Dokumentenintegration mit x-DI – Unsere Schnittstelle zwischen Dynamics 365 und Ihrem DMS

Mit unserer Schnitt­stel­le x‑DI können Sie Ihr Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem – kurz DMS –  nahtlos in Ihr Dynamics 365 for Customer Enga­ge­ment inte­grie­ren. Durch unsere flexible, viel­sei­tig anpass­ba­re Lösung haben Sie alle rele­van­ten Dokumente jederzeit im Blick.

In einem Unter­neh­men mit einer gut durch­dach­ten, effi­zi­en­ten Soft­ware­land­schaft stehen deren einzelnen Teil­be­rei­che nie für sich allein und sollten inte­griert sein. Mit iso­lier­ten Soft­ware­lö­sun­gen müssen die rele­van­ten Infor­ma­tio­nen erst manuell expor­tiert und zur Wei­ter­ver­ar­bei­tung über­tra­gen werden. Derartige Insel­lö­sun­gen sind inef­fi­zi­ent und nicht mehr zeitgemäß.

Dies trifft vor allem auf das Doku­men­ten­ma­nage­ment zu, da die Dokumente, die ein Unter­neh­men erhält und aussendet, oftmals im Herzen dieser Struk­tu­ren liegen.

Für viele Unter­neh­men stehen Kunden und Geschäfts­part­ner an oberster Stelle, da diese die Basis ihres Geschäfts­er­folgs sind. Oftmals werden diese über ein CRM (Customer Relations Management/Kundenbeziehungsmanagement) verwaltet. Dies führt zu dem Schluss, dass eine rei­bungs­lo­se Inte­gra­ti­on von Doku­men­ten- und Kun­den­ma­nage­ment ein Grund­pfei­ler für erfolg­rei­che Geschäfts­be­zie­hun­gen ist.

Diese Inte­gra­ti­on erfolgt durch Schnitt­stel­len zwischen den jewei­li­gen Anwen­dun­gen. Durch unsere Schnitt­stel­le x‑DI hat ein Benutzer aus dem Dynamics 365 heraus vollen Zugriff auf die Inhalte des DMS. Das Springen zwischen ver­schie­de­nen Anwen­dun­gen ist nicht mehr notwendig.

Anpassbar und Flexibel durch viel­fäl­ti­ge Konfigurationsmöglichkeiten

x‑DI wird als iFrame/Webseite in das CRM ein­ge­bun­den, wodurch sich eine Doku­men­ten­an­sicht flexibel in der Sitemap, in jeden Datensatz und jedes Subgrid einbinden lässt. So greifen Sie direkt dort auf Ihre Dokumente zu, wo Sie Diese benötigen (Abbil­dun­gen 1a und 1b).

Bild zeigt drei Screenshots aus der Internetoberfläche, die verschiedene Möglichkeiten zeigen die Schnittstelle zum DMS in Dynamics 365 einzubinden und Dokumente anzeigen zu lassen.
Abbildung 1a: Einbinden der Schnitt­stel­le in Dynamics 365 (Inter­net­ober­flä­che der V9 On-Premises)

 

Bild zeigt drei Screenshots in der einheitlichen Oberfläche, die verschiedene Möglichkeiten zeigen die Schnittstelle zum DMS in Dynamics 365 einzubinden und Dokumente anzeigen zu lassen.
Abbildung 1b: Einbinden der Schnitt­stel­le in Dynamics 365 (Ein­heit­li­che Ober­flä­che der V9 Online oder On-Premises)

Zugriffs­rech­te anhand Ihres DMS – oder Ihrem Dynamics 365

Bei der Frage, welcher Benutzer welche Dokumente angezeigt bekommt, ist im All­ge­mei­nen Ihr DMS weiterhin führend. Sie können aber auch ein­stel­len, dass die Rech­te­rol­len von Dynamics 365 die Berech­ti­gun­gen auf Dokumente mit verwalten, oder eine Kom­bi­na­ti­on daraus kon­fi­gu­rie­ren. Auch eine 360°-Sicht ist ein­stell­bar, über die ein Benutzer immer alle Dokumente zu einem Datensatz sehen kann. Das Abrufen oder Bear­bei­ten dieser Dokumente wird hier weiter durch die spe­zi­fi­schen Benut­zer­rech­te gesteuert.

Unsere Schnitt­stel­le ist anpassbar und individualisierbar

x‑DI bietet ein breites Spektrum an Kon­fi­gu­ra­ti­ons­mög­lich­kei­ten auf Doku­ment­art- und Feldebene. Dadurch können Sie die Anzeige und Bear­bei­tung Ihrer Dokumente fein steuern.

Auf Doku­men­t­artebe­ne können Sie zum Beispiel festlegen, ob Sie eine Anpassung der Metadaten zulassen, ob Dokumente in diese Doku­ment­art hoch­ge­la­den und ob neue Versionen angelegt werden dürfen.

Auf Feldebene können Sie unter Anderem bestimmen, ob ein Feld für die Such­funk­ti­on ver­wend­bar ist und an welcher Position es in der Ergeb­nis­an­zei­ge steht. Weiterhin können Sie frei steuern, welche Metadaten zu der jewei­li­gen Doku­ment­art in der Doku­men­ten­über­sicht und der Doku­men­ten-Detail­an­sicht angezeigt werden.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel: Sie prio­ri­sie­ren für ihre Rechnungs- oder Lie­fer­schein­do­ku­men­te das Ein­gangs­da­tum, oder die Lie­fer­men­ge. Beim Schrift­ver­kehr hingegen sind ihnen Kate­go­ri­sie­rung oder Betreffe wichtig. Mit x‑DI können Sie Ihre Ansichten je nach Doku­ment­art so ein­rich­ten, wie Sie es benötigen.

Umfang­rei­che und mächtige Suchfunktion

Damit Dokumente nach der Ablage auch schnell und einfach wieder auffind- und abrufbar sind, verfügt x‑DI über eine umfang­rei­che Suchfunktion.

So können Sie bei­spiels­wei­se Ihre Doku­men­ten­an­zei­ge leicht weiter filtern: Sie möchten Ihre Rech­nungs­do­ku­men­te zu einer Firma nach einer bestimm­ten Rech­nungs­num­mer, einem bestimm­ten Datum- oder Datums­in­ter­vall, oder einem Kreditor durch­su­chen? Geben Sie die ent­spre­chen­den Felder für die Suche frei. Auf diese Weise können Sie über einfache Such­an­fra­gen schnell die gewünsch­ten Dokumente zu Firmen, Kontakten oder anderen Entitäten finden.

Screenshot zeigt die Suchmaske, um in Dynamics 365 nach Dokumenten aus dem DMS zu suchen
Abbildung 2: Suchmaske

In einigen Fällen benötigen Sie aber viel­leicht kom­ple­xe­re Such­an­fra­gen. Möchten Sie sich bei­spiels­wei­se einen Überblick über die bald fälligen Zahlungen an einen Debitor ver­schaf­fen? For­mu­lie­ren Sie eine Suche, die nach allen Ein­gangs­rech­nun­gen sucht, deren Fäl­lig­keits­da­tum bald erreicht ist ODER deren Skonto-Zeitraum bald abläuft.

Oder Sie sind tat­säch­lich einmal in der Situation, dass Sie Ihren gesamten Daten­be­stand nach bestimm­ten Doku­men­ten durch­su­chen möchten. Hier wäre damit zu rechnen, dass eine einfache Suche über ein Kriterium immer noch zu uner­wünscht vielen Treffern führt.

In solchen Fällen können Sie die einzelnen Such­kri­te­ri­en auf viel­fäl­ti­ge Weise und/oder- ver­knüp­fen. Dadurch lassen sich komplexe Such­an­fra­gen erstellen, die es Ihnen ermög­li­chen, genau die gewünsch­ten Dokumente zu ermitteln.

Volle Kontrolle mit Datenquellregeln

Eine der Stärken von Microsoft Dynamics 365 ist die starke Ver­net­zung, die zwischen einzelnen Entitäten kon­fi­gu­rier­bar ist. Auch x‑DI nimmt dieses Prinzip in Form der so genannten Daten­quell­re­geln auf.

Es gibt zwei Arten von Daten­quell­re­geln: Daten­satz­er­stell- und Such­re­geln. Mit Erstel­lungs­re­geln steuern Sie die auto­ma­ti­sche Ver­schlag­wor­tung neuer Dokumente anhand von Stamm­da­ten aus Ihrem Dynamics 365. Diese können direkt aus dem Datensatz gezogen werden, an der das Dokument abgelegt ist, aber auch aus allen Daten­sät­zen, die in irgend­ei­nem Bezug zu dem Quell­da­ten­satz stehen.

Sie möchten Aus­gangs­rech­nun­gen auto­ma­tisch mit Kun­den­num­mer und/oder dem Namen des Kunden vor­be­le­gen?  Eingangs- und Fäl­lig­keits­da­ten zu Aufträgen sollen auto­ma­tisch aus den jewei­li­gen Daten­sät­zen gezogen und in die Metadaten zum Dokument ein­ge­tra­gen werden? Sie haben ein Dokument an einem Kun­den­auf­trag abgelegt und möchten, dass die Kun­den­num­mer des Auf­trag­ge­bers an diesem Dokument ein­ge­tra­gen wird? In diesen und anderen Szenarien gewähr­leis­ten Daten­satz­er­stell­re­geln  die auto­ma­ti­sche Datenanreicherung.

Such­re­geln hingegen sind ein wichtiges Mittel, um Ihre Dokumente an allen wichtigen Stellen verfügbar zu machen. Sie möchten Ihre Rech­nungs­do­ku­men­te nicht nur am ent­spre­chen­den Rech­nungs­da­ten­satz, sondern auch am zuge­hö­ri­gen Auftrag einsehen können? Viel­leicht schwebt Ihnen eine Kun­den­ak­te vor, in der Sie alle Kun­den­re­le­van­ten Angebots‑, Auftrags‑, Rechnungs- und Schrift­ver­kehrs­do­ku­men­te direkt am Kun­den­da­ten­satz haben? Dies lässt sich frei über Such­re­geln definieren.

Unter­stütz­te DMS und Bereit­stel­lung weiterer Schnittstellen

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, steht Ihnen unsere x‑DI – Inte­gra­ti­on in eng­li­scher und deutscher Sprache zur Verfügung.

Offizielles Bild von x-DI als Schnittstelle zwischen Dynamics 365 und Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
Abbildung 3: Doku­men­ten­in­te­gra­ti­on mit x‑DI

Wir unter­stüt­zen die Anbindung an:

  • Microsoft Dynamics CRM 2016
  • Microsoft Dynamics 365 for Customer Engagement
  • Online und On Premise.

Aktuell sind ein­satz­be­rei­te Schnitt­stel­len zu folgenden DMS-Systemen vorhanden:

Starke DMS

d.velop d3.ecm

Sulz Solutions x‑DI wird als Schnitt­stel­le zwischen Dynamics 365 und ver­schie­de­nen DMS regel­mä­ßig wei­ter­ent­wi­ckelt und mit neuen Funk­tio­nen erweitert. Dabei gehen wir gerne auf die Wünsche unserer Kunden ein.

Sie möchten mehr erfahren, oder Ihr DMS System ist nicht dabei? 

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