In unserer modernen Welt gewinnen Möglichkeiten, Dokumente elektronisch zu unterschreiben, immer mehr an Bedeutung. Darum soll in dem nachfolgenden Blogbeitrag aufgezeigt werden, welche Formen eine elektronische Signatur zu leisten es gibt und was man benötigt, um eine solche Unterschrift zu erstellen. Abschließend wird noch deren praktische Verwendung am Beispiel von Starke-DMS® und DocuSign erläutert werden.
Die Digitalisierung und ihre Folgen
Im Zuge der Digitalisierung vieler Arbeitsprozesse gewinnen auch die Möglichkeiten, elektronische Dokumente fälschungssicher und personalisiert unterzeichnen zu können, immer mehr an Bedeutung.
Seien es behördliche Anträge, die digital unterschrieben werden müssen, oder ein Arbeitsvertrag, der einem als Mailanhang zugesendet wird: Sofern man die betreffenden Dokumente nicht jedes Mal ausdrucken und per Hand unterzeichnen möchte, wird man sich auch als Privatperson früher oder später mit dem Thema elektronische Signatur auseinandersetzen müssen.
In diesem Zusammenhang ist es zunächst einmal wichtig, zwei Begriffe, die einem in dem Zusammenhang regelmäßig begegnen – die digitale Signatur und die elektronische Signatur – inhaltlich voneinander abzugrenzen, um Verwechslungen zu vermeiden.
In der Informatik bezeichnet die elektronische Signatur den rechtlichen Vorgang, eine Unterschrift zu leisten. Das damit verbundene technische Verschlüsselungsverfahren hingegen wird digitale Signatur genannt.
Die 3 Formen der elektronischen Signatur
Am 1. Juli 2016 trat in der EU die eIDAS-Verordnung in Kraft. Der Begriff eIDAS steht dabei für „electronic IDentification, Authentication and trust Services“. Diese ist in Deutschland ebenfalls unter dem Begriff IVT (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen) geläufig. Ziel der Verordnung war es, die Verwendung elektronischer Signaturen sowie der damit verbundenen Vertrauensdienste innerhalb der EU neu zu regeln und zu vereinheitlichen.
Laut eIDAS-Verordnung gibt es grundsätzlich 3 Formen der elektronischen Signatur:
Die einfache elektronische Signatur (EES)
Hier sind die gesetzlichen Vorgaben lediglich, dass es sich um elektronische Daten handeln muss, welche einem bestehenden elektronischen Dokument hinzugefügt und zum Unterzeichnen verwendet werden können. Möglichkeiten für eine EES sind zum Beispiel das Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift, die manuelle Unterschrift auf einem Touchpad oder das Eintippen des eigenen Namens in einem elektronischen Formular.
Verwendung findet die EES überall dort, wo es von gesetzlicher Seite keine besonderen Formvorgaben hinsichtlich der Unterschrift gibt. Ein Vertrag kann in solchen Fällen sowohl mündlich, per Handschlag oder auch schriftlich abgeschlossen werden. Des Weiteren besteht nur ein vergleichsweise geringes persönliches Haftungsrisiko. Beispiele hierfür wären etwa Online-Bestellungen, Kostenvoranschläge, Bekanntmachungen oder Lieferanten-Angebote.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Hierbei handelt es sich bereits um einen rechtlich anerkannten E‑Signatur-Standard. Er verfügt damit auch über eine deutlich höhere gesetzliche Beweiskraft und Verbindlichkeit als die EES.
Die FES muss die formellen Anforderungen erfüllen:
- sie muss eindeutig einem Unterzeichnenden zugeordnet werden zu können
- die Identifizierung des Unterzeichnenden muss problemlos möglich sein
- die FES muss mittels einer Verschlüsselungs-Technologie erstellt worden sein, die der Unterzeichnende unter seiner alleinigen Kontrolle hat
- es muss nachweisbar sein, dass das signierte Dokument seit der Unterzeichnung nicht mehr verändert wurde
Anwendung findet die FES generell bei Verträgen, bei denen gesetzlich keine handschriftliche Unterschrift verlangt wird. Beispiele hierfür sind Kaufverträge, unbefristete Mietverträge, Arbeitsverträge, Sozialversicherungs-/Rentenversicherungs-Dokumente, Geheimhaltungsvereinbarungen und Personenversicherungen.
Ihr Vorteil besteht darin, dass sie zwar über eine deutlich höhere rechtliche Beweiskraft verfügt als die EES, im Gegensatz zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES) jedoch keine persönliche Identifikation des Unterschreibenden erfordert.
FES werden in der Regel, da die Identität des Signierenden authentifiziert und formell zertifiziert werden muss, von entsprechend spezialisierten Dienstleistern erstellt. Diese nehmen zunächst eine Identifikation des Unterzeichnenden über dessen Mobilfunknummer, die Eingabe einer PIN oder eine Multi-Faktor-Authentifizierung vor. Danach werden dessen Unterschrift und Personendaten elektronisch miteinander kombiniert und mittels kryptographischer Algorithmen verschlüsselt.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Der Hauptunterschied zwischen der fortgeschrittenen und der qualifizierten elektronischen Signatur besteht darin, dass bei der FES die oben genannten Möglichkeiten bereits zur Identifikation des Unterschreibenden ausreichen. Des Weiteren gibt es auch keine rechtlichen Vorgaben hinsichtlich der digitalen Zertifizierung der Signatur.
Die Berechtigung zur Ausstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur erfordert die einmalige eindeutige Identifikation des Unterschreibenden anhand von dessen Ausweis. Diese kann sowohl online und in Person vor Ort eingereicht werden oder über eine Bestätigung via E‑Banking erfolgen.
Darüber hinaus verfügt die QES im Gegensatz zur FES auch über ein qualifiziertes Zertifikat, welches nur von entsprechend anerkannten Zertifizierungsstellen ausgegeben werden darf.
Die QES ist die einzige Signatur, die der handschriftlichen Unterschrift, welche bei Dokumenten, die die Schriftform erfordern, rechtlich gleichgesetzt ist. Es gibt nur einige wenige Ausnahmen, wo selbst sie in rechtlicher Sicht nicht ausreicht. Beispiele hierzu sind Testamente, Bürgschaften oder der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses.
Was benötigt man für eine elektronische Signatur?
Für eine EES reicht es – neben dem schlichten Eintippen seines Namens in einem entsprechenden Dokumentenfeld – oftmals bereits, seine handschriftliche Unterschrift einzuscannen, als Bilddatei zu speichern und bei Bedarf in zu unterzeichnende Dokumente einzufügen. Wer diesbezüglich gewillt ist, etwas mehr Aufwand zu betreiben, kann sich auch ein Unterschriftenpad anschaffen, wie man sie zum Beispiel aus Postfilialen oder Banken kennt.
Da für die Erstellung einer FES oder QES die eigene Signatur professionell zertifiziert und kryptographisch verschlüsselt und die eigene elektronische Identität (eID) verifiziert werden müssen, sollte man als Privat- oder Firmenkunde hierfür am besten auf die Dienste eines anerkannten Zertifizierungsdienstes zurückgreifen. Diese müssen entweder bei der Bundesnetzagentur registriert oder freiwillig akkreditiert sein.
Renommierte Zertifizierungsdienste sind beispielsweise:
- Adobe
- Skribble
- DocuSign
- D‑Trust (Bundesdruckerei)
- Bundesnotarkammer
- Signtrust (Deutsche Post)
- S‑Trust (Deutscher Sparkassen Verlag)
- Telesec (Deutsche Telekom)
- TC Trustcenter
Auf der Website der Bundesnetzagentur findet man eine stets aktuelle Liste aller derzeitigen Anbieter. Alle dort aufgeführten Anbieter erfüllen die seitens der EU festgelegten Anforderungen für Extended-Validation-Zertifikate.
Wie das Abo-Modell kommerzieller Signaturanbieter in der Praxis funktioniert, soll nachfolgend an einem Beispiel illustriert werden.
Digitale Unterschrift mit DocuSign in Starke-DMS®
Zu den Marktführern für elektronische Unterschriften in Europa zählt das amerikanische Unternehmen DocuSign. DocuSign, mit Sitz in San Francisco, Kalifornien, und über 6.700 Mitarbeitern betreut weltweit rund 1,5 Mio. Kunden aus mehr als 180 Ländern hinsichtlich elektronischer Signaturen (Stand Dezember 2024).
Möchte eine Firma nun beispielsweise einen Vertrag samt AGB und Widerrufsmöglichkeit an einen Kunden übermitteln, kann der Versender alle drei Dokumente mittels DocuSign eSignature gemeinsam in einer Art digitalem Umschlag an den Empfänger zur Unterzeichnung schicken. Die Umschläge werden je nach Arbeitsschritt mit einem entsprechenden Status (versendet, zugestellt, fertiggestellt, storniert) versehen. Sie enthalten außerdem alle relevanten Informationen über den Versender sowie einen Zeitstempel, welcher den Status des Zustellungsverfahrens anzeigt.
Ein solcher Umschlag wird unabhängig von der Anzahl der enthaltenen Dokumente, Felder und Unterzeichner nur jeweils einmal auf das Umschlagguthaben des eSignature-Plans angerechnet. Der Empfänger erhält für jeden Umschlag ein separates Abschlusszertifikat („Certificate of Completion“, kurz CoC). Dieses enthält dessen vollständige digitale Historie, bestehend aus Datum und Uhrzeit, IP-Adresse, einer Bilddatei der Signatur sowie – falls aktiviert – den Ort.
Digitale Dokumentenmanagementsysteme wie beispielsweise Starke-DMS® bieten ihren Kunden optional die Möglichkeit, eine separate Schnittstelle mit DocuSign zu nutzen. Damit können zu versendende Dokumente direkt im Workflow mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Dies kann bis zu 50 Prozent an Zeit- und Kostenersparnis für den Benutzer mit sich bringen.
Für wen welche Methode der elektronischen Signatur am besten geeignet ist, hängt letzten Endes von den jeweiligen Voraussetzungen und Verwendungszwecken ab. Erfreulicherweise existieren, wie oben aufgezeigt, eine breite Palette an Optionen, die es ermöglichen, sich ein individuell auf ihn zugeschnittenes Signaturmodell zusammenzustellen.
