Modul Betriebsberatung

Das Modul Betriebs­be­ra­tung ist eine Lösung für Microsoft Dynamics 365, welche die Sulz Solutions ins­be­son­de­re für die Kam­mer­land­schaft ent­wi­ckelt hat. Die meisten Leser kennen sich wahr­schein­lich nicht in der Kam­mer­land­schaft aus. Daher möchten wir Ihnen eine kurze Ein­füh­rung in die Thematik anbieten.

Bei­spiels­wei­se wird einem Ihrer Mit­glieds­be­trie­be eine Beratung zu spe­zi­fi­schen Themen (z.B. Nach­fol­ge­re­ge­lun­gen für den Betrieb) angeboten. In diesem Zusam­men­hang kann eine Kammer För­der­gel­der erhalten. Aus diesem Grund ist die Beratung für einen Betrieb nicht mit hohen Kosten verbunden, wie es für spe­zia­li­sier­te Bera­tun­gen oft der Fall ist.

Das Modul Betriebs­be­ra­tung und die abge­deck­ten Kernpunkte

Das Modul lässt sich am ein­fachs­ten über die abge­bil­de­ten Kern­an­for­de­run­gen erklären

• Wenn die Kammer eine Beratung leistet, besteht die Mög­lich­keit, dass sie dafür eine Förderung aus unter­schied­li­chen Töpfen bekommt. Meist geht es um EU För­de­run­gen. Nach EU-Recht stehen damit ent­spre­chen­de Vorgaben an, die ein­zu­hal­ten sind. In diesem Zusam­men­hang hat die De-minimis EU-Richt­li­nie einen großen Einfluss auf die Lösung. Es gibt teils aber auch weitere För­der­ge­ber, die der Anwender ebenso im Modul handhaben kann.
• Neben dem indi­vi­du­el­len Beratungs-Prozess der Kammern spielen diese Richt­li­ni­en in diesen Prozess hinein, weil bei­spiels­wei­se der zu Beratene im Vorfeld über die exis­tie­ren­den För­de­run­gen der Kammer und den Nachgang über die Förderung des aktuellen Bera­tungs­vor­gan­ges infor­miert werden muss. 
  1. Die Kammern bieten Mit­glieds­be­trie­ben Bera­tun­gen ver­schie­dens­ter Typen und Themen an. Um das Modul vor­zu­stel­len beschrän­ken wir uns hier auf den Fall der Ein­zel­be­ra­tung der Betriebs­be­ra­tung. Außerdem exis­tie­ren weitere Typen (z.B. BIT Beratung) für die Betriebs­wirt­schaft­li­che Grup­pen­be­ra­tung, die ebenfalls bis ins jeweils nötige Detail gehand­habt werden können.
• För­de­run­gen werden erst gezahlt nach jähr­li­cher Meldung im dafür vor­ge­se­he­nen Portal des Zen­tral­ver­ban­des des deutschen Handwerks (ZDH). Erneute Daten­er­fas­sung ist unerwünscht.
• Die För­der­bar­keit muss im CRM ersicht­lich sein. 
  1. Es gibt ein Minimum und Maximum je Beratenem über einen spe­zi­fi­schen Zeitraum. Zum Teil gibt es das auch für den Berater.
  2. Die geleis­te­te bzw. erhaltene Bera­tungs­leis­tung wird dazu über den inves­tier­ten Zeit­auf­wand gemessen
• Die möglichen För­der­ge­ber haben jeweils unter­schied­li­che För­der­sät­ze und beides muss von der Kammer selb­stän­dig gepflegt werden können
• Die spe­zi­fi­schen Berech­ti­gungs-Vorgaben im System des Kunden müssen ein­ge­hal­ten werden.

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• Aus­sa­ge­kräf­ti­ge Aus­wer­tun­gen und Sta­tis­ti­ken lassen sich durch die Daten der Bera­tun­gen und der Berater im System erstellen oder als Dash­boards zusammenfassen
• Über­sich­ten von getä­tig­ten und geplanten Akti­vi­tä­ten wie bei­spiels­wei­se Termine, Tele­fo­na­te, Emails, Aufgaben, etc…
• Wie­der­vor­la­gen und Erinnerungen
• Arbeits­or­ga­ni­sa­ti­on bei­spiels­wei­se per Teams oder Warteschlangen
• Zentrale Daten­hal­tung, leichte Anpass­bar­keit, Prüfung von Duplikaten
• Ver­füg­bar­keit und Ver­wal­tung von Betriebs­res­sour­cen wie z.B. Besprechungsräumen/ Firmenwagen/ etc.,
• Tele­fon­in­te­gra­ti­on, kon­text­ge­naue DMS Inte­gra­ti­on, Outlook Inte­gra­ti­on, Word Inte­gra­ti­on, Mobile Apps
• u.v.m.

Bausteine und Lizenz­an­for­de­rung der Betriebsberatung

Aus Dynamics-Sicht basiert die Lösung auf:

• Anfragen (Es reicht jede Art von Lizenz aus, die es ermög­licht, Anfragen zu nutzen.)
• Benut­zer­de­fi­nier­te Entitäten
• Plugins und Webressourcen

Das Modul Betriebs­be­ra­tung und der Ablauf aus Benutzersicht

Der Ablauf aus Benut­zer­sicht, mit Abwei­chun­gen für indi­vi­du­el­le Prozesse des Kunden, lautet wie folgt:

• Berater legt Bera­tungs­vor­gang unter Berück­sich­ti­gung der minimalen und maximalen Leis­tun­gen der Bera­tun­gen, die im System je Beratenen ersicht­lich sind, an. Je nach Bera­tungs­art sind die hierfür rele­van­ten Infor­ma­tio­nen ersicht­lich und ver­ein­fa­chen dem Berater die Vor­gangs­be­ar­bei­tung. Alle nötigen Infor­ma­tio­nen der invol­vier­ten Person bzw. des Betriebes sind leicht ersicht­lich. Ein aktives Suchen nach bei­spiels­wei­se einer Tele­fon­num­mer oder Adresse ist nicht notwendig. 
  1. Bei Eröffnung des Bera­tungs­vor­gan­ges erstellt der Berater ein auto­ma­ti­sier­tes Word Dokument als Übersicht für den Beratenen. Der Berater lässt das Dokument dem Beratenen auf dem vor­ge­se­he­nen Weg zukommen. Hier ist optional auch ein auto­ma­ti­sches Erstellen und Versand per Email möglich.
• Berater erfassen ihre Aktionen (z.B. ein Tele­fon­an­ruf) direkt am Vorgang. Alle rele­van­ten Daten werden so auto­ma­tisch vor­aus­ge­füllt. Daher muss der Berater lediglich das Gesprächs­er­geb­nis notieren.
• Das System erzeugt aus den benö­tig­ten Zeiten der Akti­vi­tä­ten auto­ma­tisch ent­spre­chen­de Berichte. Aus einem oder mehrerer dieser Berichte erstellt der Berater eine XML Datei. Diese Datei kann er im ZDH Portal für die Förderung der Kammer und Sta­tis­ti­ken des ZDH hin­ter­le­gen. Optional kann mit dem Export auch der jeweilige Bera­tungs­vor­gang auto­ma­tisch abge­schlos­sen werden. 
  1. Nach Abschluss des Vorganges werden vom System dann auto­ma­tisch die ent­spre­chen­den För­der­be­trä­ge je Bezugs­zeit­raum, För­der­satz und För­der­ge­ber errechnet und gespeichert.
  2. Das System kann daraus ein auto­ma­ti­siert erstell­tes Word-Dokument als Übersicht für den Beratenen erstellen, welches die För­de­run­gen wie vor­ge­schrie­ben ausweist. Der Berater lässt das Dokument dem Beratenen zukommen und ggf. noch vor Ort unterzeichnen.

Fazit

Die kon­zep­tio­nel­le Umsetzung des Moduls hat sich über die Jahre bewährt, da es, bezüglich Ände­run­gen der CRM API und Erwei­te­rung externer Faktoren (z.B. De-minimis Vorgaben wurden später ergänzt), erweitert werden kann. Hierbei ist es erstaun­lich, wie umfang­reich Dynamics 365 die Erwei­te­rung, unter Berück­sich­ti­gung der bestehen­den indi­vi­du­el­len Prozesse der Kunden, ermög­licht. Falls Sie sich in einer ähnlichen Situation wie­der­fin­den, würden wir uns freuen, Sie mit unseren Erfah­rungs­wer­ten dabei zu unterstützen!

Wenn Sie über die grobe Skiz­zie­rung hinaus Fragen zu dem Modul Betriebs­be­ra­tung haben, würden wir uns freuen diese in einem per­sön­li­chen Gespräch zu klären.

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