Mit unserer Schnittstelle x‑DI können Sie Ihr Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – nahtlos in Ihr Dynamics 365 for Customer Engagement integrieren. Durch unsere flexible, vielseitig anpassbare Lösung haben Sie alle relevanten Dokumente jederzeit im Blick.
In einem Unternehmen mit einer gut durchdachten, effizienten Softwarelandschaft stehen deren einzelnen Teilbereiche nie für sich allein und sollten integriert sein. Mit isolierten Softwarelösungen müssen die relevanten Informationen erst manuell exportiert und zur Weiterverarbeitung übertragen werden. Derartige Insellösungen sind ineffizient und nicht mehr zeitgemäß.
Dies trifft vor allem auf das Dokumentenmanagement zu, da die Dokumente, die ein Unternehmen erhält und aussendet, oftmals im Herzen dieser Strukturen liegen.
Für viele Unternehmen stehen Kunden und Geschäftspartner an oberster Stelle, da diese die Basis ihres Geschäftserfolgs sind. Oftmals werden diese über ein CRM (Customer Relations Management/Kundenbeziehungsmanagement) verwaltet. Dies führt zu dem Schluss, dass eine reibungslose Integration von Dokumenten- und Kundenmanagement ein Grundpfeiler für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen ist.
Diese Integration erfolgt durch Schnittstellen zwischen den jeweiligen Anwendungen. Durch unsere Schnittstelle x‑DI hat ein Benutzer aus dem Dynamics 365 heraus vollen Zugriff auf die Inhalte des DMS. Das Springen zwischen verschiedenen Anwendungen ist nicht mehr notwendig.
Anpassbar und Flexibel durch vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten
x‑DI wird als iFrame/Webseite in das CRM eingebunden, wodurch sich eine Dokumentenansicht flexibel in der Sitemap, in jeden Datensatz und jedes Subgrid einbinden lässt. So greifen Sie direkt dort auf Ihre Dokumente zu, wo Sie Diese benötigen (Abbildungen 1a und 1b).
Zugriffsrechte anhand Ihres DMS – oder Ihrem Dynamics 365
Bei der Frage, welcher Benutzer welche Dokumente angezeigt bekommt, ist im Allgemeinen Ihr DMS weiterhin führend. Sie können aber auch einstellen, dass die Rechterollen von Dynamics 365 die Berechtigungen auf Dokumente mit verwalten, oder eine Kombination daraus konfigurieren. Auch eine 360°-Sicht ist einstellbar, über die ein Benutzer immer alle Dokumente zu einem Datensatz sehen kann. Das Abrufen oder Bearbeiten dieser Dokumente wird hier weiter durch die spezifischen Benutzerrechte gesteuert.
Unsere Schnittstelle ist anpassbar und individualisierbar
x‑DI bietet ein breites Spektrum an Konfigurationsmöglichkeiten auf Dokumentart- und Feldebene. Dadurch können Sie die Anzeige und Bearbeitung Ihrer Dokumente fein steuern.
Auf Dokumentartebene können Sie zum Beispiel festlegen, ob Sie eine Anpassung der Metadaten zulassen, ob Dokumente in diese Dokumentart hochgeladen und ob neue Versionen angelegt werden dürfen.
Auf Feldebene können Sie unter Anderem bestimmen, ob ein Feld für die Suchfunktion verwendbar ist und an welcher Position es in der Ergebnisanzeige steht. Weiterhin können Sie frei steuern, welche Metadaten zu der jeweiligen Dokumentart in der Dokumentenübersicht und der Dokumenten-Detailansicht angezeigt werden.
Nehmen wir ein einfaches Beispiel: Sie priorisieren für ihre Rechnungs- oder Lieferscheindokumente das Eingangsdatum, oder die Liefermenge. Beim Schriftverkehr hingegen sind ihnen Kategorisierung oder Betreffe wichtig. Mit x‑DI können Sie Ihre Ansichten je nach Dokumentart so einrichten, wie Sie es benötigen.
Umfangreiche und mächtige Suchfunktion
Damit Dokumente nach der Ablage auch schnell und einfach wieder auffind- und abrufbar sind, verfügt x‑DI über eine umfangreiche Suchfunktion.
So können Sie beispielsweise Ihre Dokumentenanzeige leicht weiter filtern: Sie möchten Ihre Rechnungsdokumente zu einer Firma nach einer bestimmten Rechnungsnummer, einem bestimmten Datum- oder Datumsintervall, oder einem Kreditor durchsuchen? Geben Sie die entsprechenden Felder für die Suche frei. Auf diese Weise können Sie über einfache Suchanfragen schnell die gewünschten Dokumente zu Firmen, Kontakten oder anderen Entitäten finden.
In einigen Fällen benötigen Sie aber vielleicht komplexere Suchanfragen. Möchten Sie sich beispielsweise einen Überblick über die bald fälligen Zahlungen an einen Debitor verschaffen? Formulieren Sie eine Suche, die nach allen Eingangsrechnungen sucht, deren Fälligkeitsdatum bald erreicht ist ODER deren Skonto-Zeitraum bald abläuft.
Oder Sie sind tatsächlich einmal in der Situation, dass Sie Ihren gesamten Datenbestand nach bestimmten Dokumenten durchsuchen möchten. Hier wäre damit zu rechnen, dass eine einfache Suche über ein Kriterium immer noch zu unerwünscht vielen Treffern führt.
In solchen Fällen können Sie die einzelnen Suchkriterien auf vielfältige Weise und/oder- verknüpfen. Dadurch lassen sich komplexe Suchanfragen erstellen, die es Ihnen ermöglichen, genau die gewünschten Dokumente zu ermitteln.
Volle Kontrolle mit Datenquellregeln
Eine der Stärken von Microsoft Dynamics 365 ist die starke Vernetzung, die zwischen einzelnen Entitäten konfigurierbar ist. Auch x‑DI nimmt dieses Prinzip in Form der so genannten Datenquellregeln auf.
Es gibt zwei Arten von Datenquellregeln: Datensatzerstell- und Suchregeln. Mit Erstellungsregeln steuern Sie die automatische Verschlagwortung neuer Dokumente anhand von Stammdaten aus Ihrem Dynamics 365. Diese können direkt aus dem Datensatz gezogen werden, an der das Dokument abgelegt ist, aber auch aus allen Datensätzen, die in irgendeinem Bezug zu dem Quelldatensatz stehen.
Sie möchten Ausgangsrechnungen automatisch mit Kundennummer und/oder dem Namen des Kunden vorbelegen? Eingangs- und Fälligkeitsdaten zu Aufträgen sollen automatisch aus den jeweiligen Datensätzen gezogen und in die Metadaten zum Dokument eingetragen werden? Sie haben ein Dokument an einem Kundenauftrag abgelegt und möchten, dass die Kundennummer des Auftraggebers an diesem Dokument eingetragen wird? In diesen und anderen Szenarien gewährleisten Datensatzerstellregeln die automatische Datenanreicherung.
Suchregeln hingegen sind ein wichtiges Mittel, um Ihre Dokumente an allen wichtigen Stellen verfügbar zu machen. Sie möchten Ihre Rechnungsdokumente nicht nur am entsprechenden Rechnungsdatensatz, sondern auch am zugehörigen Auftrag einsehen können? Vielleicht schwebt Ihnen eine Kundenakte vor, in der Sie alle Kundenrelevanten Angebots‑, Auftrags‑, Rechnungs- und Schriftverkehrsdokumente direkt am Kundendatensatz haben? Dies lässt sich frei über Suchregeln definieren.
Unterstützte DMS und Bereitstellung weiterer Schnittstellen
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, steht Ihnen unsere x‑DI – Integration in englischer und deutscher Sprache zur Verfügung.
Wir unterstützen die Anbindung an:
- Microsoft Dynamics CRM 2016
- Microsoft Dynamics 365 for Customer Engagement
- Online und On Premise.
Aktuell sind einsatzbereite Schnittstellen zu folgenden DMS-Systemen vorhanden:
Sulz Solutions x‑DI wird als Schnittstelle zwischen Dynamics 365 und verschiedenen DMS regelmäßig weiterentwickelt und mit neuen Funktionen erweitert. Dabei gehen wir gerne auf die Wünsche unserer Kunden ein.
Sie möchten mehr erfahren, oder Ihr DMS System ist nicht dabei?
Sprechen Sie uns an! Wir beraten Sie gerne individuell. Falls Sie bereits über ein anderes DMS verfügen, prüfen wir gerne die Implementierung einer entsprechenden Schnittstelle
