Dokumentenmanagement in der Cloud

Für Sicher­heits- und Daten­schutz­be­wuss­te klingt Doku­men­ten­ma­nage­ment in der Cloud erstmal nicht unbedingt emp­feh­lens­wert. Sensitive Firmen- und Kun­den­do­ku­men­te ‚aus der Hand‘ geben und einem gesichts­lo­sen Anbieter anver­trau­en, der sie in einem unbe­kann­ten Rechen­zen­trum verwahrt? Tat­säch­lich kann eine Cloud­stra­te­gie für Doku­men­ten­ma­nage­ment aber aus mehreren Gründen eine valide Alter­na­ti­ve zum Doku­men­ten­ma­nage­ment On-Premise sein.

Zwei der wich­tigs­ten Gründe für eine Cloud-Lösung sind im All­ge­mei­nen die Reduktion der Anschaf­fungs- und Betriebs­kos­ten und ‑aufwände, sowie die Mög­lich­keit, sicher von überall auf die benö­tig­ten Inhalte zugreifen zu können. Moderne Rechen­zen­tren sind auf diese Art von Dienst spe­zia­li­siert und ermög­li­chen es kleinen oder mit­tel­gro­ßen Unter­neh­men, von Netz­werk­ka­pa­zi­tä­ten und Res­sour­cen zu pro­fi­tie­ren, die sie nor­ma­ler­wei­se selber nicht öko­no­misch bereit­stel­len können. Auch was den Schutz vor Kata­stro­phen­fäl­len, Soft- und Hard­ware­ver­sa­gen angeht, bieten moderne Rechen­zen­tren ein hohes Maß an Sicher­heits­me­cha­nis­men und Red­un­dan­zen. Derartige Aus­fall­si­cher­heit lässt sich kaum selbst gewähr­leis­ten, wenn man nicht gerade ein eigenes dedi­zier­tes Rechen­zen­trum betreibt.

Wenn Sie bereits in anderen Kontexten eine soge­nann­te Private Cloud – Strategie verfolgen, könnte ein Cloud-DMS sogar noch attrak­ti­ver sein. Vor­aus­ge­setzt, Ihre bisherige Cloud-Infra­struk­tur genügt den gängigen Sicher­heits­stan­dard­s¹ wäre die Imple­men­tie­rung eines Cloud-DMS bei Ihnen ein ver­gleichs­wei­se kleiner Schritt.

Mit Starke-DMS® können Sie ver­schie­de­ne Cloud-Konzepte umsetzen. Die SULZ SOLUTIONS GmbH als Starke-DMS® Pro­fes­sio­nal Partner kann Sie bei diesem Vorhaben beratend und in der Umsetzung unterstützen.

¹z.B. eine pro­fes­sio­nel­le Firewall, nicht vom Internet zugreif­ba­re Bereiche, sowie der Einsatz eines DMZ-Netzwerks

Doku­men­ten­ma­nage­ment in der Cloud über IaaS oder PaaS

Was die Arten der Cloud-Bereit­stel­lung betrifft, ist Starke-DMS® aufgrund seines Aufbaus sehr flexibel. So gut wie alle Funk­tio­nen eines Starke-DMS® können bei vor­han­de­ner Inter­net­ver­bin­dung von überall aus mit den nativen Cli­en­t­an­wen­dun­gen ange­steu­ert werden. Alter­na­tiv ist auch ein Zugriff über den Starke-DMS® Webviewer möglich, sodass es nicht einmal vor­in­stal­lier­ter Software bedarf; Es genügt ein üblicher Inter­net­brow­ser. Für den Zugriff auf Ihre Dokumente ist also der tat­säch­li­che Standort Ihres Starke-DMS®-Servers relativ uner­heb­lich, solange eine Ver­bin­dung zum Internet besteht.

Bereit­stel­lung in der Public/Private Cloud

Dargestellt ist ein Starke-DMS in der Cloud. Ein Proxyserver verbindet es mit dem Internet. Durch das Internet können verschiedene Geräte darauf zugreifen.
Abbildung 1: Sche­ma­ti­sche Dar­stel­lung eines per Public/Private Cloud gehos­te­ten Starke-DMS®

 

So ist es ohne weiteres möglich, Server über einen Cloud-Anbieter zu mieten und dort eine Starke-DMS® Instal­la­ti­on zu hosten. Hier reichen in der Theorie bereits ein oder zwei Server aus. Damit aber nicht das gesamte DMS gegenüber dem Internet offen liegt, empfehlen wir auf jeden Fall die Trennung von internen und externen DMS-Kom­po­nen­ten. Bei­spiels­wei­se könnten ein oder zwei ‚interne‘ Server für die DMS-Datenbank und die DMS-Ser­ver­soft­ware, sowie ein ‚externer‘ Web-/Proxy-Server verwendet werden. Die ‚internen‘ Server sollten hierbei vom Internet aus nur über unbedingt benötigte Ports erreich­bar sein.

Falls Sie bereits über eine Private Cloud – Infra­struk­tur verfügen, gestaltet sich die Instal­la­ti­on von Starke-DMS® ganz ähnlich. Auch hier empfehlen wir dringend die Trennung der eigent­li­chen DMS – Ser­ver­soft­ware von den Kom­po­nen­ten über die auf das DMS zuge­grif­fen werden soll, also den Webserver, bzw. den Proxyserver.

Hybride Bereit­stel­lung

In der Mitte des Bildes ist ein lokaler Server dargestellt, auf dem Starke-DMS installiert ist. Dieser ist mit einem Proxyserver in der Cloud verbunden. Der Proxyserver liegt im Internet. Stationäre Geräte können direkt auf den Server zugreifen. Mobile Geräte können über das Internet den Proxyserver erreichen.
Abbildung 2: Sche­ma­ti­sche Dar­stel­lung einer hybriden Infra­struk­tur für Starke-DMS® in der Cloud

Auch Misch­for­men aus lokaler und von Cloud-Anbietern gemie­te­ter Hardware sind hier durchaus machbar. So könnten Sie das DMS auch On-Premise auf Ihren eigenen Servern instal­lie­ren. Den den Proxy-/Web­ser­ver, über den der Zugriff erfolgt, könnten Sie dann in der Cloud hosten lassen.

Welche dieser Varianten am sinn­volls­ten ist, lässt sich nicht pauschal sagen und hängt stark von den jewei­li­gen Gege­ben­hei­ten, Anfor­de­run­gen und natürlich auch vom Budget ab. Gerne erar­bei­ten wir mit Ihnen ein Konzept zur Ein­füh­rung Ihres Starke Cloud-DMS.

Starke-DMS® Bereit­stel­lung als SaaS

Viele kleine oder mittlere Unter­neh­men verfügen über keine eigene IT-Infra­struk­tur, oder nicht über die nötigen Res­sour­cen, um die tech­ni­sche Instand­hal­tung eines Cloud-DMS zu ermög­li­chen. In diesem Fall bietet sich ein Software-as-a-Service(SaaS) Modell an. So können sie ihr DMS einfach nutzen und dabei ihren eigenen Res­sour­cen­auf­wand für den Betrieb mini­mie­ren. Ein Merkmal von Starke-DMS® als SaaS ist, dass die hohe Fle­xi­bi­li­tät und Anpass­bar­keit der Software auch in dieser Variante erhalten bleibt. Daraus folgt natürlich im Gegenzug ein höherer Aufwand bei der Erstein­rich­tung, als man es viel­leicht von anderen SaaS gewohnt ist.

Starke-DMS® als SaaS mit Sulz Solutions GmbH

Starke-DMS liegt in einer von Sulz Solutions bereitgestellten Cloud. Diese kann über das Internet von allen Endgeräten erreicht werden.
Abbildung 3: Sche­ma­ti­sche Dar­stel­lung des Starke-DMS®- SaaS-Modells von Sulz Solutions GmbH

Die SULZ SOLUTIONS GmbH als Starke-DMS® Pro­fes­sio­nal Partner bietet Ihnen hier ver­schie­de­ne SaaS-Modelle an. Unsere speziell auf Geschäfts­pro­zess­ana­ly­se geschul­ten Con­sul­tants erar­bei­ten gemeinsam mit Ihnen das benötigte SaaS-Paket, um Doku­men­ten­ma­nage­ment in der Cloud gemäß Ihrer Anfor­de­run­gen umzu­set­zen. Für kleine Unter­neh­men und grund­le­gen­de Anwen­dungs­fäl­le gibt es das Starke-DMS® in einer fest pake­tier­ten „Mini­mal­lö­sung“, genannt Starke-Cloud 1.0.  Diese Lösung kommt üblichen SaaS-Angeboten (bestellen und loslegen) am nächsten. Für Sie wird ein festes Soft­ware­pa­ket mit aus­rei­chen­den Sys­temres­sour­cen bereit­ge­stellt. Im nächsten Schritt wird gemäß ihren konkreten Anfor­de­run­gen das DMS für Sie ein­ge­rich­tet. Dann sind Sie startklar.

Für mehr Funk­ti­ons­um­fang und Fle­xi­bi­li­tät bieten wir Ihnen aber auch gerne eine indi­vi­du­el­le Infra­struk­tur- und Modul­zu­sam­men­stel­lung als SaaS an. Darauf basierend buchen wir für Sie in einem regio­na­len Partner-Rechen­zen­trum einen oder mehrere Server. Diese sind vom Internet aus nicht zugäng­lich und werden über einen spe­zi­el­len Pro­xy­ser­ver ange­steu­ert, Ihre Dokumente sind also vor unbe­fug­tem Zugriff von Außen sicher.

Die Instal­la­ti­on und Ein­rich­tung Ihres DMS erfolgt durch uns in weiterhin enger Abstim­mung mit Ihnen. Ihre Mit­ar­bei­ter werden, je nach Ihren Bedürf­nis­sen mit den nativen Cli­en­t­an­wen­dun­gen, den Webviewer-Zugängen und mit einem (S)FTP-Zugang auf die Abla­ge­be­rei­che des DMS aus­ge­stat­tet. Um Wartung, Updates und Instand­hal­tung müssen Sie sich keine Gedanken machen, das wird alles durch uns erledigt und bei tech­ni­schen Fragen oder Schwie­rig­kei­ten stehen wir natürlich auch zur Verfügung.

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, oder Sie tie­fer­ge­hen­de Infor­ma­tio­nen zu Doku­men­ten­ma­nage­ment, Starke-DMS® oder Cloud-DMS-Modellen wünschen, rufen Sie uns gerne an oder schreiben Sie uns eine E‑Mail an info@sulzsolutions.de.

15 Juni 2022

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