Wird in einem Unternehmen überlegt, ob digitales Dokumentenmanagement (DMS) eingeführt werden soll, fällt der Blick schnell auf die notwendigen Anschaffungs‑, Einrichtungs- und Wartungskosten. Dann stellt sich oft die Frage, ob ein DMS sich lohnt und wirklich benötigt wird oder nicht lediglich „nice-to-have“ wäre. Immerhin hat Ihr Unternehmen auch bisher kein DMS benötigt, um erfolgreich am Markt agieren zu können. Warum profitiert Ihr Unternehmen trotzdem von Dokumentenmanagement?
Druck- und Versandkosten
Was bei einem DMS-Einsatz als erstes ins Auge springt, ist die Papiereinsparung.
Wer Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen per E‑Mail verschickt, spart Druck- und Versandkosten. Und wenn Sie Dokumente nur noch per Mausklick archivieren, sinken mittelfristig auch die Archivierungskosten.
Suchen und Wiederfinden
Wichtiger ist der Verweis auf die Suchzeit. Auch bei sorgfältigster Arbeitsweise können (Ablage-)fehler nie vollständig ausgeschlossen werden. Ein Papierdokument in einer falschen Akte, ist nur schwer wiederzufinden. Bei einem modernen DMS können Sie hingegen digital abgelegte Dokumente in Sekundenschnelle abrufen.
Die automatische Belegerkennung sorgt dafür, dass Dokumente nach Schlagworten durchsuchbar und immer schnell wieder aufzufinden sind.
Beispiel: Sie erinnern sich bei einer erhaltenen Eingangsrechnung nicht mehr an den Lieferanten, sondern nur an das gelieferte Produkt. Über die Volltextsuche finden Sie die Rechnung sofort.
Möchten Sie zusammengehörige Dokumente gemäß eines bestimmten Kriteriums zusammenstellen, so ist dies mittels eines DMS einfach möglich.
Beispiel: Wenn Sie alle Rechnungen eines Anbieters oder die gesamten Rechnungen eines Monats betrachten wollen, geben Sie die Suchkriterien einfach im DMS ein und bekommen die entsprechenden Dokumente angezeigt. Häufige Abfragen können Sie als “Quicksearch” abspeichern.
Versionsverwaltung
Ist es notwendig, dass mehrere Personen ein Papierdokument bearbeiten, erfordert es einen hohen Zeitbedarf, wenn es durch unterschiedliche Hände laufen muss. Will man später noch nachvollziehen können, wer wann was geändert hat, bedeutet dies eine systematische und konzentrierte Dokumentation. Ein DMS automatisiert diese Arbeitsschritte. Ein Dokument kann von mehreren Personen gleichzeitig an verschiedenen Orten bearbeitet werden und es wird festgehalten, wer wann welche Bearbeitung vorgenommen hat. Vom System wird eine neue Version angelegt und das Ursprungsdokument bleibt stets erhalten.
Die irrtümliche Vernichtung eines Dokumentes ist ausgeschlossen und Dokumente können nicht verloren gehen.
Termine und Fristen
Auch bei größtmöglicher Akkuratesse kann es passieren, dass Sie Termine, wie die Ziehung des Skontos oder das Fälligkeitsdatum einer Rechnung übersehen. Ein DMS erinnert Sie rechtzeitig an die Einhaltung dieser Termine sowie bezüglich der Aufbewahrungs- und Löschfristen.
Verfügbarkeit
Mittels eines DMS optimieren Sie ihre Geschäftsprozesse und haben die passenden Dokumente griffbereit.
Beispiel: Ein Außendienstler erstellt einem Kunden ein Angebot. Ruft dieser Kunde Sie diesbezüglich zurück, haben Sie ein in Papierform erstelltes Angebot möglicherweise noch nicht in den Händen und können somit dem Kunden keine qualitative Antwort geben. Ein digital erstelltes und abgelegtes Angebot ist hingegen immer nur einen Klick entfernt. So reagieren Sie schneller und kompetenter auf Kundenanfragen.
Lagerplatz
Für die in Ordnern abgelegten Papierunterlagen müssen Sie ständig eine immer größere Fläche zur Verfügung stellen und dafür sorgen, dass alle, aber auch nur die, die eine Berechtigung für die Einsicht und Bearbeitung dieser Unterlagen haben, jederzeit Zugriff hierauf haben. Wenn Sie die Papierunterlagen nach i.d.R. sechs oder zehn Jahren entsorgen dürfen, ist eine händische Aussortierung und teure externe Vernichtung erforderlich.
Ortsunabhängigkeit
Immer häufiger wird die Arbeit ganz oder teilweise ins Homeoffice oder in ein Coworking Space zu verlegt. Ein DMS schafft die Grundlage dafür, dass die richtigen Dokumente am richtigen Ort verfügbar sind.
Fazit
Dies alles sind Gründe dafür, warum Ihr Unternehmen von digitalem Dokumentenmanagement profitiert. Diese grundsätzlichen Unterschiede zu einer einfachen digitalen Ablage in einem Ordnersystem auf dem Server und die systematische, automatisierte Ablage, bietet Ihnen nur ein DMS. Anschaffungs‑, Einrichtungs- und Wartungskosten werden vor allem durch die eingesparten Such- und Lagerkosten über effizientere, fehlerfreiere und schnellere Bearbeitung bis hin zu geringerem Platzbedarf im Büro eingespart.
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