Starke DMS ist ein TÜV-geprüftes, branchenübergreifendes, rechtskonformes Dokumentenmanagementsystem und oft die ideale DMS-Lösung für Verbände, Vereine, kleine und mittlere Unternehmen. Es ist vergleichsweise günstig, bietet aber dennoch alles, um digitale Effizienz zu gestalten:
- Prozessoptimierung: Unternehmensprozesse digital abbilden, optimieren, steuern und überwachen
- Postausgang digitalisieren dank E‑Post-Schnittstelle: Ausgangspost elektronisch oder klassisch per Post aus dem DMS versenden
- Belege automatisch erkennen, auslesen und verschlagworten
- Komplette Akten digital abbilden – egal woher die Inhalte kommen
- Mobile Anwendungen: Ihr DMS immer dabei haben – auch unterwegs
- E‑Mail-Archivierung: Server- oder clientseitig: Mit dem DMS E‑Mails bereits am Server archivieren oder als Anwendung im Outlook integrieren
- Rechtskonformes Dokumentenmanagement in der Cloud oder OnPremise
- Digitale Personalakte: Personalprozesse optimieren
- Digitale Immobilienverwaltung: So optimieren Sie Ihre Schadensmanagementprozesse
- Digitale Vertragsverwaltung: Volle Kontrolle über alle Verträge – keine Fristen verpassen
Starke DMS unterstützt Ihre Geschäftsabläufe durch schnelles Ablegen, schnelles Finden, und das Automatisieren von Prozessen. Deutliche Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen sorgen dafür, dass sich der Einsatz eines DMS in der Regel bereits im ersten Jahr amortisiert. Für jeden Kunden wird die DMS-Lösung individuell konfiguriert, um die Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen. Starke DMS ist benutzerfreundlich und lässt sich intuitiv bedienen.
Starke DMS – Überblick
- Alle Fenster können beliebig verschoben werden, auch als separate Fenster.
- Das Design ist individuell konfigurierbar.
- Alle Funktionen stehen auch im Web-Browser und damit mobil zur Verfügung.
Starke DMS – Dokumente scannen und archivieren
Die Dokumente können archiviert werden:
- Manuell über Scan.
- Automatisch über den Server, OCR und Belegerkennung.
- Manuelles Einfügen.
- Netzwerkordner.
- Direkt über Add-Ins aus Microsoft Outlook, Lotus Notes, Tobit David.
- Durch direktes Abspeichern in Microsoft Word und Excel.
- Per automatisertem Dateiimport aus Ihrer ERP/CRM-Anwendung wie z.B. CVS Alphaplan oder MS Dynamics
- Über individuell definierte Kacheln auf dem Desktop des Benutzers (“Drop-Zone”).
Mit der Belegerkennung werden Inhalte des Dokumentes automatisch erkannt und Indizes vom System gesetzt.
Starke DMS – Dokumente wiederfinden
Starke DMS bietet eine effiziente, intuitive Suchfunktion. Es erfolgt eine automatische Anzeige des ersten Dokumentes aus der Trefferliste.
- Quick-Search: Definition von wiederkehrenden, komplexen Suchen als Vorlage
- Baumansicht: Die gleichen digitalen Dokumente können in unterschiedlichen Baumstrukturen dargestellt werden.
- Suchoptionen:
- Definierte Metadaten
- Volltextsuche, auch in Verknüpfung mit anderen Suchparametern
- Lookups auf Daten aus anderen Anwendungen
- Suche nach enthält, kleiner, gleich, ungleich, ist gefüllt, ist nicht gefüllt, von – bis
- Über frei konfigurierbare HotKeys können beliebige Suchbegriffe an das DMS übergeben werden. Starke DMS öffnet sich dann mit den durch den Suchbegriff gefundenen Dokumenten.
Starke DMS – Dokumente managen
- Dokumente können direkt gedruckt oder per E‑Mail verschickt werden.
- Änderungen der Metadaten eines archivierten Dokumentes für berechtigte Benutzer jederzeit möglich.
- Wiedervorlagefunktion über Info-Center und/oder E‑Mail Benachrichtigung.
- Ermöglicht das Einfügen von Stempeln, von elektronischen Unterschriften sowie von Notizen und Kommentaren.
- Dokumente oder Handbücher können direkt im DMS abgelegt werden und dort bearbeitet werden.
- Manuell oder zeitgesteuert durch einen entsprechenden Dienst können alle archivierten Dokumente für den externen Download bereitgestellt werden.
Starke DMS – Workflows
Es können Prüfungs- und Freigabeworkflows eingerichtet werden, um Ihre Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen.
Serverseitige Workflows werden durch berechtigte Benutzer erstellt.
- Beliebig viele frei konfigurierbare Workflows.
- Frei Konfiguration der Aufgaben und Tätigkeiten im Workflow.
- Workflows können sich gegenseitig aufrufen und Parameter übergeben, z.B. vorherige Eingaben der Benutzer aus einem früheren Workflowschritt.
Sulz Solutions und Starke DMS
Wir sind ein unabhängiger IT-Dienstleister aus Münster und bieten als Ihr DMS Experte Beratung, Schulung und Support. Als Professional Partner von Starke-DMS® haben wir einen direkten Draht zum Hersteller. Starke DMS kann als eigene Anwendung (OnPremise / Cloud) oder integriert in Ihrer ERP – bzw. CRM-Lösung als DMS im Hintergrund genutzt werden.Die drei möglichen Preismodelle Small Business, Professional und Enterprise stellen sicher, das die Lizenz-Kosten überschaubar bleiben und sich die Investitionen in digitales Dokumentenmanagement schnell bezahlt machen.
Wir beraten Sie zu den für Sie passenden Lösungen. In einer unverbindlichen Demonstration zeigen wir Ihnen gerne, was alles möglich ist. Sprechen Sie uns einfach an.
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