Überwachung per Audit in Microsoft Dynamics 365

Teilweise schreiben Orga­ni­sa­ti­ons­auf­la­gen vor, Ände­run­gen an spe­zi­fi­schen Daten zu pro­to­kol­lie­ren. In unseren Projekten erfüllte die Standard-Über­wa­chungs­funk­ti­on von Microsoft Dynamics 365 die pro­jekt­be­zo­ge­nen Anfor­de­run­gen sehr häufig.

Daher möchten wir in diesem Blog-Artikel näher auf die Über­wa­chung in Microsoft 365 / CRM (Customer Relation Manage­ment) eingehen.

Unter­stützt wird die Über­wa­chung sowohl von einem Microsoft OnPremise Server als auch vom Online Dienst. Jedoch gibt es einige Unter­schie­de, die den genutzten Daten­spei­cher betreffen. Darauf kommen wir später noch einmal zurück.

Mit der Über­wa­chungs­funk­ti­on in Microsoft Dynamics 365 / CRM findet eine Pro­to­kol­lie­rung von Feld­wert­än­de­run­gen beim Erstellen, Aktua­li­sie­ren oder Löschen von Daten­sät­zen statt. Unseren Erfah­rungs­wer­ten nach stimmt dies mit den üblichen Anfor­de­run­gen überein. Darüber hinaus könnte man auch weitere Ereig­nis­se (z.B. das Freigeben von Daten­sät­zen) pro­to­kol­lie­ren. Dies wird jedoch nur selten gefordert.

 

Kon­fi­gu­ra­ti­on der Über­wa­chung in Microsoft Dynamics 365

Stan­dard­mä­ßig pro­to­kol­liert das Microsoft Dynamics 365 nichts. Möchte man die Über­wa­chung ein­schal­ten, muss Folgendes kon­fi­gu­riert werden:

  1. Die Über­wa­chung muss auf Orga­ni­sa­ti­ons­ebe­ne ange­schal­tet werden.
  2. Entitäten, die überwacht werden, müssen für die Über­wa­chung aktiviert sein.
  3. Für die Felder, die in einer über­wach­ten Entität pro­to­kol­liert werden sollen, muss die Über­wa­chungs­funk­ti­on ebenfalls aktiviert werden.

Dadurch ist es einer­seits möglich, spe­zi­fi­sche Felder für spe­zi­fi­sche Entitäten in Microsoft Dynamics 365 zu über­wa­chen. Ande­rer­seits besteht auch die Chance, die Über­wa­chung jederzeit global an- oder auszuschalten.

Ein fertiger Überwachungsverlauf

Schauen wie als Beispiel folgenden Kon­takt­da­ten­satz „Max Mus­ter­mann“ an.

Den Über­wa­chungs­ver­lauf ruft man über die ver­knüpf­ten Daten­sät­ze im Daten­satz­for­mu­lar auf und sieht für dieses Beispiel wie folgt aus.

Man sieht, dass beim Ereignis „Erstellen“ alle über­wach­ten Felder auf­ge­lis­tet sind. Der neue Wert ent­spricht teils dem Stan­dard­wert des jewei­li­gen Feldes. Danach erfolgte Ände­run­gen sind nur noch für geänderte Feldwerte pro­to­kol­liert. Man sieht, wann wer welches Feld geändert hat und was der jeweilige alte bzw. neue Wert war. Das Handling in einer sog. „unified interface app“ ist deckungs­gleich. Dort ist der Über­wa­chungs­ver­lauf auch ent­spre­chend unter den ver­knüpf­ten Daten­sät­zen zu finden.

Ein­rich­tung, Ver­wal­tung und Daten­spei­cher­nut­zung der Über­wa­chung in Microsoft Dynamics 365

Die Über­wa­chung in Microsoft Dynamics 365 kann über die Zeit gesehen einiges an Spei­cher­platz benötigen. Man sollte daher auch nur das pro­to­kol­lie­ren, was auch wirklich benötigt wird.
Ein weiterer Aspekt ist, wer diese Pro­to­kol­le einsehen bzw. löschen darf. Dazu gibt es die Mög­lich­keit, das ent­spre­chend in den Sicher­heits­rol­len zu steuern, um die Mög­lich­keit auf einen bestimm­ten Benut­zer­kreis einzuschränken.

Die Sys­tem­sei­ti­ge Ein­stel­lun­gen und Über­sich­ten zum Thema Über­wa­chung finden sich in Microsoft Dynamics 365 unter Ein­stel­lun­gen – Überwachung

Dort sieht man auch die Pro­to­koll­par­ti­tio­nen der Über­wa­chung mit ihrer jewei­li­gen Größe. Eine Partition enthält die Pro­to­kol­lie­rung von 3 Monaten. Wie erwähnt kann das recht groß werden. Der Spei­cher­platz wird im Online Umfeld im „Log und Audit“ Speicher des Tennants abgelegt (seit April 2019. Davor bzw. während der Über­gangs­zeit in der Orga­ni­sa­ti­ons­da­ten­bank). Bei einem Microsoft OnPremise Server liegt es in der SQL Datenbank. Beim SQL Enter­pri­se nutzt das CRM das Enter­pri­se-Feature der Par­ti­tio­nen, um diese unab­hän­gig von der Orga­ni­sa­ti­ons­da­ten­bank zu sichern bzw. zu löschen. Letzteres kann für die SQL Daten­bank­ver­wal­tung sehr hilfreich sein.

Damit wurden die wesent­li­chen Aspekte der Über­wa­chungs­funk­ti­on von Microsoft Dynamics 365 vor­ge­stellt. Unter Umständen muss man bei Inte­gra­ti­on von Dritt­sys­te­men hier Obacht geben. Oftmals werden diese unge­schickt verknüpft und führen zu unge­wünsch­ten Einträgen im Log. Abweichen von der Stan­dard­funk­ti­on kann aber auch ein eigener Über­wa­chungs­me­cha­nis­mus in Microsoft Dynamics 365 imple­men­tiert werden, der ggf. andere Anfor­de­run­gen abdeckt. Wenn Sie Unter­stüt­zung oder Beratung bei dem The­men­kom­plex Über­achung in Microsoft Dynamics 365 benötigen, zögern Sie nicht, Kontakt zu uns aufzunehmen.

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