Scandienstleistungen für Ihr DMS - Warum nicht gemeinnützig?

Bei jedem Projekt rund um digitale Archi­vie­rung stellt sich früher oder später die Frage, wie die vor­han­de­nen Papier­ak­ten und ‑unter­la­gen gescannt werden sollen, um diese zukünftig im Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS) verfügbar zu haben. Dokumente und Akten nach­träg­lich zu digi­ta­li­sie­ren kostet aber viel Zeit und viele Res­sour­cen. Wer dies nicht selbst leisten will oder kann, nutzt dafür meist kom­mer­zi­el­le Scan­dienst­leis­tun­gen. Es geht aber auch gemein­nüt­zig. Wie und Wo erfahren Sie in diesem kurzen Beitrag.

Scan­dienst­lei­tun­gen für Ihr DMS-Projekt – pro­fes­sio­nell und gemeinnützig

Neben kom­mer­zi­el­len Anbietern, bieten auch Werk­stät­ten für behin­der­te Menschen (WfbM) digitale Dienst­leis­tun­gen an. Wer als Unter­neh­men, Verein oder Verband sein Archiv hier scannen lässt, schafft eine echte Win-Win Situation, denn 50% der beauf­trag­ten Lohn­kos­ten lassen sich auf die Aus­gleichs­ab­ga­be (umgangs­sprach­lich “Schwer­be­hin­der­ten-Abgabe” genannt) anrechnen.

Zwar sind die ange­bo­te­nen Services von dia­ko­ni­schen Werk­stät­ten meist kaum beworben, sie bieten aber dennoch pro­fes­sio­nel­le Standards, die Qualität und Sicher­heit beim Scannen ver­trau­li­cher Dokumente garantieren.

So ist der Lagerort der Akten und der Scanner-Raum auch hier zugangs­ge­si­chert. Es besteht ein aus­rei­chen­der Schutz vor Feuer, Hoch­was­ser, Einbruch und Diebstahl. Zudem wird aktuelle Scan­soft­ware ein­ge­setzt und die Inhalte der Akten werden sauber gescannt und digital gespei­chert. Außerdem ist sicher­ge­stellt, dass nichts wider­recht­lich kopiert wird.

Anrech­nung auf die Ausgleichsabgabe

Unter­neh­men, die nicht die gesetz­lich vor­ge­schrie­be­ne Anzahl schwer­be­hin­der­ter Menschen beschäf­ti­gen, müssen gemäß des § 160 SGB IX (Schwer­be­hin­der­ten­ge­setz) eine Aus­gleichs­ab­ga­be zahlen. Aber die Aufträge an WfbM können Sie auf diese Abgabe anrechnen lassen. Und zwar bis zu 50% der Lohn­kos­ten, die für das Durch­füh­ren der Scan­dienst­leis­tun­gen in einer gemein­nüt­zi­gen Ein­rich­tung anfallen (§223 SGB IX). Dadurch lässt sich ein Teil der DMS-Pro­jekt­kos­ten einsparen.

Werk­stät­ten, die Dienst­leis­tun­gen im Bereich Digitale Archi­vie­rung anbieten

Ein­rich­tun­gen, die Sie unter­stüt­zen Ihre Akten digital zu erfassen, finden sich deutsch­land­weit und damit sicher auch in Ihrer Nähe. Eine Übersicht mit Adressen, Ansprech­per­so­nen und weiteren Infor­ma­tio­nen zu allen aner­kann­ten WfbM bieten die Seiten des Portals der REHADAT-Werk­stät­ten.