Globale Suche im Dynamics 365 - Welche Möglichkeiten gibt es?

In unseren Projekten ist die Suche nach Daten durch den Anwender natur­ge­mäß ein dau­er­prä­sen­tes Thema. Oft kommen in dem Zuge sehr unspe­zi­fi­sche Wünsche auf den Tisch („Wir wollen eine Suche wie bei Google“). Geht man genauer darauf ein, löst sich das Thema aber oft auf, indem man einen Überblick über die Stan­dard­me­cha­nis­men zur Daten­su­che gibt. In der Regel ist je nach Situation mal eine spe­zi­fi­sche, ein anderes Mal eine all­ge­mei­ne Suche gewünscht. Um spe­zi­fi­sche Daten wie­der­zu­fin­den, gibt es die Mög­lich­keit der „erwei­ter­ten Suche“. Hier geht es um das Thema globale, sys­tem­wei­te und feld­über­grei­fen­de Suche in Dynamics 365 und wie diese „mal eben schnell“ durch­ge­führt wird.

Wenn man noch wei­ter­ge­hen­de Anfor­de­run­gen an die Durch­such­bar­keit hat, gibt es diverse Alter­na­ti­ven von Drit­ther­stel­lern: Per AddOn für Dynamics oder die Mög­lich­keit etwas Eigenes zu ent­wi­ckeln. Erfah­rungs­ge­mäß reichen aber die Stan­dard­mög­lich­kei­ten aus.

Das sind die Varianten der Stan­dard­me­cha­nis­men für model-driven apps in der Power Platform. Diese gelten ins­be­son­de­re auch für die Dynamics 365 Sales und Customer Service Apps:

  • Schnell­su­che
  • Kate­go­rie­su­che
  • Voll­text­su­che
  • Rele­vanz­su­che

Schnell­su­che

Bei der Schnell­su­che handelt es sich um eine vor­ge­ge­be­ne Ansicht je Entität (Daten­ta­bel­le). Darin sind die Fil­ter­kri­te­ri­en und die Spalten für die gefun­de­nen Daten­sät­ze definiert. Der Benutzer gibt einfach einen Such­be­griff im Schnell­such­feld ein und für diesen wird die Schnell­su­che Enti­täts­be­zo­gen und Such­feld­über­grei­fend aus­ge­führt. Alle Felder dieser Fil­ter­kri­te­ri­en werden dann nach diesem Begriff durch­sucht. Man kann hier auch „*“ als Wildcard verwenden, um nach Text-Vorkommen an belie­bi­ger Position innerhalb eines Text­fel­des zu suchen. Ohne Wildcard würde einfach nach einem passenden Anfang gesucht.

Abbildung 1: Ergeb­nis­se der Schnellsuche

Kate­go­rie­su­che

Wenn man oben die Lupe anklickt, kann man einen Such­be­griff eingeben und es wird die Kate­go­rie­su­che durch­ge­führt. Der Begriff wird damit dann Enti­täts­über­grei­fend gesucht. Im Detail wird für jede vor­ge­se­he­ne Entität die gerade vor­ge­stell­te Schnell­su­che aus­ge­führt. Welche Entitäten dabei her­an­ge­zo­gen werden, ist frei kon­fi­gu­rier­bar. Das Ergebnis sieht in der klas­si­schen Inter­net­ober­flä­che aus einem OnPremise-System so aus:

Ergebnisse der Kategoriesuche in der Internetoberfläche
Abbildung 2: Ergeb­nis­se der Kate­go­rie­su­che in der Internetoberfläche

Im Unified Interface in den aktuellen Online-Umge­bun­gen aus der Microsoft Cloud sieht es etwas anders aus, folgt aber demselben Prinzip:

Ergebnisse der Kategoriesuche im Unified Interface
Abbildung 3: Ergeb­nis­se der Kate­go­rie­su­che im Unified Interface

Voll­text­su­che

Das Thema Voll­tex­su­che ent­spricht vom Handling exakt dem der oben vor­ge­stell­ten Schnell­su­che. Jedoch ist es aus­schließ­lich für OnPremise-Bereit­stel­lun­gen relevant. Es ändert sich lediglich die Methodik der Suche. Im Standard basiert diese auf einen Text­ver­gleich. Der Text muss also über­ein­stim­men. Das ändert sich bei akti­vier­tem Voll­text­in­dex. Die Methodik ver­gleicht dann nicht mehr anhand des Textes, sondern anhand der Aus­spra­che (ver­ein­facht). Genauer ist es eine lin­gu­is­ti­sche Suche im Gegensatz zur Textsuche.
Als Ergebnis werden damit bei durch­ge­führ­ter Schnell­su­che dann auch Wort­for­men und lin­gu­is­tisch ähnliche Varianten gefunden. Beim Text­ver­gleich ist die Rei­hen­fol­ge von Such­be­grif­fen relevant, das entfällt bei der Suche mit akti­vier­tem Volltext. Dort ist die Rei­hen­fol­ge von Such­be­grif­fen egal und Wildcards werden daher generell ignoriert.
Dieses Verhalten gilt für die Schnell­su­che und damit auch für die Kate­go­rie­su­che, da diese die Schnell­su­chen verwendet.

Beispiele:

  • Suche nach „Müller“ findet „Mueller“ und „Müller“
  • Suche nach „fahren“ findet Wort­for­men wie „fahr“ oder „fuhr“

Fahr­dienst Müller“ wird gefunden egal ob man „müller fahr“ oder in der anderen Rei­hen­fol­ge „fahr müller“ sucht

Die folgenden Screen­shots stellen diese Beispiele in Form einer durch­ge­führ­ten Kate­go­rie­su­che mit akti­vier­tem Voll­text­in­dex dar.

Abbildung 4: Ergeb­nis­se mit akti­vier­tem Volltextindex

Rele­vanz­su­che

Die Rele­vanz­su­che steht nur bei Online-Systemen zur Verfügung, da es aus tech­ni­scher Sicht die Azure Search verwendet. Es handelt sich nicht um eine Echt­zeit­su­che, sondern um ein Durch­su­chen auf­be­rei­te­ter und indi­zier­ter Daten. Es dauert also einen Augen­blick bis neu ein­ge­ge­be­ne Daten dort auftauchen.
Die Ergeb­nis­se werden als Liste nach Relevanz sortiert aus­ge­ge­ben. Diese lässt sich noch weiter filtern. Mit der Release Wave 1 in 2021 gibt es einige Ände­run­gen bei der Rele­vanz­su­che. Im Folgenden gehen wir nur auf die neueste Variante ein, da bestehen­de Online Orga­ni­sa­tio­nen nach und nach das ent­spre­chen­de Update erhalten.

Die Rele­vanz­su­che wird wie die Kate­go­rie­su­che aus­ge­führt: Man gibt im globalen Suchfeld den ent­spre­chen­den Such­be­griff ein.

Abbildung 5: Ausführen der Relevanzsuche

Was als relevant ein­ge­stuft wird, hängt unter anderem von der Häu­fig­keit des gefun­de­nen Begriffes je Datensatz ab (Abbildung 6).  Ebenso erkennt man, dass wie bei der Voll­text­su­che auch  Varianten des Such­be­grif­fes ein­be­zo­gen werden.
Werden mehrere Such­be­grif­fe ein­ge­ge­ben, werden die einzelnen Begriffe für die Relevanz beachtet. Man beachte, dass auch Notizen durch­sucht werden.
Es werden die rele­van­tes­ten Ergeb­nis­se der Suche je Entität gruppiert dar­ge­stellt. Mit einem Klick auf „Mehr anzeigen“ bekommt man weitere Ergeb­nis­se. Man kann die Ergeb­nis­se zudem anhand der “Besitzer” und “Geändert/ Erstellt am” Felder weiter ausfiltern.

 Zeigt, wie man Ergebnisse der Relevanzsuche weiter ausfiltern kann
Abbildung 6: Ergeb­nis­se der Rele­vanz­su­che weiter ausfiltern

Schnell­ak­tio­nen verwenden

Sobald man mit der Maus über ein Ergebnis fährt, kann man direkt Schnell­ak­tio­nen wie Zuweisen, Freigeben und Link per E‑Mail senden für den ent­spre­chen­den Datensatz durchführen.

Schnellaktionen bei den Ergebnissen der Suche anwenden
Abbildung 7: Schnellaktionen

Eine kom­for­ta­ble Neuerung ist zudem, dass die letzten Such­ergeb­nis­se und Begriffe weiterhin direkt im Suchfeld angezeigt werden, wenn man dort nochmals hin­ein­klickt. Die Schnell­ak­tio­nen sind dort ebenso direkt verfügbar.

Zeigt die letzten Suchvorgänge und Ergebnisse, bei denen auch Schnellaktionen anwendbar sind
Abbildung 8: Letzte Such­vor­gän­ge und Ergebnisse

Syntax der Azure Search

Man kann die Syntax der Azure Search verwenden, um die Suche spe­zi­fi­scher anzugeben.

Bei­spiels­wei­se würde die Suche nach „Müller+Lieschen|fabrikam“ nach rele­van­ten Ergeb­nis­sen für die Begriffe „Müller“ und „Lieschen“ oder nach rele­van­ten Ergeb­nis­sen für den Begriff „Fabrikam“ suchen.

Ergebnisse der Relevanzsuche, wenn die Syntax der Azure Search angewendet wird
Abbildung 9: Syntax der Azure Search

Soweit unsere kurze Dar­stel­lung, wie Sie Ihre Daten schnell im Dynamics 365 wiederfinden.

Falls Sie tie­fer­ge­hen­de Fragen haben oder wei­ter­ge­hen­de Beratung wünschen, freuen wir uns, wenn Sie Kontakt zu uns aufnehmen und wir Sie dabei unter­stüt­zen können.

 

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