Microsoft Dynamics 365: Duplikate erkennen und zusammenführen

Bei der Verwendung von Dynamics 365 passiert es sehr häufig, dass Sie irgendwann auf doppelte Datensätze stoßen, die behoben werden müssen. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Duplikate in Microsoft Dynamics suchen, erkennen und zusammenführen.

Duplikaterkennung für die gesamte Organisation ein- oder ausschalten

Zuerst müssen Sie sicherstellen, dass die Einstellungen für die Duplikaterkennung aktiviert sind. Die Regeln werden erst angewendet, wenn die Duplikaterkennung in den Einstellungen aktiviert ist.

Dazu wählen Sie im Unified Interface das Zahnrad oben rechts und darunter die Erweiterten Einstellungen aus (Abbildung 1a).

Einheitliche Oberfläche von Dynamics 365, Navigation zu den Erweiterten Einstellungen — Abbildung 1a: Erweiterte Einstellungen

Danach finden Sie unter „Einstellungen“ die Datenverwaltung. Klicken Sie auf „Einstellungen für die Duplikaterkennung“, aktivieren Sie die Kontrollkästchen und bestätigen mit „OK“ (Abbildung 1b ).

In der Internetoberfläche finden Sie die Datenverwaltung unter “Einstellungen”.

Einstellungen für die Duplikaterkennung und wie diese aktiviert wird. — Abbildung 1b: Einstellungen für die Duplikaterkennung

Wenn Sie die Duplikaterkennung aktivieren, selektieren Sie die Kontrollkästchen, um festzulegen, bei welchen Aktionen nach einem potenziell bereits vorhandenen Duplikat gesucht werden soll:

- Für die doppelte Eingabe von Datensätzen während der Erstellung oder Aktualisierung
- Für einen Datenimport

Einrichten von Duplikaterkennungsregeln

Nachdem Sie die Einstellungen angepasst haben, müssen die Regeln für die Duplikaterkennung eingerichtet werden:

Microsoft Dynamics 365 enthält im Standard Duplikaterkennungsregeln für Firmen, Kontakte und Leads
Um Duplikate für andere Datensätze zu vermeiden, müssen Sie eine neue Regel erstellen.

Für die Einrichtung der Duplikaterkennungsregeln:

Wählen Sie Einstellungen > Datenverwaltung > Duplikaterkennungsregeln aus (Abbildung 2).

Navigation zu Duplikaterkennungsregeln — Abbildung 2: Duplikaterkennungsregeln aufrufen

In diesem Beitrag erstellen wir eine Regel, die nach Kontakten mit derselben E‑Mail-Adresse sucht. Geben Sie der Regel einen aussagekräftigen Namen und eine Beschreibung.

Hier können Sie für die Duplikaterkennungsregel, die Sie erstellen möchten, folgende Details angeben:

Name und Beschreibung
Unter „Basisdatensatztyp“ geben Sie die Entität, für die diese Regel gelten soll, an.
Unter „Übereinstimmender Basisdatensatztyp“ wählen Sie die Entität aus, die mit dem „Basisdatensatztyp“ verglichen wird.

Achten Sie darauf, dass jede Regel einen Basisdatensatztyp und einen zu vergleichenden Datensatztyp hat. Diese Datensatztypen können – müssen aber nicht – übereinstimmen:

So könnten Sie bspw. den Namen einer Firma mit dem Wohnort eines Kontakts vergleichen
Sie können angeben, ob bei der Regel zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird.
In der Tabelle können Sie die Kriterien zum Erkennen der Duplikate angeben (Abbildung 3).

Einrichten der Duplikaterkennungsregeln: Name, basisdatensatztyp und Bedingungen — Abbildung 3: Duplikaterkennungsregeln einrichten

Wenn Sie das Hinzufügen von Kriterien abgeschlossen haben, wählen Sie Speichern und schließen und Veröffentlichen um die neue oder geänderte Duplikaterkennungsregel zur Verfügung zu stellen.

Einrichtung von Duplikaterkennungsaufträgen

Um die Integrität der Systemdaten beizubehalten, sollten Sie regelmäßig auf Duplikate überprüfen, um sicherzustellen, dass Benutzer nicht versehentlich doppelte Kontakte, Firmen, Leads oder andere Arten von Datensätzen erstellen.

Wählen Sie Einstellungen > Datenverwaltung > Duplikaterkennungsaufträge aus.

Wählen Sie Neu, um einen neuen Auftrag zu erstellen (Abbildung 4):

Einrichten der Duplikaterkennungsaufträge: Auswahl des Überprüften Datenpools — Abbildung 4: Einrichten der Duplikaterkennungsaufträge

Nun können Sie einige Details zu dem Auftrag angeben:

Name des Auftrags
Sie können eine Startzeit für den Auftrag angeben und definieren, wie oft der Auftrag ausgeführt wird
Wenn Sie eine E‑Mail-Bestätigung erhalten möchten, wenn der Auftrag abgeschlossen ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen E‑Mail-Optionen. Geben Sie bei Bedarf eine zusätzliche E‑Mail-Adresse ein (Abbildung 5).

Weitere Optionen für Duplikaterkennungsaufträge: Benennung des Datensatzes, Startzeit und Möglichkeit eine E-Mail zu erhalten — Abbildung 5: Optionen für Duplikaterkennungsaufträge

Daten Zusammenführen

Sie können zwei Datensätze zusammenführen, um die Daten zu kombinieren oder Duplikate zu entfernen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Daten zusammenzuführen (Abbildung 6):

Nach erfolgreich durchgelaufenem Duplikaterkennungsauftrag: Duplikate anzeigen lassen — Abbildung 6: Duplikate anzeigen lassen

Wählen Sie die Datensätze aus, die zusammengeführt werden sollen (z. B. Firmendatensätze), und wählen Sie dann Zusammenführen aus.

Sie haben die Möglichkeit, die Datensätze entweder automatisch zusammenführen zu lassen oder selbst einen „Master“ auszuwählen. Der „Master“ bezeichnet dabei den Datensatz, der nach der Zusammenführung bestehen bleibt und alle Detailinformationen des Duplikats übernimmt. Oft werden in diesem Zusammenhang auch die Begriffe „Kopfdublette“ (für den Master) und „Folgedublette“ (für das Duplikat) verwendet (Abbildung 7).

Gefundene Datensätze vergleichen — Abbildung 7: Daten vergleichen

Hier können Sie bestimmen, welche Detailinformationen aus welchem der beiden Datensätze beibehalten werden sollen. Standardmäßig übernimmt Dynamics 365 immer die Informationen aus der Kopfdublette. Wenn für ein spezifisches Feld kein Wert vorliegt, wird das Feld anhand der Informationen aus der Folgedublette befüllt.

Wählen Sie den Masterdatensatz und die Felder aus, die im Masterdatensatz zusammengeführt werden sollen. Wählen Sie dann OK aus (Abbildung 8).