Modul Betriebsberatung

Das Modul Betriebs­be­ra­tung ist eine Lösung für Microsoft Dynamics 365, welche die Sulz Solutions ins­be­son­de­re für die Kam­mer­land­schaft ent­wi­ckelt hat. Die meisten Leser kennen sich wahr­schein­lich nicht in der Kam­mer­land­schaft aus. Daher möchten wir Ihnen eine kurze Ein­füh­rung in die Thematik anbieten.

Bei­spiels­wei­se wird einem Ihrer Mit­glieds­be­trie­be eine Beratung zu spe­zi­fi­schen Themen (z.B. Nach­fol­ge­re­ge­lun­gen für den Betrieb) angeboten. In diesem Zusam­men­hang kann eine Kammer För­der­gel­der erhalten. Aus diesem Grund ist die Beratung für einen Betrieb nicht mit hohen Kosten verbunden, wie es für spe­zia­li­sier­te Bera­tun­gen oft der Fall ist.

 

Das Modul Betriebs­be­ra­tung und die abge­deck­ten Kernpunkte

Das Modul lässt sich am ein­fachs­ten über die abge­bil­de­ten Kern­an­for­de­run­gen erklären

  • Wenn die Kammer eine Beratung leistet, besteht die Mög­lich­keit, dass sie dafür eine Förderung aus unter­schied­li­chen Töpfen bekommt. Meist geht es um EU För­de­run­gen. Nach EU-Recht stehen damit ent­spre­chen­de Vorgaben an, die ein­zu­hal­ten sind. In diesem Zusam­men­hang hat die De-minimis EU-Richt­li­nie einen großen Einfluss auf die Lösung. Es gibt teils aber auch weitere För­der­ge­ber, die der Anwender ebenso im Modul handhaben kann.
  • Neben dem indi­vi­du­el­len Beratungs-Prozess der Kammern spielen diese Richt­li­ni­en in diesen Prozess hinein, weil bei­spiels­wei­se der zu Beratene im Vorfeld über die exis­tie­ren­den För­de­run­gen der Kammer und den Nachgang über die Förderung des aktuellen Bera­tungs­vor­gan­ges infor­miert werden muss. 
    1. Die Kammern bieten Mit­glieds­be­trie­ben Bera­tun­gen ver­schie­dens­ter Typen und Themen an. Um das Modul vor­zu­stel­len beschrän­ken wir uns hier auf den Fall der Ein­zel­be­ra­tung der Betriebs­be­ra­tung. Außerdem exis­tie­ren weitere Typen (z.B. BIT Beratung) für die Betriebs­wirt­schaft­li­che Grup­pen­be­ra­tung, die ebenfalls bis ins jeweils nötige Detail gehand­habt werden können.
  • För­de­run­gen werden erst gezahlt nach jähr­li­cher Meldung im dafür vor­ge­se­he­nen Portal des Zen­tral­ver­ban­des des deutschen Handwerks (ZDH). Erneute Daten­er­fas­sung ist unerwünscht.
  • Die För­der­bar­keit muss im CRM ersicht­lich sein. 
    1. Es gibt ein Minimum und Maximum je Beratenem über einen spe­zi­fi­schen Zeitraum. Zum Teil gibt es das auch für den Berater.
    2. Die geleis­te­te bzw. erhaltene Bera­tungs­leis­tung wird dazu über den inves­tier­ten Zeit­auf­wand gemessen
  • Die möglichen För­der­ge­ber haben jeweils unter­schied­li­che För­der­sät­ze und beides muss von der Kammer selb­stän­dig gepflegt werden können
  • Die spe­zi­fi­schen Berech­ti­gungs-Vorgaben im System des Kunden müssen ein­ge­hal­ten werden.

100% Abbildung im CRM, um von den all­ge­mei­nen Stärken zu profitieren

  • Aus­sa­ge­kräf­ti­ge Aus­wer­tun­gen und Sta­tis­ti­ken lassen sich durch die Daten der Bera­tun­gen und der Berater im System erstellen oder als Dash­boards zusammenfassen
  • Über­sich­ten von getä­tig­ten und geplanten Akti­vi­tä­ten wie bei­spiels­wei­se Termine, Tele­fo­na­te, Emails, Aufgaben, etc…
  • Wie­der­vor­la­gen und Erinnerungen
  • Arbeits­or­ga­ni­sa­ti­on bei­spiels­wei­se per Teams oder Warteschlangen
  • Zentrale Daten­hal­tung, leichte Anpass­bar­keit, Prüfung von Duplikaten
  • Ver­füg­bar­keit und Ver­wal­tung von Betriebs­res­sour­cen wie z.B. Besprechungsräumen/ Firmenwagen/ etc.,
  • Tele­fon­in­te­gra­ti­on, kon­text­ge­naue DMS Inte­gra­ti­on, Outlook Inte­gra­ti­on, Word Inte­gra­ti­on, Mobile Apps
  • u.v.m.

Bausteine und Lizenz­an­for­de­rung der Betriebsberatung

Aus Dynamics-Sicht basiert die Lösung auf:Bausteine Betriebsberatung

  • Anfragen (Es reicht jede Art von Lizenz aus, die es ermög­licht, Anfragen zu nutzen.)
  • Benut­zer­de­fi­nier­te Entitäten
  • Plugins und Webressourcen

Das Modul Betriebs­be­ra­tung und der Ablauf aus Benutzersicht

Der Ablauf aus Benut­zer­sicht, mit Abwei­chun­gen für indi­vi­du­el­le Prozesse des Kunden, lautet wie folgt:

  • Berater legt Bera­tungs­vor­gang unter Berück­sich­ti­gung der minimalen und maximalen Leis­tun­gen der Bera­tun­gen, die im System je Beratenen ersicht­lich sind, an. Je nach Bera­tungs­art sind die hierfür rele­van­ten Infor­ma­tio­nen ersicht­lich und ver­ein­fa­chen dem Berater die Vor­gangs­be­ar­bei­tung. Alle nötigen Infor­ma­tio­nen der invol­vier­ten Person bzw. des Betriebes sind leicht ersicht­lich. Ein aktives Suchen nach bei­spiels­wei­se einer Tele­fon­num­mer oder Adresse ist nicht notwendig. 
    1. Bei Eröffnung des Bera­tungs­vor­gan­ges erstellt der Berater ein auto­ma­ti­sier­tes Word Dokument als Übersicht für den Beratenen. Der Berater lässt das Dokument dem Beratenen auf dem vor­ge­se­he­nen Weg zukommen. Hier ist optional auch ein auto­ma­ti­sches Erstellen und Versand per Email möglich.
  • Berater erfassen ihre Aktionen (z.B. ein Tele­fon­an­ruf) direkt am Vorgang. Alle rele­van­ten Daten werden so auto­ma­tisch vor­aus­ge­füllt. Daher muss der Berater lediglich das Gesprächs­er­geb­nis notieren.
  • Das System erzeugt aus den benö­tig­ten Zeiten der Akti­vi­tä­ten auto­ma­tisch ent­spre­chen­de Berichte. Aus einem oder mehrerer dieser Berichte erstellt der Berater eine XML Datei. Diese Datei kann er im ZDH Portal für die Förderung der Kammer und Sta­tis­ti­ken des ZDH hin­ter­le­gen. Optional kann mit dem Export auch der jeweilige Bera­tungs­vor­gang auto­ma­tisch abge­schlos­sen werden. 
    1. Nach Abschluss des Vorganges werden vom System dann auto­ma­tisch die ent­spre­chen­den För­der­be­trä­ge je Bezugs­zeit­raum, För­der­satz und För­der­ge­ber errechnet und gespeichert.
    2. Das System kann daraus ein auto­ma­ti­siert erstell­tes Word-Dokument als Übersicht für den Beratenen erstellen, welches die För­de­run­gen wie vor­ge­schrie­ben ausweist. Der Berater lässt das Dokument dem Beratenen zukommen und ggf. noch vor Ort unterzeichnen.

 

Fazit

Die kon­zep­tio­nel­le Umsetzung des Moduls hat sich über die Jahre bewährt, da es, bezüglich Ände­run­gen der CRM API und Erwei­te­rung externer Faktoren (z.B. De-minimis Vorgaben wurden später ergänzt), erweitert werden kann. Hierbei ist es erstaun­lich, wie umfang­reich Dynamics 365 die Erwei­te­rung, unter Berück­sich­ti­gung der bestehen­den indi­vi­du­el­len Prozesse der Kunden, ermög­licht. Falls Sie sich in einer ähnlichen Situation wie­der­fin­den, würden wir uns freuen, Sie mit unseren Erfah­rungs­wer­ten dabei zu unterstützen!

Wenn Sie über die grobe Skiz­zie­rung hinaus Fragen zu dem Modul Betriebs­be­ra­tung haben, würden wir uns freuen diese in einem per­sön­li­chen Gespräch zu klären.

 

Weitere inter­es­san­te Links zu ähnlichen Themen:

Lösungen für Kammern

weitere Infor­ma­tio­nen zum Modul Betriebsberatung

 

26 September 2019

Nicht gefunden was Sie suchen? Wir helfen Ihnen weiter!

support

Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, helfen Ihnen unsere Experten für digitale Lösungen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns!