Seit der zunehmenden Digitalisierung ist Arbeiten von zu Hause für viele kein Problem mehr. Homeoffice bietet zeitliche und räumliche Flexibilität, hilft bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf und ist bereits essenzieller Bestandteil neuer Arbeitsmodelle. Wir haben in diesem Beitrag für Sie zusammengefasst, was Arbeiten im Homeoffice bedeutet, welche Vorteile es für Sie mitbringt und was Sie für eine erfolgreiche Umsetzung benötigen.
Einen regelrechten Boom erlebt diese Arbeitsform während der Corona-Pandemie. Um arbeitsfähig zu bleiben, schicken viele Arbeitgeber ihre Angestellten ins Homeoffice. Spätestens seit diesem Zeitpunkt ist Homeoffice zu einem viel diskutierten Begriff auch im politischen Bereich geworden.
Wissenschaftlich betrachtet ist Homeoffice ein Teil der Telearbeit und wird unterschieden in:
- Teleheimarbeit, bei dem der Mitarbeiter ausschließlich zu Hause tätig ist.
- Alternierender Telearbeit, hier kann der Mitarbeiter zu Hause arbeiten, hat aber auch einen Arbeitsplatz im Büro, den er nutzen kann.
- Mobile Telearbeit, bei der der Mitarbeiter von unterwegs auf das unternehmenseigene IT-Netz zugreift.
In diesem Blog werden alle drei Arbeitsformen unter dem Begriff „Homeoffice“ zusammengefasst, da auch im allgemeinen Sprachgebrauch eine so strenge Differenzierung in der Regel nicht stattfindet.
In der Praxis setzt sich zunehmend das Alternierende Modell durch, bei dem an zwei bis drei Tagen am Arbeitsplatz im Büro und den Rest der Woche zu Hause gearbeitet wird.
Im Mai 2020 hatte Bundesarbeitsminister Heil angekündigt ein Gesetz vorzulegen, nach dem jeder Arbeitnehmer ein „Recht auf Homeoffice“ erhalten soll, sofern er die Arbeitsleistung auch von zu Hause erbringen kann. Auch wenn aufgrund verschiedener Widerstände unklar ist, ob ein solches Gesetz beschlossen werden wird, ist davon auszugehen, dass diese Arbeitsform auf die ein oder andere Weise stärker gefördert werden wird (z.B. steuerliche Förderung bei Einrichtung eines Homeoffice-Büros).
Vorteile durch Arbeiten im Homeoffice
Aber auch ohne staatliche Förderung gibt es viele Vorteile durch Homeoffice, von denen Unternehmer profitieren können:
- Das Unternehmen ist für Mitarbeiter attraktiver. Laut einer Studie des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung(DIW) wünscht sich jeder Arbeitnehmer, zumindest hin und wieder von zu Hause arbeiten zu können. Der Unternehmer schützt die Gesundheit seiner Mitarbeiter, wenn diese im Homeoffice tätig sein können, und demonstriert so seine soziale Kompetenz.
- Homeoffice-Mitarbeiter sind oft produktiver. Da der Mitarbeiter seltener gestört und abgelenkt wird und nicht so viele Pausen macht, nutzt er die Zeit effektiver.
- Homeoffice-Mitarbeiter sind zufriedener. Heimarbeiter sind im Schnitt zufriedener sowohl mit ihrer Arbeit als auch mit ihrer Freizeit.
- Das Unternehmen spart Kosten. Sei es für Strom, Heizung, Reinigung, Büroflächen o.a. Die Höhe der Einsparungen hängt davon ab, ob der Mitarbeiter immer oder nur teilweise im Homeoffice tätig ist. Möglich ist aber auch, dass Mitarbeiter sich einen Schreibtisch im Büro teilen und alternierend von zu Hause arbeiten.
- Sie stellen Ihr Unternehmen krisensicher und flexibel auf. Wenn Ihre Mitbewerber Ihre Arbeit unterbrechen oder zeitweise gar ganz einstellen müssen, können Ihre Mitarbeiter für Sie im Homeoffice ebenso tätig werden, als würden sie an ihrem Arbeitsplatz im Büro sitzen.
Viele Unternehmer haben diese Vorteile schon erkannt und bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit des Homeoffice von sich aus an. Ein prominentes Beispiel hierfür ist Twitter, das seinen Mitarbeitern Homeoffice für immer erlaubt. Und insbesondere auch immer mehr kleine und mittlere Unternehmen nutzen die Möglichkeiten, die flexibles Arbeiten von zu Hause bietet.
Dokumentenmanagement für die praktische Umsetzung
Damit auch Sie die Möglichkeit des Homeoffice für Ihre Firma optimal nutzen können, ist ein Dokumenten Management System (DMS) in Ihrer IT-Landschaft Voraussetzung:
- Verfügbarkeit. Ihre Geschäftsdokumente befinden sich nicht mehr in Papierform im Aktenordner sondern eingescannt auf einem Server. Egal ob On-Premise oder in einer Cloud, sind die Dokumente jederzeit und von überall verfügbar.
- Sicherheit: Mittels eines DMS können Sie als Administrator bestimmen, wer, wann und auf welche Dokumente Ihres Unternehmens Zugriffsrechte hat und diese einsehen bzw. bearbeiten kann.
- Kontrolle. Zusätzlich dokumentiert ein DMS, wer, wann, was auf einem bestimmten Dokument geändert hat. Trotz der möglicherweise vielfältigen Änderungen verschiedener Personen an einem Dokument von unterschiedlichen Standorten bleibt Ihnen das Ursprungsdokument erhalten. Alle Änderungen sind durch eine Versionshistorie nachvollziehbar.
