Suche nach Firmen und Kontakten in Dynamics 365 Customer Engagement / CRM

In diesem Beitrag wird gezeigt, wie mit Hilfe der Such­mög­lich­kei­ten von Microsoft Dynamics schnell die gewünsch­ten Firmen- oder Kon­takt­da­ten gefunden werden können.

Die Erfassung und Ver­wal­tung großer Mengen von Kunden-Stamm­da­ten in einem CRM-System – je nach Einstellung/Firmenpraxis ergänzt durch Partner, Zulie­fe­rer und andere Kontakte – erzeugt schnell eine schier unüber­schau­ba­re Menge an Daten­sät­zen. Um sich in dieser Masse an Infor­ma­tio­nen schnell zurecht­zu­fin­den, bietet Microsoft Dynamics CRM umfang­rei­che Such­funk­tio­nen an.

Enti­täts­über­grei­fen­de Suche und Glo­bal­su­che

Der nahe­lie­gends­te und für viele Benutzer ver­trau­tes­te Weg, nach einem Datensatz zu suchen, ist sicher­lich das Such­ma­schi­nen-Prinzip. Der gesuchte Begriff wird in eine Such­leis­te ein­ge­ge­ben, das CRM wird nach diesem Begriff durch­sucht und gibt alle gefun­de­nen Vorkommen aus. Diese Art der Suche gibt es in Dynamics CRM in zwei Varianten: Die enti­täts­be­zo­ge­ne Suche und die Glo­bal­su­che.

Es ist möglich, enti­täts­be­zo­gen zu suchen, indem über die Navi­ga­ti­on in den jewei­li­gen Bereich des CRM gewech­selt wird (z. B. für die Suche nach einer Firma oder einem Kontakt in den Bereich Firmen oder Kontakte). Dies öffnet die ent­spre­chen­de Such­an­sicht, bzw. eine vorher defi­nier­te Stan­dard­an­sicht. Über das Suchfeld oben rechts kann die aktuelle Ansicht nun nach dem Such­be­griff durch­sucht werden.

Hierbei gilt es zu beachten, dass durch die Such­an­sicht eine Vor­fil­te­rung vor­ge­nom­men wurde, d. h. wenn man auf der Ansicht „Aktive Firmen“ steht, können auch nur aktive Firmen bei der Suche gefunden werden – alle inaktiven sind hier aus­ge­blen­det. Dies ist besonders wichtig, wenn eine per­sön­li­che Ansicht als Stan­dard­an­sicht gewählt wurde.

Nur die Ansicht für die Schnell­su­che definiert Such­ver­hal­ten (On Premise: Volltext an/aus hat auch Aus­wir­kun­gen). Welche Ansicht der User tat­säch­lich aus­ge­wählt hat, spielt keine Rolle. Es wird immer die Schnell­su­che verwendet.

Globale Suchen sind auf der CRM–Benutzeroberfläche jederzeit über das Lupen-Icon im Navi­ga­ti­ons­be­reich zugäng­lich. Die globale Suche durch­sucht das gesamte CRM nach dem ange­ge­be­nen Begriff und nicht bloß eine Entität. Welche Entitäten die Suche mit­ein­schließt und welche nicht, wird durch einen Sys­tem­ad­mi­nis­tra­tor fest­ge­legt.

Die Treffer werden nach Entität und Relevanz sortiert aus­ge­ge­ben und können nach den durch­such­ba­ren Entitäten gefiltert werden.

Erwei­ter­te Suche

Ein etwas weniger offen­sicht­li­ches, aber sehr mächtiges Such­werk­zeug von Microsoft Dynamics 365 Customer Enga­ge­ment / CRM ist die „Erwei­ter­te Suche“. Diese wird über das Filter-Icon (im selben Navi­ga­ti­ons­be­reich wie die Glo­bal­su­che) aus­ge­wählt.

Stan­dard­mä­ßig öffnet sich ein neues Fenster, in dem sich die „Erwei­ter­te Suchmaske“ befindet.

Im Reiter „Erwei­ter­te Suche“ können im Bereich „Abfrage“ genaue Such­an­fra­gen definiert werden, nach denen das CRM dann durch­sucht wird. Hierzu wird unter „Suchen nach“ zuerst die Entität fest­ge­legt.

Eine Suche mit dieser Ein­stel­lung, zum Beispiel über „Firmen“ würde alle Daten­sät­ze der Entität „Firma“ liefern.

Um die Suche zu prä­zi­sie­ren, stehen etliche Mög­lich­kei­ten zur Verfügung, die Anfragen mit Such­be­din­gun­gen zu versehen, diese zu ver­schach­teln, mit UND-/ODER-Ver­zwei­gun­gen zu versehen usw. Komplexe, viel­schich­ti­ge und hoch­ge­naue Anfragen sind demnach kein Problem.

Das Ergebnis der Anfrage kann mit einem Klick auf den Reiter „Ergeb­nis­se“ angezeigt werden. Hier wird eine Ansicht mit allen Daten­sät­zen prä­sen­tiert, die der Anfrage ent­spre­chen.

Über das Ribbon werden ver­schie­de­ne Mög­lich­kei­ten bereit­ge­stellt, um mit den Daten­sät­zen zu inter­agie­ren. Von dort aus kann zur erwei­ter­ten Suchmaske zurück­ge­kehrt werden, indem wieder auf den Reiter „Erwei­ter­te Suche“ geklickt wird.

Erfolg­rei­che – oder überaus komplexe – Such­an­fra­gen können auch zur späteren (Wieder-)Verwendung abge­spei­chert werden.  Diese können als Per­sön­li­che Ansichten (s. o.) in der Stan­dard­an­sicht aus­ge­wählt und bei einer späteren, neuen, erwei­ter­ten Suche verwendet werden. Um eine gespei­cher­te Anfrage zu laden, stellt man die zu durch­su­chen­de Entität ein und wählt dann „gespei­cher­te Ansichten“ und die gewünsch­te Anfrage aus.

Suche nach Doku­men­ten

Als Kun­den­ma­nage­ment­sys­tem liegt die Ver­wal­tung von Doku­men­ten nicht im eigent­li­chen Auf­ga­ben­be­reich von Microsoft Dynamics 365 CE / CRM. Daher wird ab Werk auch kein erwei­ter­tes Handling von Doku­men­ten (z.B. Anhängen an E‑Mails oder andere Daten­sät­zen) angeboten.

In einer üblichen Dynamics-Instal­la­ti­on ist man zunächst darauf beschränkt, auf einem der oben erläu­ter­ten Wege den Datensatz seiner Wahl zu ermitteln und eigen­hän­dig zu über­prü­fen, ob dort Dokumente angehängt sind. Es kann pro­ble­ma­tisch werden, wenn bei­spiels­wei­se per geschäfts­in­ter­ner Defi­ni­ti­on ein Dokument an einem Datensatz vorhanden sein sollte, dies aber nicht der Fall ist. Wurde es vergessen? Wurde es ver­se­hent­lich an einem anderen Ort abgelegt? In diesem Fall kann es schwierig werden, dessen Verbleib her­aus­zu­fin­den.

Hier schafft unsere Doku­men­ten­in­te­gra­ti­on x‑DI Abhilfe. Beim Ablegen an einem Datensatz erhält das Dokument auto­ma­tisch einen Verweis und kann bei Bedarf weiter ver­schlag­wor­tet werden, um auch in Bezug auf andere Daten­sät­ze oder Metadaten auf­find­bar zu werden. Mit diesem System bieten wir eine voll­stän­di­ge Durch­such­bar­keit von Doku­men­ten­ar­chi­ven mit Bezug auf die Daten eines ange­schlos­se­nen CRM an.

Die Suche in x‑DI kann global/archivübergreifend und daten­satz­be­zo­gen aus­ge­führt werden und ist der „Erwei­ter­ten Suche“ von Dynamics CRM sehr ähnlich. Wie dort auch lassen sich sehr komplexe, UND-/ODER – ver­schach­tel­te Doku­men­ten-Such­an­fra­gen erstellen.

Wenn, wie oben beschrie­ben, Dokumente uner­war­te­ter Weise nicht in einem Datensatz vorhanden sein sollten, kann mit x‑DI nach Doku­men­ten dieser Art, nach Bezeich­nung, Refe­renz­num­mer usw. gesucht werden, sodass Dokumente sehr einfach gefunden werden können.

Falls Sie Fragen zu den Such­op­tio­nen in Microsoft Dynamics 365 CE / CRM oder x‑DI haben, sprechen Sie uns direkt an.

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