Modul Betriebsberatung

In CRM-Projekten kommt es manchmal vor, dass man aus einer spe­zi­fi­schen Indi­vi­du­al­ent­wick­lung ein Modul erstellt, weil andere Kunden das gleiche Problem haben. Mit einem Modul ist es einfacher die Lösung für das Problem bereit­zu­stel­len. Jedoch wird das Modul selbst komplexer, da es nicht nur in einem, sondern dann in jeden CRM System funk­tio­nie­ren muss. Wobei da jedes CRM natürlich seine indi­vi­du­el­len Anpas­sun­gen hat. Das Zusam­men­spiel mit diesen Abwei­chun­gen können für Module aber schnell zur Her­aus­for­de­rung werden. Ein Beispiel für das Gelingen im Einklang mit diesen indi­vi­du­el­len Prozessen, ist unser Modul Betriebs­be­ra­tung, dass hier vor­ge­stellt wird.

Abge­deck­te Kern­punk­te

Die meisten der Leser hier werden sich nicht in der Kam­mer­land­schaft auskennen und schon gar nicht zum Thema Bera­tun­gen dort. Gemeint ist damit ein Service, den einigen Kammer anbieten, um bei­spiels­wei­se einen Ihrer Mit­glieds­be­trie­ben zu spe­zi­fi­schen Themen (z.B. Nach­fol­ge­re­ge­lun­gen für den Betrieb) anbieten. Für die Beratung kann die Kammer dann För­der­gel­der erhalten. Daher ist die Beratung für den Betrieb nicht mit hohen Kosten verbunden, wie es für spe­zia­li­sier­te  Bera­tun­gen oft der Fall ist.
Wenn man das Thema nicht kennt, lässt sich das Modul am ein­fachs­ten über die abge­bil­de­ten Kern­an­for­de­run­gen heraus erklären

• Wird eine Beratung durch die Kammer geleistet besteht die Mög­lich­keit dafür eine Förderung aus unter­schied­li­chen Töpfen zu bekommen. Meist geht es um EU För­de­run­gen und nach EU Recht stehen damit ent­spre­chen­de Vorgaben an, die ein­zu­hal­ten sind. In diesem Zusam­men­hang hat damit die De-minimis EU-Richt­li­nie hier den haupt­säch­li­chen Einfluss auf die Lösung. Es gibt teils aber auch weitere För­der­ge­ber, die ebenso im Modul gehand­habt werden können.
• Neben dem indi­vi­du­el­len Beratungs-Prozess der jewei­li­gen Kammern spielen diese Richt­li­ni­en in diesen Prozess hinein. Bei­spiels­wei­se muss der zu Beratene im Vorfeld über bereits exis­tie­ren­de För­de­run­gen der Kammer und Nachgang über Förderung des aktuellen Bera­tungs­vor­gan­ges infor­miert werden.
  • Die Kammern bieten ihren Mit­glieds­be­trie­ben als Service die Mög­lich­keit Bera­tun­gen ver­schie­dens­ter Typen und Themen an. Um das Modul vor­zu­stel­len beschrän­ke ich mich hier auf den Fall der Ein­zel­be­ra­tung der Betriebs­be­ra­tung. Es exis­tie­ren aber weitere Typen (z.B. BIT Beratung) und für die Betriebs­wirt­schaft­li­che Grup­pen­be­ra­tung, die ebenfalls bis ins jeweils nötige Detail gehand­habt werden können.
• För­de­run­gen werden erst gezahlt nach jähr­li­cher Meldung im dafür vor­ge­se­he­nen Portal des Zen­tral­ver­ban­des des deutschen Handwerks (ZDH). Erneute Daten­er­fas­sung ist uner­wünscht.
• Die För­der­bar­keit muss im CRM ersicht­lich sein
  • Es gibt ein Minimum und Maximum je Beratenen über einen spe­zi­fi­schen Zeitraum. Zum Teil gibt es das auch für den Berater.
  • Die geleis­te­te bzw. erhaltene Bera­tungs­leis­tung wird dazu über den inves­tier­ten Zeit­auf­wand gemessen
• Die möglichen För­der­ge­ber haben jeweils unter­schied­li­che För­der­sät­ze und beides muss von der Kammer selb­stän­dig gepflegt werden können
• Die Kun­den­spe­zi­fi­schen Berech­ti­gun­gen-Vorgaben im System müssen ein­ge­hal­ten werden
• 100% Abbildung im CRM, um von den all­ge­mei­nen Stärken davon zu pro­fi­tie­ren
  • Aus­sa­ge­kräf­ti­ge Aus­wer­tun­gen und Sta­tis­ti­ken lassen sich durch die Daten der Bera­tun­gen und der Berater direkt im System direkt erstellen oder als Dash­boards zusam­men­fas­sen
  • Über­sich­ten von getä­tig­ten und geplanten Akti­vi­tä­ten wie bei­spiels­wei­se Terminen, Tele­fon­an­ru­fen, Emails, Aufgaben, etc…
  • Wie­der­vor­la­gen und Erin­ne­run­gen
  • Arbeits­or­ga­ni­sa­ti­on bei­spiels­wei­se per Teams oder War­te­schlan­gen
  • Zentrale Daten­hal­tung, leichte Anpass­bar­keit, Dubletten Prüfung
  • Ver­füg­bar­keit und Ver­wal­tung von Betriebs­re­sour­cen wie z.B. Besprechungsräumen/ Firmenwagen/ etc.,
  • Tele­fon­in­te­gra­ti­on, kon­text­ge­naue DMS Inte­gra­ti­on, Outlook Inte­gra­ti­on, Word Inte­gra­ti­on, Mobile Apps
  • u.v.m.

Kom­po­nen­ten und Lizenz­an­for­de­rung

Aus Dynamics-Sicht basiert die Lösung auf:

• Anfragen (Es reicht jeder Art von Lizenz aus, die es ermög­licht Anfragen zu nutzen.)
• Benut­zer­de­fi­nier­ten Entitäten
• Plugins und Web­re­sour­cen

Ablauf aus Benut­zer­sicht

Vom Benut­zer­hand­ling gibt es natürlich Abwei­chun­gen je kun­den­in­di­vi­du­el­lem Prozess aber im groben gibt es folgenden Ablauf

1. Berater legt Bera­tungs­vor­gang an unter Berück­sich­ti­gung der minimal und maximal Bera­tungs­leis­tun­gen, die im System je Beratenen ersicht­lich sind. Je nach Bera­tungs­art sind nur die dafür rele­van­ten Infor­ma­tio­nen ersicht­lich und ver­ein­fach dem Berater die Vor­gangs­be­ar­bei­tung erheblich. Alle nötigen Infor­ma­tio­nen der invol­vier­ten Person bzw. des Betriebes sind leicht ersicht­lich. Ein aktives suchen nach bei­spiels­wei­se einer Tele­fon­num­mer oder Adresse ist nicht notwendig.
   1. Bei Eröffnung des Bera­tungs­vor­gan­ges kann der Berater ein auto­ma­ti­siert erstell­tes Word Dokument als Übersicht für den Beratenen erstellt werden, dass die Kammer bereits für Bera­tun­gen an Ihn wie vor­ge­schrie­ben ausweist. Der Berater lässt das Dokument dem Beratenen auf dem vor­ge­se­he­nen Weg zukommen. Hier ist optional auch ein auto­ma­ti­sches erstellen und Versand per Email möglich, aber optional.
2. Aktionen (z.B. ein Tele­fon­an­ruf) wird direkt am Vorgang erfasst. Alle rele­van­ten Daten sind damit auto­ma­tisch vor­aus­ge­füllt. Der Berater muss also lediglich das Gesprächs­er­geb­nis notieren.
3. Aus den benö­tig­ten Zeiten der Akti­vi­tä­ten wird auto­ma­tisch ein ent­spre­chen­der Bericht erzeugt. Aus einem oder mehrere dieser Berichte kann der Berater eine XML Datei erstellen und damit diese als Paket im ZDH Portal für die Förderung der Kammer und Sta­tis­ti­ken des ZDH hin­ter­le­gen. Optional kann mit dem Export damit der jeweilige Bera­tungs­vor­gang auch auto­ma­tisch abge­schlos­sen werden.
   1. Durch Abschluss des Vorganges wird vom System dann auto­ma­ti­sche die ent­spre­chen­den För­der­be­trä­ge je Bezugs­zeit­raum, För­der­satz und För­der­ge­ber errechnet und gespei­chert.
   2. Daraus kann ein auto­ma­ti­siert erstell­tes Word-Dokument als Übersicht für den Beratenen erstellt werden, dass die För­de­run­gen wie vor­ge­schrie­ben ausweist. Der Berater lässt das Dokument dem Beratenen zukommen und ggf. noch vor Ort unter­zeich­nen

Die kon­zep­tio­nel­le Umsetzung des Moduls hat sich über die Jahre bewährt, da es recht simpel bezüglich Ände­run­gen der CRM API und Erwei­te­rung bezüglich externer Faktoren (z.B. De-minimis Vorgaben wurden später ergänzt) erweitert werden. Es ist für mich immer wieder erstaun­lich wie mächtig Dynamics 365 die Erwei­te­rung selbst unter Berück­sich­ti­gung der bestehen­den kun­den­in­di­vi­du­el­len Prozesse ermög­licht und gegen­sei­tig Stör­fak­to­ren zu bilden. Falls Sie sich in einer ähnlichen Situation wie­der­fin­den würden wir uns freuen Sie mit unseren Erfah­rungs­wer­ten dabei zu unter­stüt­zen und von Ihnen zu hören.

Wenn Sie über die grobe Skiz­zie­rung hinaus Fragen zu dem spe­zi­fi­schen Modul Betriebs­be­ra­tung haben, würden wir uns natürlich ebenso freuen dieses im Zuge eines per­sön­li­chen Gesprä­ches auch gerne mit einer Demo zu klären.