In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie mit Hilfe der Suche von Microsoft Dynamics 365 und Dataverse schnell die gewünschten Firmen- oder Kontaktdaten finden.
Die Erfassung und Verwaltung großer Mengen von Kunden-Stammdaten in einem CRM-System – je nach Firmenpraxis ergänzt durch Partner, Zulieferer und andere Kontakte – erzeugt schnell eine große Menge an Datensätzen. Um sich in dieser Masse an Informationen schnell zurechtzufinden, bietet Microsoft Dynamics 365/ CRM umfangreiche Suchfunktionen an.
| Dynamics 365 und Power Platform | Dynamics 365 On-Premise |
|---|---|
| Schnellsuche (ohne Volltextindex) | Schnellsuche (mit/ohne Volltextindex) |
| Relevanzsuche | Kategoriesuche |
| Erweiterte Suche/ erweiterter Filter | Erweiterte Suche/ Erweiterter Filter |
| Suche nach Dokumenten mit x‑DI | Suche nach Dokumenten mit x‑DI |
Schnellsuche, Kategoriesuche und Relevanzsuche
Der naheliegendste und für viele Benutzer vertrauteste Weg, nach einem Datensatz zu suchen, ist sicherlich das Suchmaschinen-Prinzip. Dabei wird gesuchte Begriff in eine Suchleiste eingegeben, das CRM wird nach diesem Begriff durchsucht und gibt alle gefundenen Vorkommen aus. Diese Art der Suche gibt es in Dynamics CRM in mehreren Varianten. Die Schnellsuche, die Kategoriesuche und die Relevanzsuche wurden in unserem Beitrag zu globalen Suchmöglichkeiten bereits ausführlich vorgestellt. Trotzdem haben wir die wichtigsten Eckpunkte haben hier noch einmal zusammengefasst.
Schnellsuche
Es ist möglich, entitätsbezogen zu suchen, indem Sie über die Navigation in den jeweiligen Bereich des CRM wechseln. Beispielsweise rufen Sie für die Suche nach einer Firma oder einem Kontakt den Bereich Firmen oder Kontakte auf. Dies öffnet eine vorher definierte Standardansicht und über das Suchfeld oben rechts können Sie die Schnellsuche starten.
In der neuen einheitlichen Oberfläche gilt es zu beachten, dass durch die ausgewählte Ansicht eine Vorfilterung vorgenommen wird. Das heißt, wenn Sie auf der Ansicht „Aktive Firmen“ stehen, findet die Schnellsuche auch nur aktive Firmen – alle inaktiven sind hier ausgeblendet.
In der älteren Internetoberfläche definiert eine Suchansicht die Filterkriterien für die Suchanfrage. D.h. die Suchansicht kann – genau wie normale Ansichten – nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Welche Ansicht der User tatsächlich ausgewählt hat, spielt dabei keine Rolle. Außerdem können Sie bei On-Premise-Systemen den Volltextindex für die Schnellsuche einschalten.
Kategoriesuche
Die Kategoriesuche ist auf der CRM–Benutzeroberfläche über das Lupen-Icon im Navigationsbereich zugänglich. Sie führt die Schnellsuche nach dem angegebenen Begriff gleich für mehrere Entitäten durch. Welche Entitäten die Suche dabei mit einschließt und welche nicht, wird durch einen Systemadministrator festgelegt.
Die Treffer werden nach Entität kategorisiert ausgegeben und können nach den durchsuchbaren Entitäten gefiltert werden.
Relevanzsuche aka Dataverse-Suche
Die Relevanzsuche kann in Online-Systemen optional eingeschaltet werden. Sie durchsucht ebenfalls mehrere Entitäten nach dem Suchbegriff. Die Sortierung der Ergebnisse erfolgt dann nach der Relevanz.
Erweiterte Suche
Ein etwas weniger offensichtliches, aber sehr mächtiges Suchwerkzeug von Microsoft Dynamics 365/CRM ist die „Erweiterte Suche“. Diese wird – wie die Kategorie- oder Relevanzsuche – im globalen Navigationsbereich über das Filter-Icon ausgewählt.
Suchanfrage erstellen
Standardmäßig öffnet sich ein neues Fenster, in dem sich die „Erweiterte Suchmaske“ befindet.
Im Reiter „Erweiterte Suche“ können Sie genaue Suchanfragen definieren, nach denen das CRM durchsucht wird. Hierzu legen Sie unter „Suchen nach“ (1) zuerst die Entität fest.
Sie können vorhandene Ansichten auswählen (2) und die Suchkriterien bei Bedarf unter „auswählen“ weiter spezifizieren (3). Zur Verfügung stehen fast alle Felder der Entität und der verknüpften Entitäten.
Um die Suche zu präzisieren, stehen etliche Möglichkeiten zur Verfügung: Sie können Abfragen mit Suchbedingungen versehen, diese verschachteln, UND-/ODER-Verzweigen (4) und vieles mehr. Komplexe, vielschichtige und hochgenaue Abfragen sind demzufolge kein Problem.
Außerdem ist es möglich die angezeigten Spalten in der Ergebnisliste anzupassen und somit weitere relevante Informationen einzublenden (5).
Ergebnisse anzeigen und Datensätze bearbeiten
Das Ergebnis der Abfrage können Sie mit einem Klick auf den Reiter „Ergebnisse“ (6) anzeigen. Hier wird eine Ansicht mit allen Datensätzen präsentiert, die der Abfrage entsprechen.
Über das Ribbon (7) werden verschiedene Möglichkeiten bereitgestellt, um mit den Datensätzen zu interagieren. Von dort aus können Sie zur erweiterten Suchmaske zurück, indem Sie auf den Reiter „Erweiterte Suche“ (8) klicken.
Suchanfragen speichern
Erfolgreiche – oder überaus komplexe – Suchanfragen können Sie zur späteren (Wieder-)Verwendung abspeichern (9). Diese können Sie anschließend als persönliche Ansichten auswählen und bei einer späteren, neuen, erweiterten Suche verwenden. Um eine gespeicherte Anfrage zu laden, stellen Sie die zu durchsuchende Entität ein und wählen dann „gespeicherte Ansichten“ und die gewünschte Anfrage aus (2).
Eine Übersicht über alle gespeicherten Ansichten erhalten Sie, wenn Sie „gespeicherte Ansichten“ auswählen (10) und dann auf „alle Datentypen“ umstellen.
Suche nach Dokumenten
Als Kundenmanagementsystem liegt die Verwaltung von Dokumenten nicht im eigentlichen Aufgabenbereich von Microsoft Dynamics 365/CRM. Daher wird ab Werk auch kein erweitertes Handling von Dokumenten (z.B. Anhängen an E‑Mails oder andere Datensätzen) angeboten.
In einer üblichen Dynamics-Installation ist man zunächst darauf beschränkt, auf einem der oben erläuterten Wege den Datensatz seiner Wahl zu ermitteln und eigenhändig zu überprüfen, ob dort Dokumente angehängt sind. Es kann problematisch werden, wenn beispielsweise per geschäftsinterner Definition ein Dokument an einem Datensatz vorhanden sein sollte, dies aber nicht der Fall ist. Wurde es vergessen? Wurde es versehentlich an einem anderen Ort abgelegt? In diesem Fall kann es schwierig werden, dessen Verbleib herauszufinden.
Hier schafft unsere Dokumentenintegration x‑DI Abhilfe. Beim Ablegen an einem Datensatz erhält das Dokument automatisch einen Verweis und kann bei Bedarf weiter verschlagwortet werden, um auch in Bezug auf andere Datensätze oder Metadaten auffindbar zu werden. Mit diesem System bieten wir eine vollständige Durchsuchbarkeit von Dokumentenarchiven mit Bezug auf die Daten eines angeschlossenen CRM an.
Die Suche in x‑DI kann sowohl global/archivübergreifend als auch datensatzbezogen ausgeführt werden und ist der „Erweiterten Suche“ von Dynamics CRM sehr ähnlich. Wie dort auch lassen sich sehr komplexe, UND-/ODER – verschachtelte Dokumenten-Suchanfragen erstellen.
Wenn, wie oben beschrieben, Dokumente unerwarteter Weise nicht in einem Datensatz vorhanden sein sollten, kann mit x‑DI nach Dokumenten dieser Art, nach Bezeichnung, Referenznummer usw. gesucht werden, sodass Dokumente sehr einfach gefunden werden können.
Falls Sie Fragen zur Suche in Microsoft Dynamics 365/CRM oder x‑DI haben, sprechen Sie uns gerne direkt an.
