummer und Postfix flexibel zusammengesteckt werden.
Abb. 4: erwei­ter­te Auto­num­me­rie­rung von Sulz Solutions

Sobald man den Auto­num­mer-Datensatz speichert, reagiert das Modul auto­ma­tisch auf Erstel­lung eines neuen Daten­sat­zes der jewei­li­gen Tabelle. Das Modul versieht die neu erstell­ten Daten­sät­ze mit einer auto­ma­tisch erstell­ten, fort­lau­fen­den Nummer. Wenn Sie Interesse an unserem Modul Auto­num­me­rie­rung für Microsoft Dynamics 365 haben oder weitere Infor­ma­tio­nen benötigen, können Sie uns jederzeit kontaktieren.

 

22 Januar 2021

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