Damit aus einem digitalen Archiv eine rechtskonforme elektronische Ablage wird, fordern die GoBD die Einhaltung der sechs Kriterien zur Revisionssicherheit und dass der Prozess dieser Archivierung in einer sogenannten Verfahrensdokumentation festgehalten wird. Hier beschreiben wir kurz, was Sie bei der Verfahrensdokumentation für Ihr digitales Archiv beachten müssen:
“Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht (siehe unter 3.), muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.” (151 GoBD)
Folglich gibt es keine automatisch GoBD-konforme Software. Erst zusammen mit der Verfahrensdokumentation, in der die Abläufe und Verantwortlichkeiten für die Archivierung konkret beschrieben sind, eines Datensicherungskonzeptes und einer Löschdokumentation wird Ihr DMS zu einem rechtskonformen, digitalen Archiv.
- Erforderlich ist eine Beschreibung der Prozesse, wie Dokumente im Unternehmen verarbeitet werden. Diese muss übersichtlich gegliedert sein.
- Der Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse der Datenverarbeitung müssen vollständig und schlüssig ersichtlich sein.
- Für einen sachverständigen Dritten muss die Verfahrensdokumentation verständlich und in einer angemessenen Zeit nachprüfbar sein.
- Beschrieben werden muss der organisatorisch und technisch gewollte Prozess:
- von der der Entstehung der Information
- über die Indizierung,
- die Verarbeitung und Speicherung,
- dem eindeutigen Wiederfinden,
- der maschinellen Auswertbarkeit
- sowie der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung
- und der Reproduktion.
- Die Verfahrensdokumentation besteht aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation sowie einer Betriebsdokumentation.
- Die Verfahrensdokumentation muss dem realen Verfahren während des unternehmerischen Alltags voll entsprechen. Wird das Verfahren geändert, muss die alte Verfahrensdokumentation solange aufbewahrt werden, wie Dokumente existieren, die zu Beginn ihrer Lebenszeit nach der alten Verfahrensdokumentation behandelt worden sind.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Erstellung Ihrer persönlichen Verfahrensdokumentation im Rahmen Ihres DMS-Einführungsprojekts.
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