Microsoft Dataverse for Teams: Funktionen und Unterschiede zum Dataverse

Microsoft Teams ist den meisten Menschen weit­ge­hend als Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tool bekannt. Mit der Ein­füh­rung Microsoft Dataverse for Teams, im September 2020 als „Project Oakdale“ vor­ge­stellt, wird Microsoft Teams immer mehr zu einer uni­ver­sel­len Geschäftslösung.
Bislang kam Dataverse, das vor einiger Zeit als Common Data Service bekannt war, nur für Dynamics 365 und die Power-Plattform zum Einsatz.

Zukünftig soll Dataverse für alle Microsoft-Services zur Verfügung stehen. Es handelt sich hierbei um eine uni­ver­sell ein­setz­ba­re Datenbank in der Cloud, die man mit diversen Diensten ver­knüp­fen kann. Es ist bei­spiels­wei­se möglich, Daten aus Dynamics- oder Office-Produkten zu impor­tie­ren und diese anschlie­ßend mit PowerApps oder Power­Au­to­ma­te zu ver­ar­bei­ten. Diese Dienste können Sie nutzen, um Prozesse abzu­bil­den, zu unter­stüt­zen, zu opti­mie­ren und zu automatisieren.

Grund­le­gen­de Infor­ma­tio­nen zu Microsoft Dataverse for Teams

Bei Microsoft Dataverse for Teams handelt es sich um eine funk­tio­nal abge­speck­te Version von Dataverse. Es werden innerhalb von Teams Tabellen (früher „Entitäten“) und Spalten (früher „Felder“) mit ver­schie­de­nen Daten­ty­pen erstellt. Innerhalb dieser Tabellen können dann wichtige Infor­ma­tio­nen hin­ter­legt und mit belie­bi­gen Tabellen verknüpft werden. Dabei ist frei kon­fi­gu­rier­bar, wie sie heißen und welche Spalten sie enthalten.

Pro Team in Microsoft Teams ist die Nutzung auf eine Datenbank in Dataverse beschränkt. Die Datenbank existiert genauso lange wie das Team. Das heißt, dass die Datenbank unwi­der­ruf­lich gelöscht ist, sobald das Team gelöscht wurde. Die Datenbank erstellt Teams auch auto­ma­tisch, wenn bei­spiels­wei­se eine Power App zum Team hin­zu­ge­fügt wird.

Die Ver­wal­tung von Dataverse for Teams-Datenbank erfolgt über das Power Plattform Admin Center.

Durch die Ver­bin­dung von Teams mit dem Dataverse ist es nun möglich, Funk­tio­nen des Dataverse innerhalb von Microsoft Teams zu erstellen und zu nutzen.

Neue Funk­tio­na­li­tä­ten in Microsoft Teams durch Ver­bin­dung mit Dataverse

Abbildung 1: vor­han­de­ne Power Apps auswählen und hinzufügen

Trotz kleinerer Ein­schrän­kun­gen hat man durch Dataverse for Teams jetzt innerhalb von Teams Zugriff auf Power Apps, Power Virtual Agent, Power Automate und deren Funktionalitäten:

Mit Power Apps können Sie Canvas und Model-driven Apps als Regis­ter­kar­ten in Teams hin­zu­fü­gen. Sie erstellen Canvas Apps innerhalb kürzester Zeit innerhalb von Microsoft Teams und diese sind mit Dataverse for Teams verbunden. Microsoft bietet Ihnen hierbei eine große Anzahl vor­de­fi­nier­ter Apps zum Testen und Wei­ter­ent­wi­ckeln (Abbildung 1).

Mit Power Automate werden Flows innerhalb von Teams erstellt und verwaltet. Zudem wird dabei, wenn gewünscht, auf ver­schie­dens­te Microsoft Services zuge­grif­fen. Außerdem ist es möglich Flows auf Teams-Nach­rich­ten aus­zu­lö­sen. Sie müssen lediglich die Nachricht auswählen und den ent­spre­chen­den Flow ausführen. Selbst­ver­ständ­lich ist es hierbei möglich, auf Daten des Dataverse zuzu­grei­fen. Auch hier bietet Microsoft viele Vorlagen für einen einfachen Einstieg (Abbildung 2).

Abbildung 2: Vorlagen für Power Automate Flows

Mit Power Virtual Agent können Sie innerhalb Ihrer Orga­ni­sa­ti­on einen Chat Bot erstellen und nutzen. Mithilfe einer über­sicht­li­chen Ober­flä­che werden Sie schritt­wei­se von der Erstel­lung bis hin zur Ver­öf­fent­li­chung und Bereit­stel­lung für andere Nutzer unter­stützt (siehe Abbildung 3).

Abbildung 3: Chatbot mit Power Virtual Agent

Mit den auf­ge­lis­te­ten Funk­tio­na­li­tä­ten bieten sich viele Mög­lich­kei­ten, innerhalb von Microsoft Teams, Geschäfts­an­wen­dun­gen zu erstellen und Prozesse zu opti­mie­ren. Dafür sind neben einer Microsoft 365 Lizenz keine weiteren Lizenzen nötig.

Grenzen von Microsoft Dataverse for Teams und Unter­schie­de zu Microsoft Dataverse

Bei Microsoft Dataverse for Teams ist der Speicher auf 1 Millionen Zeilen oder 2 GB begrenzt. Falls der Speicher für Ihre Bedürf­nis­se nicht ausreicht, ist es pro­blem­los möglich zu Dataverse zu wechseln.

Abbildung 4: Unter­schie­de zum Dataverse – Quelle: Microsoft Docs

Für Ent­wick­ler ist der fehlende Zugriff auf Plugins und die API inter­es­sant. Für jede Power Apps- oder Power Automate-Nutzung, die die API beinhal­tet, muss die Dataverse for Teams-Umgebung ebenfalls auf Dataverse aktua­li­siert werden.

Der Zugriff auf Dataverse for Teams ist außerdem auf Besitzer, Mit­glie­der und Gäste begrenzt. Ebenfalls nicht enthalten sind Sicher­heits­fea­tures auf Feldebene, Audit-Funk­tio­nen und hier­ar­chi­sche Sicherheitsbeschränkungen.

Weitere Unter­schie­de können Sie hier nachlesen.
Weitere Ein­schrän­kun­gen und Infor­ma­tio­nen zur Lizen­zie­rung finden sie hier.

Fazit

Microsoft Dataverse for Teams ist ein gut geeig­ne­tes Tool, um innerhalb von Microsoft Teams Prozesse zu auto­ma­ti­sie­ren, Über­sich­ten zu schaffen und Infor­ma­tio­nen mit Kolleg:innen zu teilen. Falls Power Apps und weitere Dataverse-Dienste für Sie inter­es­sant sind, Sie bislang kein Dynamics 365 nutzen und lediglich Microsoft 365 Lizenzen besitzen, ist Dataverse for Teams der perfekte, kos­ten­güns­ti­ge Einstieg.

Einfache Arbeits­ab­läu­fe können Sie mit wenigen manuellen Schritten auto­ma­ti­sie­ren und Inhalte pro­blem­los teilen. Zudem gibt es einem einen guten Überblick darüber, was mit Dataverse möglich ist, falls man zusätz­li­che Lizenzen für Power Apps, Power Automate oder Power Virtual Agent erwerben möchte. Bei großen Daten­men­gen und komplexen Auto­ma­tis­men, die eventuell auch zusätz­li­che PlugIns und einen Zugang zur API nutzen müssen, benötigen Sie hingegen Microsoft Dataverse und die ent­spre­chen­den Lizenzen. Hierbei ist zu erwähnen das es im Dataverse so genannte „Premium Con­nec­tors“ gibt, um das Dataverse mit ver­schie­de­nen Daten­quel­len zu verbinden. Diese können Sie mit Microsoft Dataverse for Teams ebenfalls nicht ohne Zusatz­kos­ten nutzen. Sollten Sie erst im Nach­hin­ein merken, dass der Funk­ti­ons­um­fang von Microsoft Dataverse for Teams nicht ausreicht, ist ein Umstieg auf Microsoft Dataverse pro­blem­los möglich.

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