Microsoft Dynamics 365 ermöglicht bei bestimmten Tabellen* eine Autonummerierung. Diese Autonummern bestehen in Dynamics 365 standardmäßig aus drei Teilen: dem Präfix, der laufenden Nummer und dem Postfix.
Selbstverständlich ist es möglich, diese Nummern anzupassen. Allerdings bleibt zu beachten, dass die Anpassungsmöglichkeiten Grenzen aufweisen. In Microsoft Dynamics 365 sind Autonummern auf neun Tabellen begrenzt. Dazu gehören Verträge, Anfragen, Artikel, Aufträge, Rechnungen, Kampagnen, Kategorien und Wissensartikel.
Zusätzlich darf das Präfix aus maximal drei Zeichen bestehen, das Suffix wird zufällig generiert und ist nur in der Länge einstellbar. Bei den Tabellen „Artikel“ und „Wissensartikel“ gibt es kein Suffix. Andere Anpassungen am Suffix können nicht vorgenommen werden.
*früher: Entitäten
Autonummern im Microsoft Dataverse
Mit der Einführung von Microsoft Dataverse schafft Microsoft eine neue, umfangreiche Autonummerierung für Dynamics 365 . Hierfür gibt es den neuen Datentyp „AutoNumber“ (deutsch: „AutoWert“).
Um eine Spalte* dieses Typs zu erstellen, muss man in das Power Apps Admin Portal navigieren und dort eine entsprechende Tabelle anpassen.
Bis auf wenige Ausnahmen, ist der Spaltentyp hier nicht mehr auf bestimmte Tabellen beschränkt. Zudem kann es mehrere „AutoNumber“ Spalten für eine Tabelle geben.
Auch hier sind die Einstellungsmöglichkeiten begrenzt. So gibt es beispielsweise keine Möglichkeit auf bestimmte Datensätze zu filtern oder Bedingungen für die Vergabe der Nummerierung festzulegen. Zudem ist der Spaltentyp bislang nur in Online-Umgebungen verfügbar.
*früher: Feld
Autonummerierung ohne Beschränkungen in Microsoft Dynamics 365
Für eine umfangreiche Autonummerierung in Microsoft Dynamics 365 empfiehlt sich das Modul Autonummerierung der Sulz Solutions GmbH. Das Modul beschränkt sich ebenfalls nicht auf ausgewählte Tabellen. So ist es beispielsweise möglich, für Firmen (engl.: account) bei der Erstellung automatisch eine fortlaufende Firmennummer zu generieren und die entstehende Nummer in einer Spalte auf dem Formular (z.B. Firmennummer; Schemaname: accountnumber) auszugeben. Das Modul nutzt hierbei bestehende Spalten in Dynamics 365 und ist nicht auf den Spaltentyp „Autonumber“ angewiesen.
Automatische Nummerierung aller Tabellen
Mit dem Modul Autonummerierung kann man Datensätze aller vorhandenen Tabellen – egal, ob Standardtabelle oder benutzerdefinierte Tabelle – automatisch nummerieren. Der Kreativität sind (fast) keine Grenzen gesetzt. Unser Modul Autonummerierung hilft außerdem dabei, Ansprüche optimal und ohne große Umstände in Microsoft Dynamics 365 umzusetzen.
Für eine automatische Nummerierung benötigt man die Schema-Namen der Tabellen, die nummeriert werden sollen (Firma = account). Zudem benötigt man die Schema-Namen der Spalten, in die die Nummer eingetragen werden soll (Firmennummer = accountnumber). Anschließend legt man eine Zahl fest, die den Beginn der Nummerierung darstellt und gibt dem Datensatz einen Namen. Präfix und Postfix für die automatische Nummer sind optional und können jeweils bis zu zehn Zeichen lang sein. Des Weiteren ist es mit dem Modul Autonummerierung möglich, eine Bedingung anzugeben, wann eine Nummer erstellt werden soll. Es wäre somit möglich, aufgrund bestimmter Werte in Microsoft Dynamics 365 einen unterschiedlichen Nummernkreis von Firmen zu führen. Diese Funktion ist standardmäßig in Dynamics 365 / CRM nicht vorhanden.
Sobald man den Autonummer-Datensatz speichert, reagiert das Modul automatisch auf Erstellung eines neuen Datensatzes der jeweiligen Tabelle. Das Modul versieht die neu erstellten Datensätze mit einer automatisch erstellten, fortlaufenden Nummer. Wenn Sie Interesse an unserem Modul Autonummerierung für Microsoft Dynamics 365 haben oder weitere Informationen benötigen, können Sie uns jederzeit kontaktieren.
