Suche nach Firmen und Kontakten in Dynamics 365 und Dataverse

In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie mit Hilfe der Suche von Microsoft Dynamics 365 und Dataverse schnell die gewünsch­ten Firmen- oder Kon­takt­da­ten finden.

Die Erfassung und Ver­wal­tung großer Mengen von Kunden-Stamm­da­ten in einem CRM-System – je nach Fir­men­pra­xis ergänzt durch Partner, Zulie­fe­rer und andere Kontakte – erzeugt schnell eine große Menge an Daten­sät­zen. Um sich in dieser Masse an Infor­ma­tio­nen schnell zurecht­zu­fin­den, bietet Microsoft Dynamics 365/ CRM umfang­rei­che Such­funk­tio­nen an.

 

Dynamics 365 und Power PlatformDynamics 365 On-Premise
Schnell­su­che (ohne Volltextindex)Schnell­su­che (mit/ohne Volltextindex)
Rele­vanz­su­cheKate­go­rie­su­che
Erwei­ter­te Suche/
erwei­ter­ter Filter
Erwei­ter­te Suche/
Erwei­ter­ter Filter
Suche nach Doku­men­ten mit x‑DISuche nach Doku­men­ten mit x‑DI

Schnell­su­che, Kate­go­rie­su­che und Relevanzsuche

Der nahe­lie­gends­te und für viele Benutzer ver­trau­tes­te Weg, nach einem Datensatz zu suchen, ist sicher­lich das Such­ma­schi­nen-Prinzip. Dabei wird gesuchte Begriff in eine Such­leis­te ein­ge­ge­ben, das CRM wird nach diesem Begriff durch­sucht und gibt alle gefun­de­nen Vorkommen aus. Diese Art der Suche gibt es in Dynamics CRM in mehreren Varianten. Die Schnell­su­che, die Kate­go­rie­su­che und die Rele­vanz­su­che wurden in unserem Beitrag zu globalen Such­mög­lich­kei­ten bereits aus­führ­lich vor­ge­stellt. Trotzdem haben wir die wich­tigs­ten Eckpunkte haben hier noch einmal zusammengefasst.

Schnell­su­che

Es ist möglich, enti­täts­be­zo­gen zu suchen, indem Sie über die Navi­ga­ti­on in den jewei­li­gen Bereich des CRM wechseln. Bei­spiels­wei­se rufen Sie für die Suche nach einer Firma oder einem Kontakt den Bereich Firmen oder Kontakte auf. Dies öffnet eine vorher defi­nier­te Stan­dardan­sicht und über das Suchfeld oben rechts können Sie die Schnell­su­che starten.

In der neuen ein­heit­li­chen Ober­flä­che gilt es zu beachten, dass durch die aus­ge­wähl­te Ansicht eine Vor­fil­te­rung vor­ge­nom­men wird. Das heißt, wenn Sie auf der Ansicht „Aktive Firmen“ stehen, findet die Schnell­su­che auch nur aktive Firmen – alle inaktiven sind hier ausgeblendet.

Der Screenshot zeigt das Feld für die Schnellsuche in der neuen einheitlichen Oberfläche des Dynamics 365.
Abbildung 1: Schnell­su­che in der ein­heit­li­chen Oberfläche

In der älteren Inter­net­ober­flä­che definiert eine Such­an­sicht die Fil­ter­kri­te­ri­en für die Such­an­fra­ge. D.h. die Such­an­sicht kann – genau wie normale Ansichten – nach ver­schie­de­nen Kriterien gefiltert werden. Welche Ansicht der User tat­säch­lich aus­ge­wählt hat, spielt dabei keine Rolle. Außerdem können Sie bei On-Premise-Systemen den Voll­text­in­dex für die Schnell­su­che einschalten.

Der Screenshot zeigt die Schnellsuche in der alten Oberfläche des Dynamics 365
Abbildung 2: Schnell­su­che in der Internetoberfläche

Kate­go­rie­su­che

Die Kate­go­rie­su­che ist auf der CRM–Benutzeroberfläche über das Lupen-Icon im Navi­ga­ti­ons­be­reich zugäng­lich. Sie führt die Schnell­su­che nach dem ange­ge­be­nen Begriff gleich für mehrere Entitäten durch. Welche Entitäten die Suche dabei mit ein­schließt und welche nicht, wird durch einen Sys­tem­ad­mi­nis­tra­tor festgelegt.

Die Treffer werden nach Entität kate­go­ri­siert aus­ge­ge­ben und können nach den durch­such­ba­ren Entitäten gefiltert werden.

Screenshot zeigt die Ergebnisse einer durchgeführten Kategoriesuche in der neuen einheitlichen Oberfläche.
Abbildung 3: Kate­go­rie­su­che in der ein­heit­li­chen Oberfläche

 

Der Screenshot zeigt die Ergebnisse einer Kategoriesuche in der alten Oberfläche von Dynamics 365.
Abbildung 4: Kate­go­rie­su­che in der Internetoberfläche

 

Rele­vanz­su­che aka Dataverse-Suche

Die Rele­vanz­su­che kann in Online-Systemen optional ein­ge­schal­tet werden. Sie durch­sucht ebenfalls mehrere Entitäten nach dem Such­be­griff. Die Sor­tie­rung der Ergeb­nis­se erfolgt dann nach der Relevanz.

Screenshot zeigt die Ergebnisse einer durchgeführten Relevanzsuche (Dataversesuche)
Abbildung 5: Rele­vanz­su­che bzw. Data­ver­se­su­che in Online-Systemen

Erwei­ter­te Suche

Ein etwas weniger offen­sicht­li­ches, aber sehr mächtiges Such­werk­zeug von Microsoft Dynamics 365/CRM ist die „Erwei­ter­te Suche“. Diese wird – wie die Kategorie- oder Rele­vanz­su­che – im globalen Navi­ga­ti­ons­be­reich über das Filter-Icon ausgewählt.

Such­an­fra­ge erstellen

Stan­dard­mä­ßig öffnet sich ein neues Fenster, in dem sich die „Erwei­ter­te Suchmaske“ befindet.

Screenshot zeigt das Fenster der erweiterten Suche. "Suchen nach" "gespeicherte Ansicht verwenden" und die Auswahl der Suchkriterien sind hervorgehoben und nummeriert.
Abbildung 6: Erwei­ter­te Suche – Entität, Ansichten und Kriterien auswählen

Im Reiter „Erwei­ter­te Suche“ können Sie genaue Such­an­fra­gen defi­nie­ren, nach denen das CRM durch­sucht wird. Hierzu legen Sie unter „Suchen nach“ (1) zuerst die Entität fest.

Sie können vor­han­de­ne Ansichten auswählen (2) und die Such­kri­te­ri­en bei Bedarf unter „auswählen“ weiter spe­zi­fi­zie­ren (3). Zur Verfügung stehen fast alle Felder der Entität und der ver­knüpf­ten Entitäten.

Um die Suche zu prä­zi­sie­ren, stehen etliche Mög­lich­kei­ten zur Verfügung: Sie können Abfragen mit Such­be­din­gun­gen versehen, diese ver­schach­teln, UND-/ODER-Ver­zwei­gen (4) und vieles mehr. Komplexe, viel­schich­ti­ge und hoch­ge­naue Abfragen sind dem­zu­fol­ge kein Problem.

Außerdem ist es möglich die ange­zeig­ten Spalten in der Ergeb­nis­lis­te anzu­pas­sen und somit weitere relevante Infor­ma­tio­nen ein­zu­blen­den (5).

Screenshot zeigt die erweiterte Suche im Dynamics 365. Hervorgehoben sind "Gruppierungen mit UND/ODER", "Spalten bearbeiten" und "Ergebnisse"
Abbildung 7: Erwei­ter­te Suche – Grup­pie­ren, Spalten hin­zu­fü­gen und Ergeb­nis­se anzeigen

Ergeb­nis­se anzeigen und Daten­sät­ze bearbeiten

Das Ergebnis der Abfrage können Sie mit einem Klick auf den Reiter „Ergeb­nis­se“ (6) anzeigen. Hier wird eine Ansicht mit allen Daten­sät­zen prä­sen­tiert, die der Abfrage entsprechen.

Screenshot zeigt die Ergebnisliste der Erweiterten Suche im Dynamics 365. Hervorgehoben sind die Bearbeitungsmöglichkeiten für die Datensätze und der Reiter mit den Abfragekriterien
Abbildung 8: Erwei­ter­te Suche – Ergeb­nis­lis­te und Bearbeitungsmöglichkeiten

 

Über das Ribbon (7) werden ver­schie­de­ne Mög­lich­kei­ten bereit­ge­stellt, um mit den Daten­sät­zen zu inter­agie­ren. Von dort aus können Sie zur erwei­ter­ten Suchmaske zurück, indem Sie auf den Reiter „Erwei­ter­te Suche“ (8) klicken.

Such­an­fra­gen speichern

Erfolg­rei­che – oder überaus komplexe – Such­an­fra­gen können Sie zur späteren (Wieder-)Verwendung abspei­chern (9). Diese können Sie anschlie­ßend als per­sön­li­che Ansichten auswählen und bei einer späteren, neuen, erwei­ter­ten Suche verwenden. Um eine gespei­cher­te Anfrage zu laden, stellen Sie die zu durch­su­chen­de Entität ein und wählen dann „gespei­cher­te Ansichten“ und die gewünsch­te Anfrage aus (2).

Screenshot zeigt die Menüleiste der erweiterten Suche im Dynamics 365. Hervorgehoben sind "Gespeicherte Ansichten" und "Speichern"
Abbildung 9: Suchen als per­sön­li­che Ansichten speichern.

Eine Übersicht über alle gespei­cher­ten Ansichten erhalten Sie, wenn Sie „gespei­cher­te Ansichten“ auswählen (10) und dann auf „alle Daten­ty­pen“ umstellen.

Suche nach Dokumenten

Als Kun­den­ma­nage­ment­sys­tem liegt die Ver­wal­tung von Doku­men­ten nicht im eigent­li­chen Auf­ga­ben­be­reich von Microsoft Dynamics 365/CRM. Daher wird ab Werk auch kein erwei­ter­tes Handling von Doku­men­ten (z.B. Anhängen an E‑Mails oder andere Daten­sät­zen) angeboten.

In einer üblichen Dynamics-Instal­la­ti­on ist man zunächst darauf beschränkt, auf einem der oben erläu­ter­ten Wege den Datensatz seiner Wahl zu ermitteln und eigen­hän­dig zu über­prü­fen, ob dort Dokumente angehängt sind. Es kann pro­ble­ma­tisch werden, wenn bei­spiels­wei­se per geschäfts­in­ter­ner Defi­ni­ti­on ein Dokument an einem Datensatz vorhanden sein sollte, dies aber nicht der Fall ist. Wurde es vergessen? Wurde es ver­se­hent­lich an einem anderen Ort abgelegt? In diesem Fall kann es schwierig werden, dessen Verbleib herauszufinden.

Hier schafft unsere Doku­men­ten­in­te­gra­ti­on x‑DI Abhilfe. Beim Ablegen an einem Datensatz erhält das Dokument auto­ma­tisch einen Verweis und kann bei Bedarf weiter ver­schlag­wor­tet werden, um auch in Bezug auf andere Daten­sät­ze oder Metadaten auf­find­bar zu werden. Mit diesem System bieten wir eine voll­stän­di­ge Durch­such­bar­keit von Doku­men­ten­ar­chi­ven mit Bezug auf die Daten eines ange­schlos­se­nen CRM an.

Die Suche in x‑DI kann sowohl global/archivübergreifend als auch daten­satz­be­zo­gen aus­ge­führt werden und ist der „Erwei­ter­ten Suche“ von Dynamics CRM sehr ähnlich. Wie dort auch lassen sich sehr komplexe, UND-/ODER – ver­schach­tel­te Doku­men­ten-Such­an­fra­gen erstellen.

Wenn, wie oben beschrie­ben, Dokumente uner­war­te­ter Weise nicht in einem Datensatz vorhanden sein sollten, kann mit x‑DI nach Doku­men­ten dieser Art, nach Bezeich­nung, Refe­renz­num­mer usw. gesucht werden, sodass Dokumente sehr einfach gefunden werden können.

Falls Sie Fragen zur Suche in Microsoft Dynamics 365/CRM oder x‑DI haben, sprechen Sie uns gerne direkt an.

 

27 September 2019

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