New Work: Was ist das?

New Work ist die Arbeit, die ein Mensch wirklich will“ –

so die Defi­ni­ti­on des Sozi­al­phi­lo­so­phen Frithjof Bergmann. Bergmann hat diesen Begriff in den 1970er Jahren ein­ge­führt. Er beschreibt damit den struk­tu­rel­len Wandel in unserer Arbeits­welt in Form von Agilität, Fle­xi­bi­li­tät und Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on. Statt dass der Sinn der Arbeits­tä­tig­keit darin besteht, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, soll sie eine sinn­stif­ten­de Funktion erfüllen und der Mensch sich in ihr selbst ver­wirk­li­chen können.

Orga­ni­sa­ti­ons­prin­zi­pi­en von New Work

Agilitiät bezeich­net die Wen­dig­keit oder Beweg­lich­keit von Orga­ni­sa­tio­nen und Personen in Struk­tu­ren und Prozessen. Auf Ver­än­de­run­gen wird proaktiv reagiert. Eine rein reaktive Anpassung wird eher als Fle­xi­bi­li­tät ver­stan­den. Bei New Work ist damit aber auch Arbeiten unab­hän­gig von Ort und festen Arbeits­zei­ten gemeint.

Selbst­or­ga­ni­sier­tes Arbeiten wird in drei Stufen ein­ge­teilt. In der ein­fachs­ten Form ent­schei­den alle selbst­stän­dig über die Art der Aus­füh­rung ihrer Arbeit. Wei­ter­ge­hend ist es, wenn sie zudem Qualität und Ziele ihrer Arbeit defi­nie­ren. Auf der obersten Stufe ent­schei­den ganze Teams eigen­stän­dig über Arbeits­in­hal­te, Ziele und Art ihrer Bear­bei­tung. Welche Person die Füh­rungs­rol­le im Team einnimmt, kann dabei je nach Unter­neh­mens- und Team­kon­text variieren.

New Work berück­sich­tigt diese drei Orga­ni­sa­ti­ons­prin­zi­pi­en, bietet aber keine Stan­dard­lö­sung an. Denn jedes Unter­neh­men hat seine spe­zi­el­len Bedürf­nis­se und Her­aus­for­de­run­gen und jeder Arbeit­neh­mer seine indi­vi­du­el­len Wünsche und eigene Lebenssituation.

Die Abbildung visualisiert die drei Organisationsprinzipien von New Work. Dazu wurde New Work farblich hervorgehoben in die Mitte gesetzt und die Prinzipien Selbstorganisation, Flexibilität und Agilität drum herum angeordnet.
Abb. 1: Drei Orga­ni­sa­ti­ons­prin­zi­pi­en von New Work

Dabei sind New Work und Arbeit 4.0 nicht als Synonyme zu verstehen. Denn auch wenn sich beide beein­flus­sen, gibt es Unter­schie­de. Während sich Arbeit 4.0 haupt­säch­lich mit Lösungen zu Bewäl­ti­gung der digitalen Trans­for­ma­ti­on befasst, beschreibt New Work einen Wandel von Sinn- und Wert­fra­gen, der zu ver­än­der­ten Erwar­tun­gen der Mit­ar­bei­ten­den an die Arbeits­welt führt.

Dies führt dazu, dass es im Zeitalter des Fach­kräf­te­man­gels nicht mehr ausreicht, wenn der Arbeit­ge­ber einen sicheren Job bei guter Bezahlung anbietet. Gerade „High Poten­ti­als“ wollen sich im Beruf selbst ver­wirk­li­chen, aber auch im Sinne einer gesunden Work Life Balance Pri­vat­le­ben und Arbeit in Einklang bringen.

Einfluss von New Work auf die Gesamtorganisation

New Work stellt die Gesamt­or­ga­ni­sa­ti­on eines Unter­neh­mens auf den Prüfstand. So beinhal­tet New Work eine geänderte Arbeits­kul­tur (Kommunikations‑, Koope­ra­ti­ons und Fehler-Kultur), ein New Lea­ders­hip (im Sinne von Ori­en­tie­rung und Befä­hi­gung der Mit­ar­bei­ter sowie Sinn­ge­bung), Aufbau von Kom­pe­ten­zen und Lern­mög­lich­kei­ten für die Mit­ar­bei­ter, eine neue Arbeits­or­ga­ni­sa­ti­on (Agilität, Fle­xi­bi­li­tät und Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on wie oben beschrie­ben) und ein hierzu passendes Geschäfts­mo­dell. Die IT sollte das hierfür passende “Schmieröl” in Form einer rei­bungs­lo­sen Zusam­men­ar­beit, Kom­mu­ni­ka­ti­on und Pro­zess­steue­rung liefern. Sowohl ein Customer-Rela­ti­ons­hip-Manage­ment (CRM) als auch ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS) sind auf diesem Weg ent­schei­den­de Werkzeuge, wobei gilt: mit dem Einsatz von CRM und DMS haben Sie New Work nicht voll­stän­dig umgesetzt, aber ohne CRM und DMS kein New Work.

Die Abbildung visualisiert den Einfluss von New Work auf die Gesamtorganisation indem die Einflüsse um den Begriff "New Work" herum angeordnet werden. Die einzelnen Einflüsse sind Arbeitskultur. New Leadership, Kompetenzen und Lernmöglichkeiten, Arbeitsorganisation und Geschäftsmodell.
Abb. 2: Einfluss von New Work auf die Gesamt­or­ga­ni­sa­ti­on eines Unternehmens

Unter­stüt­zung von New Work durch CRM und DMS

Ein CRM unter­stützt unter anderem New Work in folgenden Punkten:

  • Auf­ga­ben­or­ga­ni­sa­ti­on: Bündelung von Kun­den­da­ten an einem Ort, von dem aus sie  einsehbar und ver­än­der­bar sind, sofern die ent­spre­chen­den Berech­ti­gun­gen vorliegen. Die Über­tra­gung von Aufgaben bei einem Kunden ist mittels CRM schnell und einfach möglich.
  • Ter­min­ko­or­di­na­ti­on: das CRM erinnert Sie daran recht­zei­tig den Kontakt mit bestimm­ten Kunden wieder auf­zu­neh­men, so dass sie sich dies nicht merken müssen.
  • Auto­ma­ti­sche Erstel­lung von Sta­tis­ti­ken und Routinen bei Kun­den­pro­zes­sen: Ihre Mitarbeiter*innen werden von Stan­dard­ar­beit entlastet und haben mehr Zeit fürs Wesent­li­che und für Kreativität.

Ein DMS erfüllt bei­spiels­wei­se folgende Aspekte von New Work:

  • Home-Office ist nur effizient durch­führ­bar, wenn sich alle Dokumente in einem digitalen Archiv und nicht noch teilweise in Papier­form im Büro und damit am falschen Ort befinden.
  • Mittels eines auto­ma­ti­schen Workflows kann ein­ge­stellt werden, wer was in welcher Rei­hen­fol­ge bear­bei­ten soll. Dies ermög­licht Team­ar­beit erst. Zeit­rau­ben­de Rück­fra­gen sind dann nicht mehr notwendig. Urlaub, Krankheit u. ä. können pro­blem­los berück­sich­tigt werden.
  • Fehl­be­ar­bei­tun­gen, zu denen es im Arbeits­all­tag auch bei aller Sorgfalt immer kommen kann, lassen sich leicht beheben, wenn das Ursprungs­do­ku­ment stets vorhanden ist und nicht gelöscht werden kann. Dabei können Sie stets nach­voll­zie­hen, wer ein Dokument wie verändert hat. So müssen Sie das Ursprungs­do­ku­ment nicht wieder aufrufen und jeden Bear­bei­tungs­schritt erneut durchführen.
  • Mittels einer schnellen und detail­lier­ten Such­funk­ti­on finden Sie auch ältere Dokumente sofort wieder. Nach­fra­gen bei Kollegen sind nicht notwendig.
  • An die Ein­hal­tung von Fristen erinnert ein DMS recht­zei­tig und zuver­läs­sig, so dass Sie diese nicht im Kopf haben müssen und sich auf andere Sachen kon­zen­trie­ren können.

Idea­ler­wei­se greifen dabei CRM und DMS inein­an­der, bei­spiels­wei­se durch Nutzung von x‑DI.

Umsetzung von New Work im Unternehmen

Es ist nicht erfor­der­lich und oft auch nicht sinnvoll zu versuchen, alles in einem Schritt umzu­set­zen. Besser ist es nach dem Motto „Think big, start small!“ vor­zu­ge­hen. Dann können sich die Mitarbeiter*Innen auch an die neue Arbeits­wei­se gewöhnen und die Vorteile schnell erkennen. Unsere CRM- und DMS-Lösungen unter­stüt­zen Sie dabei. Eine solche Umsetzung step-by-step ist auch deshalb sinnvoll, da es sich bei New Work im Grunde um eine Lebens­phi­lo­so­phie eines Unter­neh­mens handelt, die nicht einmal ange­gan­gen, umgesetzt und dann unver­än­dert bei­be­hal­ten werden sollte, sondern die immer wieder überprüft und gege­be­nen­falls verändert werden muss.

 

 

07 März 2022

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