Kampagnenmanagement mit Microsoft Dynamics 365

Marketing, Kam­pa­gnen­ma­nage­ment oder die Orga­ni­sa­ti­on von Seri­en­mails im Dynamics 365: Das aus­nahms­los beste Tool gibt es nicht, denn es kommt auf Ihre Bedürf­nis­se an. Schwer­punkt dieses Beitrags sind die Funk­tio­na­li­tä­ten und Mög­lich­kei­ten des klas­si­schen Kam­pa­gnen­ma­nage­ments und wir schauen uns an, welche Alter­na­ti­ven es gibt, wenn Sie mehr machen möchten.

Wie funk­tio­niert das Kam­pa­gnen­ma­nage­ment in Dynamics 365?

Das Mar­ke­ting­mo­dul und somit auch das Kam­pa­gnen­ma­nage­ment beinhal­tet u.a. folgende, relevante Tabellen (früher “Entitäten”), die näher erläutert werden:

  • Mar­ke­ting­lis­te
  • Kampagne
  • Schnell­kam­pa­gne
  • Kam­pa­gnen­ak­ti­vi­tä­ten
  • Kam­pa­gnen­re­ak­tio­nen

Mar­ke­ting­lis­ten als Grundlage für Kampagnen und Schnellkampagnen

Mar­ke­ting­lis­ten bilden eine Art Sam­mel­map­pe bzw. Datenpool für Daten­sät­ze, um in Kampagnen und Schnell­kam­pa­gnen ein­ge­setzt zu werden.

Sie sind entweder statisch oder dynamisch. Dyna­mi­sche Mar­ke­ting­lis­ten aktua­li­sie­ren den Datenpool stetig anhand vor­de­fi­nier­ter Fil­ter­kri­te­ri­en. Statische Mar­ke­ting­lis­ten hingegen werden nicht stetig aktua­li­siert, aber es ist möglich einzelne Daten­sät­ze manuell zu entfernen oder hin­zu­zu­fü­gen. Für die meisten wie­der­ho­len­den Mail- oder Tele­fon­kam­pa­gnen eignen sich dyna­mi­sche Marketinglisten.

Eine Mar­ke­ting­lis­te ist auf Daten­sät­ze einer Tabelle aus­ge­rich­tet. Dabei können Sie zwischen Firma, Kontakt und Lead wählen.

Neue Mar­ke­ting­lis­ten anlegen

Um eine neue Mar­ke­ting­lis­te zu erstellen, wählen Sie in der Navi­ga­ti­on unter Marketing die Mar­ke­ting­lis­ten aus und klicken Sie auf „Neu“. Anschlie­ßend vergeben Sie einen aus­sa­ge­kräf­ti­gen Namen und legen Listentyp – dynamisch oder statisch – und Tabellen fest. Optional können Sie auch weitere Angaben zum Zweck der Liste oder zum Budget machen (Abbildung 1).

Zeigt das Formular der Marketinglisten, da diese Grundlage für das Kampagnenmanagement sind. Gelb hervorgehoben sind Pflichtfelder und Buttons, um eine neue Liste zu erstellen.
Abbildung 1: neue Mar­ke­ting­lis­te erstellen

Mit­glie­der einer Marketingliste

Die Mit­glie­der einer Mar­ke­ting­lis­te sehen Sie im Reiter „Mit­glie­der“. Bei einer frisch ange­leg­ten Liste ist die Tabelle erstmal leer. Um Mit­glie­der hin­zu­zu­fü­gen, klicken Sie auf die Schalt­flä­che „Mit­glie­der verwalten“ (Abbildung 2).

Zeigt Datensätze, die mit dieser Marketingliste verknüpft sind. Der Button "Mitglieder verwalten" ist gelb hervorgehoben.
Abbildung 2: Mit­glie­der einer Marketingliste

Bei dyna­mi­schen Mar­ke­ting­lis­ten öffnet sich dann direkt ein Dia­log­fens­ter, in dem Sie die Daten­sät­ze der vorher fest­ge­leg­ten Tabelle– in unserem Fall Kontakte – nach bestimm­ten Kriterien filtern und hin­zu­fü­gen können. Das funk­tio­niert nach dem gleichen Prinzip, wie das Filtern von Ansichten oder die Erwei­ter­te Suche. Wenn Sie bereits eine fertige Ansicht haben, können Sie diese einfach auswählen (Abbildung 3a).

Zeigt das Dialogfeld, wenn bei dynamischen Marketinglisten auf "Mitglieder verwalten" geklickt wird
Abbildung 3a: Mit­glie­der verwalten bei dyna­mi­schen Mar­ke­ting­lis­ten – gespei­cher­te Ansicht verwenden
Zeigt die Suche beim Hinzufügen von Datensätzen zu statischen Marketinglisten
Abbildung 3b: Mit­glie­der verwalten bei sta­ti­schen Marketinglisten

Bei sta­ti­schen Mar­ke­ting­lis­ten öffnet sich eine Art Schnell­su­che, d.h. Sie können nach bestimm­ten Daten­sät­zen suchen und diese gezielt zu der Mar­ke­ting­lis­te hinzufügen.

Mit einem Klick auf die Lupe, ohne vorher einen Such­be­griff ein­zu­ge­ben, bekommen Sie alle Daten­sät­ze angezeigt und können unten auch die Ansicht wechseln (Abbildung 3b). Auch bei sta­ti­schen Mar­ke­ting­lis­ten besteht die Mög­lich­keit die Daten­sät­ze nach bestimm­ten Kriterien zu filtern und hin­zu­zu­fü­gen. Dazu wählen Sie nicht direkt „Mit­glie­der verwalten“, sondern den kleinen Pfeil dahinter und dann „Mithilfe der erwei­ter­ten Suche hinzufügen“.

In diesem Beispiel sind alle Kontakte für die Mar­ke­ting­lis­te relevant, die min­des­tens eine der aus­ge­wähl­ten Ver­bin­dungs­rol­len innehaben. Um die Fil­ter­kri­te­ri­en anzu­wen­den und die Daten­sät­ze zur Mar­ke­ting­lis­te hin­zu­zu­fü­gen, klicken Sie auf „Suchen“ (Abbildung 3c).

Zeigt Filterkriterien, um entsprechende Datensätze zu einer Marketingliste hinzuzufügen.
Abbildung 3c: Fil­ter­kri­te­ri­en wie in der erwei­ter­ten Suche zusammenstellen

Anschlie­ßend bekommen Sie eine Übersicht über die gefun­de­nen Daten­sät­ze. Sie können die Fil­ter­kri­te­ri­en entweder weiter anpassen, indem Sie „Zurück zur Abfrage“ auswählen oder die Auswahl mit „Abfrage verwenden“ bestä­ti­gen. Fertig ist Ihre Marketingliste.

Kampagnen erstellen und durchführen

Eine Kampagne setzt eine oder mehrere Mar­ke­ting­lis­ten voraus und dient als Aus­gangs­punkt für ver­schie­de­ne Kampagnenaktivitäten.

Um eine neue Kampagne zu erstellen, wählen Sie in der Navi­ga­ti­on unter Marketing die Kampagnen aus und klicken Sie auf „Neu“. Wenn Sie alle benö­tig­ten Angaben zur Kampagne gemacht haben, speichern Sie die Kampagne ab. Unter „Details“ können Sie Ihrer Kampagne auch ein Budget zuweisen (Abbildung 4).

Zeigt das Kampagnenformular und die Details, da dort das Budget einer Kampagne hinterlegt werden kann.
Abbildung 4: neue Kampagne erstellen und Budget zuweisen

Anschlie­ßend werden die Mar­ke­ting­lis­ten zur Kampagne hin­zu­ge­fügt und Kam­pa­gnen­ak­ti­vi­tä­ten erstellt. Antworten und Reak­tio­nen aus den Kam­pa­gnen­ak­ti­vi­tä­ten sind als Kam­pa­gnen­re­ak­tio­nen mit der Kampagne verknüpft. Beide Themen betrach­ten wir gleich noch einmal genauer.

Schnell­kam­pa­gnen

Eine Schnell­kam­pa­gne bietet im Gegensatz zu einer Kampagne einen redu­zier­ten Umfang an Mög­lich­kei­ten, wird aber  gern für die Durch­füh­rung von ein­ma­li­gen Mailings, wie Stö­rungs­mel­dun­gen, genutzt.

Um eine Schnell­kam­pa­gne anzulegen, wählen Sie den Button „Schnell­kam­pa­gne erstellen“ in der Menü­leis­te aus. Gege­be­nen­falls müssen Sie die drei Punkte anklicken, um den Eintrag zu sehen (Abbildung 5).

Zeigt das Formular der Marketingliste und wie daraus eine Schnellkampagne erstellt werden kann.

Das Dia­log­fens­ter führt Sie durch die Erstel­lung der Schnell­kam­pa­gne. Sie geben den Namen an und anschlie­ßend den Akti­vi­täts­typ. In den meisten Fällen ist das Versenden von E‑Mails gefragt, aber es ist genauso möglich Tele­fon­ak­ti­vi­tä­ten oder Aufgaben zu erstellen. Die zustän­di­gen Mitarbeiter*innen können diese dann struk­tu­riert abar­bei­ten. Zustän­dig­kei­ten können Sie über das Besit­zer­feld der Akti­vi­tä­ten steuern und diese auto­ma­tisch setzen lassen:

Zeigt das Formular, um die Inhalte einer Kampagnenaktivität anzugeben
Abbildung 6: Inhalt der Kampagnenaktivität
  • Die Besitzer der Daten­sät­ze in den Ziel­mar­ke­ting­lis­ten: Die Akti­vi­tä­ten werden den­je­ni­gen zuge­wie­sen, die im Besit­zer­feld der Daten­sät­ze stehen, die der Mar­ke­ting­lis­te zuge­ord­net sind.
  • Mir selbst zuweisen: Die Akti­vi­tä­ten werden Ihnen bzw. dem ein­ge­logg­ten User zugewiesen.
  • Einem anderen Benutzer oder Team zuweisen: Die Akti­vi­tä­ten werden einem von Ihnen fest­ge­leg­ten Team oder Benutzer zugewiesen.
  • Erstellte Akti­vi­tä­ten einer War­te­schlan­ge hin­zu­fü­gen: Falls Sie möchten, können Sie die Akti­vi­tä­ten zusätz­lich zu einer War­te­schlan­ge hinzufügen.

Falls Sie E‑Mailaktivitäten erstellen, müssen Sie ent­schei­den, ob diese bei Abschlie­ßen der Schnell­kam­pa­gne direkt geschlos­sen und gesendet werden sollen. Falls Sie das Häkchen setzen, werden die E‑Maildatensätze erstellt und gesendet. 

Im nächsten Schritt legen Sie den Inhalt der Aktivität fest. Bei einer E‑Mail-Aktivität sieht das aus  wie in Abbildung 6. Sie können dabei auch auf bereits vor­han­de­ne Vorlagen zurückgreifen.

Bevor die Schnell­kam­pa­gne abge­schlos­sen ist, bekommen Sie noch einmal einen Überblick über die vor­ge­nom­me­nen Ein­stel­lun­gen. Sobald Sie die Schnell­kam­pa­gne „Erstellen“, legt das System die Akti­vi­tä­ten auto­ma­tisch an.

Alle erstell­ten Akti­vi­tä­ten und deren Status können Sie in der Schnell­kam­pa­gne unter dem Reiter „Verknüpft“ und dann  „Akti­vi­tä­ten“ einsehen.

Kam­pa­gnen­ak­ti­vi­tä­ten

Kam­pa­gnen­ak­ti­vi­tä­ten sind einem bestimm­ten Kanal zuge­ord­net. Dies können E‑Mail, Telefon, Aufgabe oder andere Akti­vi­tä­ten sein. Je nach Kanal wird für die Daten­sät­ze, die der zuge­hö­ri­gen Mar­ke­ting­lis­te zuge­ord­net sind, ein Akti­vi­täts­da­ten­satz erstellt. Beim Kanal „E‑Mail“ wird ein E‑Mail-Datensatz erstellt und versendet. Bei Kam­pa­gnen­ak­ti­vi­tä­ten mit dem Kanal „Telefon“ wird für die Mar­ke­ting­lis­ten-Daten­sät­ze ein Tele­fon­an­ruf erfasst und die im Besit­zer­feld ein­ge­tra­ge­nen Mitarbeiter*innen sind dafür zuständig, diese Leads, Kontakte oder Firmen anzurufen.

Die Erstel­lung der Kam­pa­gnen­ak­ti­vi­tä­ten erfolgt bei Schnell­kam­pa­gnen auto­ma­tisch im Rahmen des Dialogs. Bei Kampagnen müssen Sie die Kam­pa­gnen­ak­ti­vi­tä­ten manuell ein­rich­ten. Dazu klicken Sie bei der Tabelle auf das Plus oder die drei Punkte und sagen „Kam­pa­gnen­ak­ti­vi­tät erstellen“. Sie können dann Betreff, Kanal und Budget defi­nie­ren. Den Inhalt der Akti­vi­tä­ten legen Sie erst fest, wenn Sie den Button „Kam­pa­gnen­ak­ti­vi­tä­ten verteilen“ drücken und dadurch die Akti­vi­tä­ten auch tat­säch­lich erstellen (Abbildung 7).

Zeigt das Kampagnen-Formular, das Hinzufügen neuer Kampagnenaktivitäten und das Verteilen von Kampagneaktivitäten
Abbildung 7: Kam­pa­gnen­ak­ti­vi­tä­ten hin­zu­fü­gen und verteilen

Der Designer für E‑Mailaktivitäten funk­tio­niert genauso wie in der Schnell­kam­pa­gne (Abbildung 6). Wer über die Mög­lich­kei­ten des Designers hinaus gehen möchte, kann auf das Docu­m­entsCore­Pack zurückgreifen.

Kam­pa­gnen­re­ak­tio­nen

Kam­pa­gnen­re­ak­tio­nen sind Antworten, die aus Kam­pa­gnen­ak­ti­vi­tä­ten erfolgen. Schreibt bspw. ein poten­zi­el­ler Kunde eine Antwort auf ein Wer­be­mai­ling, dann kann dies auto­ma­tisch als Kam­pa­gnen­re­ak­ti­on zu der Ursprungs­kam­pa­gne erstellt werden. Diese Kam­pa­gnen­re­ak­ti­on kann anschlie­ßend aus­ge­wer­tet und per Button „Kam­pa­gnen­re­ak­ti­on kon­ver­tie­ren“ in einen Lead, eine Ver­kaufs­chan­ce oder einen Kun­den­da­ten­satz umge­wan­delt werden.

Wird ein Lead oder eine Ver­kaufs­chan­ce aus der Kam­pa­gnen­re­ak­ti­on kon­ver­tiert und es kommt wei­ter­füh­rend zum Kauf, kann der gene­rier­te Umsatz mit der Kampagne verknüpft werden. So haben Sie die Mög­lich­keit Kam­pa­gnen­um­sät­ze auszuwerten.

Mit den hier beschrie­be­nen Tabellen lassen sich beliebig viele Kampagnen und Mar­ke­ting­lis­ten erstellen, um so (poten­zi­el­le) Kunden gezielt zu erreichen.

Weitere Mög­lich­kei­ten für pro­fes­sio­nel­les Kam­pa­gnen­ma­nage­ment im Dynamics 365

Wer mehr machen möchte, als die Mög­lich­kei­ten, die das vor­ge­stell­te Kam­pa­gnen­ma­nage­ment mitbringt, fragt sich viel­leicht, welche Lösungen es noch gibt. Vor allem die große Mar­ke­ting­lö­sung „Dynamics 365 for Marketing“ hat viele erwei­ter­te Mög­lich­kei­ten. Darüber hinaus lohnt es sich zusätz­lich einmal im Mar­ket­place Ausschau zu halten.

Dynamics 365 for Marketing. 

Die große Lösung von Microsoft. Dreh und Angel­punkt ist die Customer Journey, die mit der ersten Seri­en­mail beginnt, die Sie für eine bestimmte Kampagne raus­schi­cken. In einem über­sicht­li­chen Designer legen Sie vorher fest, wie bei welcher Reaktion der Empfänger weiter vor­ge­gan­gen wird und können somit ver­schie­de­ne Aktionen bei ver­schie­den Reak­tio­nen auto­ma­ti­siert starten. Dynamics for Marketing kann die Reak­tio­nen der Empfänger*innen messen und Sie können ent­spre­chen­de Aktionen defi­nie­ren. Ein Beispiel:

Sie schicken im Rahmen einer Mar­ke­ting­kam­pa­gne eine E‑Mail an eine aus­ge­wähl­te Ziel­grup­pe und bewerben darin eines Ihrer Produkte. Wenn die E‑Mail nach drei Tagen noch ungelesen ist, schicken Sie noch einmal eine vor­de­fi­nier­te E‑Mail. Andern­falls können Sie das öffnen und lesen der E‑Mail als Interesse deuten und auto­ma­tisch Aufgaben oder Tele­fon­an­ru­fe für Ihre Ver­triebs­ab­tei­lung anlegen, sodass Sie per­sön­lich Kontakt aufnehmen können.

Microsoft Mar­ket­place.

Neben der großen Lösung und dem vor­ge­stell­ten Kam­pa­gnen­ma­nage­ment gibt es pro­fes­sio­nel­le Tools von Dritt­an­bie­tern, die über Kon­nek­to­ren mit dem Dynamics 365 verbunden sind. Stöbern Sie einmal im Microsoft Mar­ket­place.

Sollten Sie weitere Fragen zum Kam­pa­gnen­ma­nage­ment, dessen Ein­rich­tung oder Dynamics 365 / CRM haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

 

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