Wenn es um Dokumentenmanagement geht, erreichen uns viele Fragen. Dabei geht es vor allem um die Kosten eines DMS, die Einhaltung der GoBD, die Umsetzung on-premises oder in der Cloud und Schnittstellen zu bestehenden Systemen im Unternehmen. Die häufigsten Fragen haben wir für Sie zusammengefasst:
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) fokussiert sich auf die Verwaltung digitalisierter Dokumente. Im DMS werden Dokumente mit Informationen wie z.B. Belegnummer und Eingangsdatum versehen, verarbeitet und archiviert. Aus diesem digitalen Archiv können sie anschließend angezeigt, bearbeitet oder exportiert werden.
So unterstützt ein DMS auf vielfältige Weise: durch schnelles Ablegen und Finden, das Automatisieren von Prozessen und damit durch Qualitätssicherung.
Was kostet ein DMS?
Für die Kosten Ihres digitalen Archives kommt es darauf an: Wie viele Dokumente fallen in welchen Formaten an? Wie viele DMS-Nutzer gibt es? Was für Geschäftsprozesse werden abgebildet? Welche Workflows brauchen Sie? Wie sieht Ihre IT heute aus? Welche Integration in andere Softwarelösungen wird benötigt?
Das lässt sich seriös erst beantworten, wenn wir Ihr Unternehmen etwas näher kennengelernt haben. Deshalb ermitteln wir zuerst gemeinsam, was Sie tatsächlich brauchen und stellen Ihnen unsere möglichen DMS-Lösungen vor. Erst dann machen wir Ihnen ein passendes und unverbindliches Angebot. Und das ist meist günstiger als Sie denken.
Wie kann ich digitale Dokumente rechtskonform ablegen? Und wann ist mein DMS GoBD-konform?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfordern von allen Unternehmen eine Archivierung steuerlich relevanter, elektronischer Dokumenten nach bestimmten Vorgaben.
Ein DMS stellt sicher, dass nächträgliche Veränderungen nachvollziehbar sind und die ursprünglich archivierte Version über die Aufbewahrungsfrist verfügbar bleibt – die Voraussetzung für eine rechtsforme digitale Archivierung.
Eine per se GoBD-konforme Software gibt es aber nicht. Wichtig ist u.a. eine Verfahrensdokumentation, in der die Abläufe und Verantwortlichkeiten für die Archivierung konkret beschrieben sind.
DMS lokal oder in der Cloud?
Sollen die Server physisch bei Ihnen stehen oder wollen Sie die Cloud nutzen?
Wie es für Sie passt – wir können beides. Die verschiedenen Vor- und Nachteile erörtern wir gerne in einem persönlichen Gespräch mit Ihnen, so dass Sie die richtige Entscheidung für sich treffen können.
Auf Wunsch übernehmen wir für Sie auch Administration und Betrieb Ihres DMS. Beim Cloud-Hosting arbeiten wir mit dem Business Service Provider Globe aus Münster zusammen, dadurch bleiben Ihre Daten in Deutschland.
Welche Schnittstellen zum DMS sind möglich?
Unsere DMS-Lösungen lassen sich nahtlos in Ihre vorhandene IT-Landschaft integrieren.
Die Möglichkeiten sind vielfältig. Sie reichen dabei von der einfachen, aber effizienten Nutzung von AutoHot-Key, über offene Schnittstellen bis hin zur einer vollständigen DMS Integration in die Geschäftsprozesse bestehender CRM- oder ERP – Lösungen:
- Mit individuell definierten Hot-Keys können Sie Dokumente im DMS aus jeder anderen Windows-Anwendung direkt aufrufen.
- Über flexible, offene Schnittstellen wie ODBC und REST-API werden Abläufe automatisiert und vereinfacht.
- Ihre vorhandene ERP-Lösung lässt sich direkt in Ihrem DMS widerspiegeln:
- Direkte Integration zu Datev Unternehmen online
- SAP-Schnittstelle zu mySAP ERP und S4HANA
- ERP Anbindung mit ALPHAPLAN der CVS
- Automatisierte Archivierung von Belegen aus dem Sage ERP
- Mit der Diamant- Integration können Sie den gesamten Rechnungseingangsprozess vom Erfassen der Rechnung bis hin zur Ablage vollständig digitalisieren.
- Unsere x‑DI Schnittstelle ermöglicht eine umfassende Dokumentenintegration in Microsoft Dynamics 365 und Microsoft PowerPlatform.
Kann das DMS E‑Rechnungen verarbeiten?
Ja, die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen lässt sich im DMS einfach einrichten und konfigurieren. Das entsprechende Modul können Sie einzeln erwerben. Sie benötigen folglich keine große DMS-Lösung, um diese Funktion zu nutzen.
Welche Funktionen enthält ein DMS?
Unser DMS ist modular aufgebaut, sodass wir die Funktionen des DMS auf Ihre Anforderungen abstimmen können. Wir gehen zu Beginn mit Ihnen ins Gespräch, um Ihre Anforderungen und Herausforderungen anzuhören und gemeinsam zu erarbeiten. Anschließend machen wir darauf basierend einen Vorschlag für Ihr DMS.
Beispiele für Module und Funktionen sind:
rechtskonforme Archivierung wichtiger Belege und Unterlagen
Belegerkennung: automatische Pflege wichtiger Belegdaten und automatisierte Archivierung
Eingangs- und Sichtkontrolle der Belege und Dokumente
Unterstützung von Arbeitsabläufen und Freigabeprozessen, wie bspw. Rechnungsanerkennung
E‑Mail-Archivierung: Serverseitig oder aus Outlook heraus
digitale Aktenbildung: bspw. Kunden‑, Lieferanten, Projekt oder Mitgliederakten
mobile Nutzung
