Die E‑Rechnung wird Pflicht. Ab dem 01. Januar 2025 müssen alle Unter­neh­men in der Lage sein, elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen zu empfangen.

Was bedeutet das? Wir haben hier einmal die wich­tigs­ten Fragen und Antworten zum Thema E‑Rechnung zusammengestellt.

Was ist eine E‑Rechnung?

Eine E‑Rechnung ist eine Rechnung, die in einem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen Format aus­ge­stellt, über­mit­telt und empfangen wird.

Dieses ist in der Norm CEN 16931 (RL 2014/55/EU) fest­ge­legt. Es handelt sich dabei um einen EU-weiten Standard. Die EU legte bereits mit der am 26. Mai 2014 in Kraft getre­te­nen Richt­li­nie 2014/55/EU den Rahmen für ein ein­heit­li­ches Vorgehen bei der Über­mitt­lung von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen an die öffent­li­chen Ver­wal­tun­gen fest.

Wichtig: Eine PDF-Rechnung ist keine E‑Rechnung.

Das bekannte Portable Document Format, in dem heute die meisten Rech­nun­gen aus­ge­stellt und in der Regel als E‑Mail Anhang versendet werden, ist keine E‑Rechnung.

Zwar ist ein PDF in einem elek­tro­ni­schen Format aus­ge­stellt, über­mit­telt und wird als sein solches empfangen, es bleibt aber trotzdem nur eine bildhaft dar­ge­stell­te Papier-Rechnung. Sie muss zur auto­ma­ti­schen Wei­ter­ver­ar­bei­tung über zusätz­li­che Systeme wie z.B. OCR/Belegerkennung aus­ge­le­sen werden, oder die Rech­nungs­in­for­ma­tio­nen müssen manuell über­tra­gen werden.

Eine E‑Rechnung dagegen enthält diese Infor­ma­tio­nen bereits in einem vor­ge­be­nen Format. Die E‑Rechnung wird elek­tro­nisch über E‑Mail oder andere elek­tro­ni­sche Kanäle versendet und empfangen und durch die struk­tu­rier­te Form können E‑Rechnungen direkt in Buch­hal­tungs- und ERP-Systeme ein­ge­le­sen und wei­ter­ver­ar­bei­tet werden.

Welche Formen einer E‑Rechnung gibt es?

Die wich­tigs­ten Formen der elek­tro­ni­schen Rechnung sind die XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung.

XRechnung

Grundlage der XRechnung ist ein XML-basiertes seman­ti­sches Daten­mo­dell, das dem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen Format der Norm CEN 16931 entspricht.

Bei der X‑Rechnung handelt es sich also handelt es sich um eine XML Datei und sie ist damit maschi­nen­les­bar. Das eröffnet die Mög­lich­keit aus der Pflicht einen Mehrwert durch Digi­ta­li­sie­rung und Auto­ma­ti­sie­rung zu schaffen.

ZUGFeRD Rechnung

Der etwas unge­wöhn­li­che Name steht für Zentraler User Guide des Forums elek­tro­ni­sche Rechnung Deutsch­land. Dieses Forum hat für Deutsch­land einen Standard etabliert, der ein dem Standard EN1693 konformes, maschi­nen­les­ba­res UN/CEFACT-XML in men­schen­les­ba­re PDF-Dateien einbindet.

Bei einer ZUGFeRD Rechnung ist also XML-Code in einem PDF inte­griert. Der Vorteil ist, dass diese Form der E‑Rechnung wie bisherige PDF-Rech­nun­gen bear­bei­tet werden können und ohne zusätz­li­che Programme lesbar ist.

Welche Vorteile bieten E‑Rechnungen?

Eine elek­tro­ni­sche Rechnung liefert die Infor­ma­tio­nen, die benötigt werden, um die Rechnung zu bear­bei­ten gleich mit. Es ergibt sich damit ein schnel­le­rer, auto­ma­ti­sier­ter Rech­nungs­lauf. Die digitale Über­mitt­lung im Rech­nungs­ver­sand beschleu­nigt die Zah­lungs­ab­wick­lung und ist zudem weniger feh­ler­an­fäl­lig. Durch ein stan­dar­di­sier­tes Format wird eine Ver­bes­se­rung der Com­pli­ance und Nach­voll­zieh­bar­keit erreicht. Damit erreichen Sie also eine erheb­li­che Stei­ge­rung der Prozesseffizienz.

Ab wann wird die E‑Rechnung Pflicht?

Mit dem Gesetz zur Stärkung von Wachs­tums­chan­cen, Inves­ti­tio­nen und Inno­va­ti­on sowie Steu­er­ver­ein­fa­chung und Steu­er­fair­ness (Wachs­tums­chan­cen­ge­setz) besteht ab dem 01.Januar 2025 für den B2B-Bereich die gesetz­li­che Anfor­de­rung, dass alle Unter­neh­men in der Lage sein müssen E‑Rechnungen zu ver­ar­bei­ten. Es ist dafür keine Zustim­mung des Rech­nungs­emp­fän­gers notwendig.

• Ab 1.1.2025 Grund­le­gen­de Ver­pflich­tung zur Nutzung von E‑Rechnungen
• Bis Ende 2026 Über­gangs­re­ge­lung für Aus­gangs­rech­nun­gen: weiter als Papier­rech­nung oder PDF erlaubt
• Bis Ende 2027 für kleine Unter­neh­men mit weniger als 800 T€ Vorjahres-Umsatz: ver­län­ger­te Über­gangs­re­ge­lun­gen für Aus­gangs­rech­nun­gen: weiter als Papier­rech­nung oder PDF erlaubt
• Bis Ende 2027: Statt einer E‑Rechnung kann auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elek­tro­ni­schen Format aus­ge­stellt werden, wenn sie per Daten­aus­tausch über­mit­telt wird (z.B. EDI).

Die E‑Rechnungspflicht gilt nur für Rechnung zwischen Unter­neh­men (B2B), nicht aber für Rech­nun­gen an Endkunden (B2C).  

Fazit – Was heißt das für Sie?

Sie müssen ab 1.1.2025 in der Lage sein, eine Ein­gangs­rech­nung als elek­tro­ni­sche Rechnung zu empfangen. Spä­tes­tens ab 2027 müssen Sie Aus­gangs­rech­nun­gen als E‑Rechnungen versenden. Sowohl unsere CRM-Lösungen mit Microsoft Dynamics 365, das Doku­ment­ma­nag­ment­sys­tem Starke-DMS® und unsere x‑DI Doku­men­ten­in­te­gra­ti­on können mit E‑Rechnungen pro­blem­los umgehen. Ggf. müssen dafür aber zusätz­li­che Prozesse ein­ge­rich­tet werden und es ist ein Update Ihrer ein­ge­setz­ten Version erfor­der­lich. So empfehlen wir allen Starke-DMS® Kunden ein Update auf die Version 2024.1.

Für kleine Unter­neh­men, die bisher noch kein DMS nutzen, bietet Starke-DMS® ein E‑Rechnungsarchiv an. Mit dieser DMS-Lösung können elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen einfach und günstig recht­kon­form archi­viert werden.

Starke-DMS® E‑Rechnungsarchiv – Die Lösung zur E‑Rechnungspflicht für kleine Unternehmen

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Weitere Infor­ma­tio­nen rund um das Thema E‑Rechnung wird Pflicht:

IHK Nord Westfalen: Obli­ga­to­ri­sche E‑Rechnungen ab 2025

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