Für Sicherheits- und Datenschutzbewusste klingt Dokumentenmanagement in der Cloud erstmal nicht unbedingt empfehlenswert. Sensitive Firmen- und Kundendokumente ‚aus der Hand‘ geben und einem gesichtslosen Anbieter anvertrauen, der sie in einem unbekannten Rechenzentrum verwahrt? Tatsächlich kann eine Cloudstrategie für Dokumentenmanagement aber aus mehreren Gründen eine valide Alternative zum Dokumentenmanagement On-Premise sein.
Zwei der wichtigsten Gründe für eine Cloud-Lösung sind im Allgemeinen die Reduktion der Anschaffungs- und Betriebskosten und ‑aufwände, sowie die Möglichkeit, sicher von überall auf die benötigten Inhalte zugreifen zu können. Moderne Rechenzentren sind auf diese Art von Dienst spezialisiert und ermöglichen es kleinen oder mittelgroßen Unternehmen, von Netzwerkkapazitäten und Ressourcen zu profitieren, die sie normalerweise selber nicht ökonomisch bereitstellen können. Auch was den Schutz vor Katastrophenfällen, Soft- und Hardwareversagen angeht, bieten moderne Rechenzentren ein hohes Maß an Sicherheitsmechanismen und Redundanzen. Derartige Ausfallsicherheit lässt sich kaum selbst gewährleisten, wenn man nicht gerade ein eigenes dediziertes Rechenzentrum betreibt.
Wenn Sie bereits in anderen Kontexten eine sogenannte Private Cloud – Strategie verfolgen, könnte ein Cloud-DMS sogar noch attraktiver sein. Vorausgesetzt, Ihre bisherige Cloud-Infrastruktur genügt den gängigen Sicherheitsstandards¹ wäre die Implementierung eines Cloud-DMS bei Ihnen ein vergleichsweise kleiner Schritt.
Mit Starke-DMS® können Sie verschiedene Cloud-Konzepte umsetzen. Die SULZ SOLUTIONS GmbH als Starke-DMS® Professional Partner kann Sie bei diesem Vorhaben beratend und in der Umsetzung unterstützen.
¹z.B. eine professionelle Firewall, nicht vom Internet zugreifbare Bereiche, sowie der Einsatz eines DMZ-Netzwerks
Dokumentenmanagement in der Cloud über IaaS oder PaaS
Was die Arten der Cloud-Bereitstellung betrifft, ist Starke-DMS® aufgrund seines Aufbaus sehr flexibel. So gut wie alle Funktionen eines Starke-DMS® können bei vorhandener Internetverbindung von überall aus mit den nativen Clientanwendungen angesteuert werden. Alternativ ist auch ein Zugriff über den Starke-DMS® Webviewer möglich, sodass es nicht einmal vorinstallierter Software bedarf; Es genügt ein üblicher Internetbrowser. Für den Zugriff auf Ihre Dokumente ist also der tatsächliche Standort Ihres Starke-DMS®-Servers relativ unerheblich, solange eine Verbindung zum Internet besteht.
Bereitstellung in der Public/Private Cloud
So ist es ohne weiteres möglich, Server über einen Cloud-Anbieter zu mieten und dort eine Starke-DMS® Installation zu hosten. Hier reichen in der Theorie bereits ein oder zwei Server aus. Damit aber nicht das gesamte DMS gegenüber dem Internet offen liegt, empfehlen wir auf jeden Fall die Trennung von internen und externen DMS-Komponenten. Beispielsweise könnten ein oder zwei ‚interne‘ Server für die DMS-Datenbank und die DMS-Serversoftware, sowie ein ‚externer‘ Web-/Proxy-Server verwendet werden. Die ‚internen‘ Server sollten hierbei vom Internet aus nur über unbedingt benötigte Ports erreichbar sein.
Falls Sie bereits über eine Private Cloud – Infrastruktur verfügen, gestaltet sich die Installation von Starke-DMS® ganz ähnlich. Auch hier empfehlen wir dringend die Trennung der eigentlichen DMS – Serversoftware von den Komponenten über die auf das DMS zugegriffen werden soll, also den Webserver, bzw. den Proxyserver.
Hybride Bereitstellung
Auch Mischformen aus lokaler und von Cloud-Anbietern gemieteter Hardware sind hier durchaus machbar. So könnten Sie das DMS auch On-Premise auf Ihren eigenen Servern installieren. Den den Proxy-/Webserver, über den der Zugriff erfolgt, könnten Sie dann in der Cloud hosten lassen.
Welche dieser Varianten am sinnvollsten ist, lässt sich nicht pauschal sagen und hängt stark von den jeweiligen Gegebenheiten, Anforderungen und natürlich auch vom Budget ab. Gerne erarbeiten wir mit Ihnen ein Konzept zur Einführung Ihres Starke Cloud-DMS.
Starke-DMS® Bereitstellung als SaaS
Viele kleine oder mittlere Unternehmen verfügen über keine eigene IT-Infrastruktur, oder nicht über die nötigen Ressourcen, um die technische Instandhaltung eines Cloud-DMS zu ermöglichen. In diesem Fall bietet sich ein Software-as-a-Service(SaaS) Modell an. So können sie ihr DMS einfach nutzen und dabei ihren eigenen Ressourcenaufwand für den Betrieb minimieren. Ein Merkmal von Starke-DMS® als SaaS ist, dass die hohe Flexibilität und Anpassbarkeit der Software auch in dieser Variante erhalten bleibt. Daraus folgt natürlich im Gegenzug ein höherer Aufwand bei der Ersteinrichtung, als man es vielleicht von anderen SaaS gewohnt ist.
Starke-DMS® als SaaS mit Sulz Solutions GmbH
Die SULZ SOLUTIONS GmbH als Starke-DMS® Professional Partner bietet Ihnen hier verschiedene SaaS-Modelle an. Unsere speziell auf Geschäftsprozessanalyse geschulten Consultants erarbeiten gemeinsam mit Ihnen das benötigte SaaS-Paket, um Dokumentenmanagement in der Cloud gemäß Ihrer Anforderungen umzusetzen. Für kleine Unternehmen und grundlegende Anwendungsfälle gibt es das Starke-DMS® in einer fest paketierten „Minimallösung“, genannt Starke-Cloud 1.0. Diese Lösung kommt üblichen SaaS-Angeboten (bestellen und loslegen) am nächsten. Für Sie wird ein festes Softwarepaket mit ausreichenden Systemressourcen bereitgestellt. Im nächsten Schritt wird gemäß ihren konkreten Anforderungen das DMS für Sie eingerichtet. Dann sind Sie startklar.
Für mehr Funktionsumfang und Flexibilität bieten wir Ihnen aber auch gerne eine individuelle Infrastruktur- und Modulzusammenstellung als SaaS an. Darauf basierend buchen wir für Sie in einem regionalen Partner-Rechenzentrum einen oder mehrere Server. Diese sind vom Internet aus nicht zugänglich und werden über einen speziellen Proxyserver angesteuert, Ihre Dokumente sind also vor unbefugtem Zugriff von Außen sicher.
Die Installation und Einrichtung Ihres DMS erfolgt durch uns in weiterhin enger Abstimmung mit Ihnen. Ihre Mitarbeiter werden, je nach Ihren Bedürfnissen mit den nativen Clientanwendungen, den Webviewer-Zugängen und mit einem (S)FTP-Zugang auf die Ablagebereiche des DMS ausgestattet. Um Wartung, Updates und Instandhaltung müssen Sie sich keine Gedanken machen, das wird alles durch uns erledigt und bei technischen Fragen oder Schwierigkeiten stehen wir natürlich auch zur Verfügung.
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, oder Sie tiefergehende Informationen zu Dokumentenmanagement, Starke-DMS® oder Cloud-DMS-Modellen wünschen, rufen Sie uns gerne an oder schreiben Sie uns eine E‑Mail an info@sulzsolutions.de.
