Teilweise schreiben Organisationsauflagen vor, Änderungen an spezifischen Daten zu protokollieren. In unseren Projekten erfüllte die Standard-Überwachungsfunktion von Microsoft Dynamics 365 die projektbezogenen Anforderungen sehr häufig.
Daher möchten wir in diesem Blog-Artikel näher auf die Überwachung in Microsoft 365 / CRM (Customer Relation Management) eingehen.
Unterstützt wird die Überwachung sowohl von einem Microsoft OnPremise Server als auch vom Online Dienst. Jedoch gibt es einige Unterschiede, die den genutzten Datenspeicher betreffen. Darauf kommen wir später noch einmal zurück.
Mit der Überwachungsfunktion in Microsoft Dynamics 365 / CRM findet eine Protokollierung von Feldwertänderungen beim Erstellen, Aktualisieren oder Löschen von Datensätzen statt. Unseren Erfahrungswerten nach stimmt dies mit den üblichen Anforderungen überein. Darüber hinaus könnte man auch weitere Ereignisse (z.B. das Freigeben von Datensätzen) protokollieren. Dies wird jedoch nur selten gefordert.
Konfiguration der Überwachung in Microsoft Dynamics 365
Standardmäßig protokolliert das Microsoft Dynamics 365 nichts. Möchte man die Überwachung einschalten, muss Folgendes konfiguriert werden:
- Die Überwachung muss auf Organisationsebene angeschaltet werden.
- Entitäten, die überwacht werden, müssen für die Überwachung aktiviert sein.
- Für die Felder, die in einer überwachten Entität protokolliert werden sollen, muss die Überwachungsfunktion ebenfalls aktiviert werden.
Dadurch ist es einerseits möglich, spezifische Felder für spezifische Entitäten in Microsoft Dynamics 365 zu überwachen. Andererseits besteht auch die Chance, die Überwachung jederzeit global an- oder auszuschalten.
Ein fertiger Überwachungsverlauf
Schauen wie als Beispiel folgenden Kontaktdatensatz „Max Mustermann“ an.
Den Überwachungsverlauf ruft man über die verknüpften Datensätze im Datensatzformular auf und sieht für dieses Beispiel wie folgt aus.
Man sieht, dass beim Ereignis „Erstellen“ alle überwachten Felder aufgelistet sind. Der neue Wert entspricht teils dem Standardwert des jeweiligen Feldes. Danach erfolgte Änderungen sind nur noch für geänderte Feldwerte protokolliert. Man sieht, wann wer welches Feld geändert hat und was der jeweilige alte bzw. neue Wert war. Das Handling in einer sog. „unified interface app“ ist deckungsgleich. Dort ist der Überwachungsverlauf auch entsprechend unter den verknüpften Datensätzen zu finden.
Einrichtung, Verwaltung und Datenspeichernutzung der Überwachung in Microsoft Dynamics 365
Die Überwachung in Microsoft Dynamics 365 kann über die Zeit gesehen einiges an Speicherplatz benötigen. Man sollte daher auch nur das protokollieren, was auch wirklich benötigt wird.
Ein weiterer Aspekt ist, wer diese Protokolle einsehen bzw. löschen darf. Dazu gibt es die Möglichkeit, das entsprechend in den Sicherheitsrollen zu steuern, um die Möglichkeit auf einen bestimmten Benutzerkreis einzuschränken.
Die Systemseitige Einstellungen und Übersichten zum Thema Überwachung finden sich in Microsoft Dynamics 365 unter Einstellungen – Überwachung
Dort sieht man auch die Protokollpartitionen der Überwachung mit ihrer jeweiligen Größe. Eine Partition enthält die Protokollierung von 3 Monaten. Wie erwähnt kann das recht groß werden. Der Speicherplatz wird im Online Umfeld im „Log und Audit“ Speicher des Tennants abgelegt (seit April 2019. Davor bzw. während der Übergangszeit in der Organisationsdatenbank). Bei einem Microsoft OnPremise Server liegt es in der SQL Datenbank. Beim SQL Enterprise nutzt das CRM das Enterprise-Feature der Partitionen, um diese unabhängig von der Organisationsdatenbank zu sichern bzw. zu löschen. Letzteres kann für die SQL Datenbankverwaltung sehr hilfreich sein.
Damit wurden die wesentlichen Aspekte der Überwachungsfunktion von Microsoft Dynamics 365 vorgestellt. Unter Umständen muss man bei Integration von Drittsystemen hier Obacht geben. Oftmals werden diese ungeschickt verknüpft und führen zu ungewünschten Einträgen im Log. Abweichen von der Standardfunktion kann aber auch ein eigener Überwachungsmechanismus in Microsoft Dynamics 365 implementiert werden, der ggf. andere Anforderungen abdeckt. Wenn Sie Unterstützung oder Beratung bei dem Themenkomplex Überachung in Microsoft Dynamics 365 benötigen, zögern Sie nicht, Kontakt zu uns aufzunehmen.
