Digitale Formulare neu gedacht: DMS-Forms im Starke-DMS® WebViewer

Mit der Version 2025.1 wurde ein neues, leis­tungs­star­kes Modul ein­ge­führt: Starke-DMS® Forms.
Damit eröffnet sich eine moderne Mög­lich­keit, Daten mobil, web­ba­siert und struk­tu­riert zu erfassen – direkt inte­griert in den WebViewer.
Ob im Büro, im Home­of­fice oder unterwegs: Mit DMS-Forms stehen indi­vi­du­ell gestalt­ba­re Formulare jederzeit und überall zur Verfügung – ganz ohne native Anwendung.

Was sind DMS-Forms?

DMS-Forms ermög­li­chen die Daten­er­fas­sung per Web­zu­griff oder App mithilfe frei kon­fi­gu­rier­ba­rer Formulare.
Diese Formulare können unter anderem enthalten:

• einfache Text- und Zahlenfelder

• Lookup-Felder mit Datenbankzugriff

• Tabel­len­in­di­zes und Berechnungen

• Unter­schrifts­fel­der

• Anhänge (PDF, CSV, Fotos oder Dokumente etc.)
  Datei­grö­ßen können in der Web-Admin angepasst werden.

Die erfassten Daten dienen nicht nur der Archi­vie­rung, sondern stoßen direkt die Workflows im Starke-DMS® an.

Bewährte Struk­tu­ren clever wiederverwendet

Ein großer Vorteil von DMS-Forms:
Bestehen­de Masken aus dem Starke-DMS® bilden die Grundlage der Formulare.
Im Prinzip enthält eine Maske bereits alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen, die auch in einem Formular benötigt werden. z.B. eine Maske Lieferant und die Maske „Lieferant“ enthält Indizes wie Lie­fe­ran­ten­na­me und Lie­fe­ran­ten­num­mer etc.. die Infos können in der Ein­ga­be­mas­ke ergänzt werden. Ein Formular ist vom Ansatz ähnlich, nur mit einem anderen Layout und weiterer Kom­po­nen­ten, die nicht Teil der Maske sind.

DMS-Forms greifen genau hier an und erweitern dieses Konzept um:

• ein modernes, web­ba­sier­tes Layout
• zusätz­li­che Kom­po­nen­ten wie Unter­schrif­ten oder Anhänge
• eine intuitive Bedienung im WebViewer

So entstehen Formulare, die fachlich exakt passen, aber deutlich flexibler ein­setz­bar sind.

Die Vorteile von DMS Forms auf einen Blick

• Direkte Zuordnung der Indizes – kein zusätz­li­ches Mapping notwendig
• Nutzung bewährter Tech­no­lo­gien im Front- und Back-End (inkl. Tabel­len­in­di­zes, Berech­nun­gen, Lookups)
• Flexible Layout-Anpassung und Erwei­te­rung um zusätz­li­che Felder
• Auto­ma­ti­sche PDF-Erzeugung nach dem Ausfüllen
• Nahtlose Nutzung in Workflows und im nativen Viewer

Vor­aus­set­zun­gen für die Nutzung

Da DMS-Forms voll­stän­dig auf Web-Tech­no­lo­gien basieren, erfolgt die Nutzung aus­schließ­lich über:

• Den WebViewer
• Den Web-Admin (für die Formularerstellung)

Ent­spre­chend sind folgende Kom­po­nen­ten erforderlich:

• WebViewer inkl. passender Lizenzen
• Web-Server

So greifen die Module ineinander

Die Nutzung von DMS-Forms ist ein Zusam­men­spiel mehrerer Starke-DMS®-Module:

• Nativer Admin
  Ver­wal­tung von Benutzergruppen
  Vergabe von Berech­ti­gun­gen für Formulare und Kategorien
• Web-Admin (Formular-Designer)
  Erstel­lung und Gestal­tung der Formulare
  Ver­öf­fent­li­chung der Formulare
  Kategorisierung
• WebViewer
  Ausfüllen der Formulare
  Archi­vie­rung als PDF
  Nutzung in Workflows

Archi­vier­te Formulare stehen anschlie­ßend sowohl im WebViewer als auch im nativen Viewer zur Verfügung.

Formulare & Kate­go­rien verwalten

Formulare und Kate­go­rien werden unter Archi­vie­rung → Forms verwaltet.

Möglich sind u. a.:

• Ver­öf­fent­li­chen oder Zurück­zie­hen von Formularen
• Zuweisung zu einer oder mehreren Kategorien
• Grup­pie­rung the­ma­tisch zusam­men­ge­hö­ri­ger Formulare
• Freigabe von Kate­go­rien für Benut­zer­grup­pen (im nativen Admin)

Formulare ausfüllen & archi­vie­ren – ganz einfach im WebViewer

Im WebViewer steht für DMS-Forms ein eigener Haupt­me­nü­punkt „Forms“ zur Verfügung.

Dort sehen Anwender:

• alle ver­füg­ba­ren Formulare
• über­sicht­lich nach Kate­go­rien sortiert

Ein Klick auf die jeweilige Kachel öffnet das Formular.
Dieses wird anschlie­ßend wie eine klas­si­sche Maske aus­ge­füllt – inklusive:

• Mandant
• Wirt­schafts­jahr
• Tabel­len­in­di­zes, Anhänge oder Unterschrift

Nach dem Absenden wird das Formular auto­ma­tisch in ein PDF umge­wan­delt und archiviert.

DMS Forms ist mehr als nur ein Formular

Durch die direkte PDF-Archi­vie­rung können die aus­ge­füll­ten Formulare:

• im WebViewer und nativen Viewer angezeigt werden
• in Workflows ein­ge­bun­den werden
• revi­si­ons­si­cher im DMS verbleiben

So werden DMS-Forms zu einem zentralen Baustein für digitale, medi­en­bruch­freie Prozesse.

Fazit: Der WebViewer als zentrale Arbeitsplattform

Mit DMS-Forms wird der WebViewer zur voll­wer­ti­gen Plattform für Daten­er­fas­sung, Archi­vie­rung und Workflow-Start – ohne Instal­la­ti­on, flexibel und benutzerfreundlich.
Ein idealer Einstieg für alle Kunden, die ihre Prozesse mobiler, schneller und moderner gestalten möchten.

Doku­men­ten­ma­nage­ment mit Starke-DMS®

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