In Dynamics 365 Sales können Sie ihre Leads und Verkaufschancen verwalten. Erfahrungsgemäß haben viele Kunden die Herausforderung, einen großen Pool mit Leads strukturiert zu erfassen, zu bearbeiten und zu qualifizieren. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie der Vertriebsprozess vom Lead über das Verkaufschancen-Management bis hin zu Angeboten, Aufträgen und Rechnungen funktioniert.
Lead Management mit Dynamics 365 Sales
Was ist ein Lead?
Leads sind in der Regel Interessenten und potenzielle Kunden, die Sie noch nicht durch Ihren Verkaufsprozess qualifiziert haben.
Die Bearbeitung und Qualifizierung von Leads ist ein Prozess, der im Vertrieb bei der Gewinnung neuer Kundschaft abläuft. Der Pool mit Leads kann strukturiert bearbeitet werden, dazu gehen die Vertriebler*innen in den Lead und versuchen Kontakt aufzunehmen. Im Erfolgsfall qualifizieren sie den Lead und arbeiten anschließend mit einer Verkaufschance weiter.
Arbeiten mit Leads
Leads im Dynamics 365 erfassen
Einen Lead können Sie beispielsweise manuell anlegen oder vorhandene Tabellen importieren.
Wenn Sie einen Lead manuell erstellen möchten, legen Sie zuerst das Thema fest. Dafür können Sie beispielsweise den Namen des Produktes verwenden. Anschließend pflegen Sie die wichtigsten Informationen, wie Kontaktdaten oder Adresse (Vgl. Abbildung 1). Danach speichern Sie den Lead. Zum einen können Leads für neue potenzielle Kundschaft geführt werden zum anderen auch für vorhandene Bestandskundschaft beispielsweise zu einem neuen Thema.
Die Zeitachse unterstützt die strukturierte Bearbeitung Ihrer Leads
In der Zeitachse sehen Sie Ihre Aktivitäten, die in der Vergangenheit gewesen sind oder in Zukunft anstehen werden. So planen Sie die Bearbeitung Ihres Leads und sehen jederzeit, welche Schritte bereits unternommen worden sind. Sie können z.B.
- Telefonanrufe erfassen und planen
- Wann hat der Anruf stattgefunden und welche wichtigen Ergebnisse gab es?
- und genauso: Wann steht der nächste Anruf an?
- E‑Mails einsehen und versenden
- Sie können beispielsweise E‑Mails in Outlook zur Nachverfolgung markieren und sehen diese dann an Ihrem Lead
- E‑Mails können auch aus Dynamics heraus versendet werden
- Aufgaben erfassen, die Sie erledigen müssen
- Termine planen und Teilnehmer*innen einladen
- Notizen mit zusätzlichen Informationen erfassen
In jeder Aktivität können Sie Fälligkeiten und Zuständigkeiten hinterlegen. Abhängig von der Fälligkeit einer Aktivität sehen Sie den Status in der Zeitachse (Vgl. Abbildung 2).
Aktiv: Alle Aktivitäten die Sie noch nicht erledigt haben, sind als Aktiv gekennzeichnet.
Geschlossen: Alle abgeschlossenen bzw. erledigten Aktivitäten sind Geschlossen.
Überfällig: Ist das Fälligkeitsdatum einer Aktivität überschritten, wird diese als Überfällig hervorgehoben.
Qualifizieren eines Leads
Sobald Sie den Lead soweit bearbeitet haben, dass Sie eine Entscheidung über die weitere Vorgehensweise treffen können, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Sie können den Lead Qualifizieren, wenn Interesse besteht
- Oder Sie heben die Qualifizierung auf, falls kein Interesse besteht
Nicht qualifiziert:
Wenn kein Interesse besteht, haben Sie die Möglichkeit einen Lead zu schließen, indem Sie die Qualifizierung aufheben und einen Grund angeben z.B.
- Verloren
- Kontakt nicht möglich
- nicht mehr interessiert
- abgesagt
Die auswählbaren Gründe können beliebig angepasst und erweitert werden (Vgl. Abbildung 3).
Qualifiziert:
Über einen Button in der Menüleiste qualifizieren Sie Ihren Lead. Anhand der gepflegten Informationen (Vgl. Kapitel: “Leads im Dynamics 365 erfassen”) legt das System automatisch einen Kontakt und eine Firma an und verknüpft diese miteinander. Zusätzlich wird der Lead als qualifiziert abgeschlossen und eine Verkaufschance angelegt.
Verkaufschancen
Eine Verkaufschance kann als Mappe für alle wichtigen Informationen zum Vertriebsprozess gesehen werden. Wenn Sie einen Lead qualifizieren, legt das System Kontakt und ggf. Firma als Datensätze an und verknüpft diese mit der Verkaufschance. Zusätzlich können Sie alle wichtigen Informationen zu Ihrer Verkaufschance pflegen:
- Welche Ist-Situation liegt vor und welche Situation wird angestrebt?
- Welche Lösungen kommen in Frage?
- Wie hoch schätzen Sie die Abschlusswahrscheinlichkeit der Verkaufschance?
- Welcher Umsatz wird voraussichtlich generiert?
- Wann wird voraussichtlich eine Entscheidung getroffen?
- Wann soll die Wiedervorlage erfolgen?
- Welche weiteren wichtigen Infos sollen in der Verkaufschance gepflegt werden? Das System ist flexibel anpassbar, sodass Sie auch individuell relevante Daten erfassen können.
Zeitachse
Genau wie Leads haben auch Verkaufschancen eine Zeitachse. Dort können Sie zusätzlich die Aktivitäten aus dem ursprünglichen Lead sehen, sodass alle Informationen an der Verkaufschance auf einen Blick verfügbar sind.
Produkte
Optional können Sie Produkte schon in der Verkaufschance hinterlegen. Diese werden automatisch in die Angebote übernommen. In jedem Angebot können Sie weitere Produkte hinzufügen oder entfernen.
Angebote
Ein neues Angebot können Sie direkt aus der Verkaufschance heraus erstellen. Dazu können Sie in Ihrer Verkaufschance den Reiter “Angebote” auswählen und bekommen dort eine Übersicht aller bisherigen Angebote aus dieser Verkaufschance. Über den Button “neues Angebot hinzufügen” erstellen Sie ein neues Angebot, das mit wichtigen Details aus der Verkaufschance vorausgefüllt ist (Siehe Abbildung 4).
Das Angebot befindet sich zunächst im Entwurf, d.h. Sie haben die Möglichkeit das Angebot zu bearbeiten und zu vervollständigen. Sobald Sie fertig sind und das Angebot an einen Kunden schicken, aktivieren Sie das Angebot.
Ein aktiviertes Angebot kann nicht mehr geändert oder angepasst werden. Falls Sie dennoch Anpassungen vornehmen möchten, gibt es in der Menüleiste einen Button “Überarbeiten”. Dadurch erstellt das System eine Kopie Ihres Angebots, die Sie bearbeiten können. Das ursprüngliche Angebot wieder aber nicht gelöscht, sondern deaktiviert. Dadurch können Sie jederzeit die früheren Versionen Ihres Angebots ansehen. Zusätzlich gibt es die Revisions-ID, durch die Sie ebenfalls sehen, dass es Vorgängerversionen gibt (Siehe Abbildung 6).
Angebote schließen
Um ein Angebot abzuschließen, können Sie in der Menüleiste “Angebot schließen” auswählen. Das System fragt Sie dann nach einem Statusgrund, z.B. abgesagt, verloren oder überarbeitet. Die Gründe können beliebig ergänzt werden (Siehe Abbildung 6).
Außerdem haben Sie ein paar weitere Optionen (Siehe Abbildung 5):
- Abschlussdatum: Wann wurde das Angebot verloren oder abgesagt?
- Beschreibung: Gibt es weitere wichtige Details?
- Überarbeitetes Angebot erstellen: Möchten Sie eine Kopie des Angebots erstellen, um es zu überarbeiten?
- Die zugeordnete Verkaufschance schließen: Soll die Verkaufschance ebenfalls abgeschlossen werden?
Auftrag erstellen:
Im besten Fall gewinnen Sie ein Angebot. Um das Angebot im CRM als gewonnen abzuschließen, können Sie den Button “Auftrag erstellen” nutzen (Vgl. Abbildung 7). Ähnlich wie beim Schließen des Angebots bekommen Sie einen Abschlussdialog mit verschiedenen Optionen. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die ursprüngliche Verkaufschance direkt zu schließen oder offen zu lassen.
Auftrag und Rechnung
Auch hier übernimmt das System die Daten automatisch aus dem Angebot in den Auftrag. So behalten Sie den Überblick welche Aufträge aktuell offen sind und bündeln die Kommunikation mit Ihren Kunden – genau wie im Lead und Verkaufschancen Management – in der Zeitachse.
Auftrag erfüllen:
Wenn Sie einen Auftrag erfüllen, haben Sie als Statusgrund standardmäßig abgeschlossen oder teilweise zur Auswahl. Auch hier haben Sie die Möglichkeit beliebige Statusgründe zu ergänzen (Siehe Abbildung 9)
Sobald ihr Auftrag abgeschlossen ist, können Sie eine Rechnung aus dem Auftrag erstellen, indem Sie “Rechnung erstellen” auswählen.
Rechnung erstellen
Wenn Sie eine Rechnung erstellen, ist das Rechnungsformular mit wichtigen Details aus dem Auftrag vorausgefüllt und das System generiert automatisch eine Rechnung-ID.
Auftrag Stornieren:
Wenn Sie einen Auftrag stornieren müssen, funktioniert das genauso. Sie geben den Statusgrund und das Datum ein. Optional können Sie eine Beschreibung hinzufügen, um beispielsweise Details festzuhalten aus welchen Gründen Sie den Auftrag storniert haben. Die Beschreibung ist aber kein Pflichtfeld, da es kein rotes Pünktchen enthält (Siehe Abbildung 11).
Rechnung
Rechnung bezahlt:
Eine neue Rechnung ist zunächst offen und Sie können sie als bezahlt kennzeichnen. Dazu hinterlegen Sie wieder einen Statusgrund wie beispielsweise abgeschlossen.
Rechnung storniert
Sie haben die Möglichkeit eine Rechnung zu stornieren und müssen wieder einen Statusgrund hinterlegen, der die Stornierung konkretisiert.
Fazit
Dynamics 365 Sales unterstützt Sie in Ihrem Vertriebsprozess. Das Lead Management erleichtert Ihnen das strukturierte Erfassen, Aufbereiten, Bewerten und Qualifizieren Ihrer Leads aus unterschiedlichen Quellen. Dabei greifen die unterschiedlichen Vertriebsphasen gut ineinander. So können Sie nach dem Qualifizieren eines Leads direkt mit einer Verkaufschance weiterarbeiten und haben dabei stets alle wichtigen Informationen im Blick. Beispielsweise können Sie Angebote aus der Verkaufschance heraus erstellen und sparen dadurch zum einen viel Arbeit und zum anderen liegt alles gebündelt an einem Ort.
Wichtige Tools wie die Zeitachse mit Ihren Aktivitäten stehen übergreifend zu Verfügung. Dadurch behalten Sie den Überblick, welchen Stand die Verkaufschance aktuell hat, was zuletzt besprochen wurde und welche Schritte als nächstes zu gehen sind. Durch die flexible Anpassbarkeit des Systems können individuelle Besonderheiten in Ihrem Vertriebsprozess abgebildet werden.
Falls Sie weitere Fragen haben oder mehr Informationen zu diesem Thema benötigen, melden Sie sich gerne bei uns.
