„New Work ist die Arbeit, die ein Mensch wirklich will“ –
so die Definition des Sozialphilosophen Frithjof Bergmann. Bergmann hat diesen Begriff in den 1970er Jahren eingeführt. Er beschreibt damit den strukturellen Wandel in unserer Arbeitswelt in Form von Agilität, Flexibilität und Selbstorganisation. Statt dass der Sinn der Arbeitstätigkeit darin besteht, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, soll sie eine sinnstiftende Funktion erfüllen und der Mensch sich in ihr selbst verwirklichen können.
Organisationsprinzipien von New Work
Agilitiät bezeichnet die Wendigkeit oder Beweglichkeit von Organisationen und Personen in Strukturen und Prozessen. Auf Veränderungen wird proaktiv reagiert. Eine rein reaktive Anpassung wird eher als Flexibilität verstanden. Bei New Work ist damit aber auch Arbeiten unabhängig von Ort und festen Arbeitszeiten gemeint.
Selbstorganisiertes Arbeiten wird in drei Stufen eingeteilt. In der einfachsten Form entscheiden alle selbstständig über die Art der Ausführung ihrer Arbeit. Weitergehend ist es, wenn sie zudem Qualität und Ziele ihrer Arbeit definieren. Auf der obersten Stufe entscheiden ganze Teams eigenständig über Arbeitsinhalte, Ziele und Art ihrer Bearbeitung. Welche Person die Führungsrolle im Team einnimmt, kann dabei je nach Unternehmens- und Teamkontext variieren.
New Work berücksichtigt diese drei Organisationsprinzipien, bietet aber keine Standardlösung an. Denn jedes Unternehmen hat seine speziellen Bedürfnisse und Herausforderungen und jeder Arbeitnehmer seine individuellen Wünsche und eigene Lebenssituation.
Dabei sind New Work und Arbeit 4.0 nicht als Synonyme zu verstehen. Denn auch wenn sich beide beeinflussen, gibt es Unterschiede. Während sich Arbeit 4.0 hauptsächlich mit Lösungen zu Bewältigung der digitalen Transformation befasst, beschreibt New Work einen Wandel von Sinn- und Wertfragen, der zu veränderten Erwartungen der Mitarbeitenden an die Arbeitswelt führt.
Dies führt dazu, dass es im Zeitalter des Fachkräftemangels nicht mehr ausreicht, wenn der Arbeitgeber einen sicheren Job bei guter Bezahlung anbietet. Gerade „High Potentials“ wollen sich im Beruf selbst verwirklichen, aber auch im Sinne einer gesunden Work Life Balance Privatleben und Arbeit in Einklang bringen.
Einfluss von New Work auf die Gesamtorganisation
New Work stellt die Gesamtorganisation eines Unternehmens auf den Prüfstand. So beinhaltet New Work eine geänderte Arbeitskultur (Kommunikations‑, Kooperations und Fehler-Kultur), ein New Leadership (im Sinne von Orientierung und Befähigung der Mitarbeiter sowie Sinngebung), Aufbau von Kompetenzen und Lernmöglichkeiten für die Mitarbeiter, eine neue Arbeitsorganisation (Agilität, Flexibilität und Selbstorganisation wie oben beschrieben) und ein hierzu passendes Geschäftsmodell. Die IT sollte das hierfür passende “Schmieröl” in Form einer reibungslosen Zusammenarbeit, Kommunikation und Prozesssteuerung liefern. Sowohl ein Customer-Relationship-Management (CRM) als auch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sind auf diesem Weg entscheidende Werkzeuge, wobei gilt: mit dem Einsatz von CRM und DMS haben Sie New Work nicht vollständig umgesetzt, aber ohne CRM und DMS kein New Work.
Unterstützung von New Work durch CRM und DMS
Ein CRM unterstützt unter anderem New Work in folgenden Punkten:
- Aufgabenorganisation: Bündelung von Kundendaten an einem Ort, von dem aus sie einsehbar und veränderbar sind, sofern die entsprechenden Berechtigungen vorliegen. Die Übertragung von Aufgaben bei einem Kunden ist mittels CRM schnell und einfach möglich.
- Terminkoordination: das CRM erinnert Sie daran rechtzeitig den Kontakt mit bestimmten Kunden wieder aufzunehmen, so dass sie sich dies nicht merken müssen.
- Automatische Erstellung von Statistiken und Routinen bei Kundenprozessen: Ihre Mitarbeiter*innen werden von Standardarbeit entlastet und haben mehr Zeit fürs Wesentliche und für Kreativität.
Ein DMS erfüllt beispielsweise folgende Aspekte von New Work:
- Home-Office ist nur effizient durchführbar, wenn sich alle Dokumente in einem digitalen Archiv und nicht noch teilweise in Papierform im Büro und damit am falschen Ort befinden.
- Mittels eines automatischen Workflows kann eingestellt werden, wer was in welcher Reihenfolge bearbeiten soll. Dies ermöglicht Teamarbeit erst. Zeitraubende Rückfragen sind dann nicht mehr notwendig. Urlaub, Krankheit u. ä. können problemlos berücksichtigt werden.
- Fehlbearbeitungen, zu denen es im Arbeitsalltag auch bei aller Sorgfalt immer kommen kann, lassen sich leicht beheben, wenn das Ursprungsdokument stets vorhanden ist und nicht gelöscht werden kann. Dabei können Sie stets nachvollziehen, wer ein Dokument wie verändert hat. So müssen Sie das Ursprungsdokument nicht wieder aufrufen und jeden Bearbeitungsschritt erneut durchführen.
- Mittels einer schnellen und detaillierten Suchfunktion finden Sie auch ältere Dokumente sofort wieder. Nachfragen bei Kollegen sind nicht notwendig.
- An die Einhaltung von Fristen erinnert ein DMS rechtzeitig und zuverlässig, so dass Sie diese nicht im Kopf haben müssen und sich auf andere Sachen konzentrieren können.
Idealerweise greifen dabei CRM und DMS ineinander, beispielsweise durch Nutzung von x‑DI.
Umsetzung von New Work im Unternehmen
Es ist nicht erforderlich und oft auch nicht sinnvoll zu versuchen, alles in einem Schritt umzusetzen. Besser ist es nach dem Motto „Think big, start small!“ vorzugehen. Dann können sich die Mitarbeiter*Innen auch an die neue Arbeitsweise gewöhnen und die Vorteile schnell erkennen. Unsere CRM- und DMS-Lösungen unterstützen Sie dabei. Eine solche Umsetzung step-by-step ist auch deshalb sinnvoll, da es sich bei New Work im Grunde um eine Lebensphilosophie eines Unternehmens handelt, die nicht einmal angegangen, umgesetzt und dann unverändert beibehalten werden sollte, sondern die immer wieder überprüft und gegebenenfalls verändert werden muss.
