Welche Anforderungen muss ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfüllen? Der Begriff “revisonsicher”, also dass es im Falle einer Prüfung/Revision zu keiner Beanstandung kommt, ist dabei eigentlich ein Marketingbegriff, wird aber oft als Synomyn für rechtskonform archivierte Geschäftsdokumente verwendet.
Für ein rechtskonformes DMS müssen nachträgliche Änderungen an Dokumenten jederzeit nachvollziehbar sein und die ursprüngliche Version unverändert verfügbar sein. Was dazu konkret erfüllt werden muss, ergibt sich dabei aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese Grundsätze erfordern von allen Unternehmen eine Archivierung steuerlich relevanter, elektronischer Dokumenten nach bestimmten Vorgaben.
Daher hier ein kurzer Überblick der Anforderungen aus der GoBD an eine digitale Archivierung:
1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Unter Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit wird verstanden, dass die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie das dabei angewandte Buchführungs- oder Aufzeichnungsverfahren nachvollzogen und von einem sachkundigen Dritten, also z.B. einem Steuerprüfer, nachgeprüft werden kann. (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 30–35)
2. Vollständigkeit
Die Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen. Außerdem ist jedes aufbewahrungspflichtige Dokument grundsätzlich einzeln und mit allen Bestandteilen zu erfassen. (GoBD-Kapitel 3.2.1; Rz. 36–43)
3. Richtigkeit
Alle Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden. Insbesondere bedeutet der Grundsatz der Richtigkeit, dass bei der Erfassung von Daten und Dokumenten durch das DMS keine Belege verloren gehen oder verfälscht werden dürfen. Folglich muss die manuelle oder automatische Indexierung zuverlässig funktionieren. (GoBD-Kapitel 3.2.2; Rz. 44)
4. Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Buchungen und Aufzeichnungen müssen zeitgerecht erfolgen. Rechnungen aus dem Januar dürfen beispielsweise nicht erst im Dezember oder kurz bevor sich der Steuerprüfer anmeldet eingegeben werden. (GoBD-Kapitel 3.2.3; Rz. 45–52)
5. Ordnung
Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Diese Ordnungsmäßigkeit muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist sichergestellt werden. (GoBD-Kapitel 3.2.4; Rz. 53–57)
6. Unveränderbarkeit
Schließlich ist das Datenverarbeitungsverfahren so auszugestalten, dass alle Informationen, die in den Verarbeitungsprozess Eingang gefunden haben, nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. (GoBD-Kapitel 3.2.5; Rz. 58–60)
Ein DMS, das diese sechs Anforderungen erfüllt, gilt als GoDB-konform. Wichtig ist nun noch eine Verfahrensdokumentation, in der die Abläufe und Verantwortlichkeiten für die Digitalisierung ihrer Dokumente konkret beschrieben sind. Zusammen mit dieser Verfahrensdokumentation erreichen Sie dann eine rechtskonforme Archivierung.
Eine Software selbst ist nicht rechtskonform, sondern nur die Prozesse und Workflows können rechtskonform gestaltet werden.
